Το αποθεματικό Just-in-Time, ή η JIT, είναι μια διαδικασία που αποσκοπεί στη μείωση των επενδύσεων των επιχειρήσεων στην απογραφή, απελευθερώνοντας έτσι κεφάλαια για επενδύσεις σε άλλα μέρη της επιχείρησης, όπως η εργασία ή η υποδομή. Οι εταιρείες μεταφέρουν μειωμένες ποσότητες πρώτων υλών, στηριζόμενες σε ένα εξελιγμένο λογιστικό σύστημα που προβλέπει μελλοντικές ανάγκες απογραφής και τις παραγγέλνει λίγο πριν να χρειαστούν. Οι παραδόσεις είναι μικρότερες αλλά πιο συχνές, δημιουργώντας ένα περιστρεφόμενο μικρό απόθεμα φρέσκων προμηθειών. Ο στόχος αυτού του συστήματος είναι η παράδοση εξαρτημάτων στη μονάδα λίγο πριν να χρειαστούν, αντί να διατηρεί ένα μεγάλο απόθεμα εξαρτημάτων ή συστατικών στο χέρι. Με λιγότερα χρήματα που συνδέονται με υλικά σε εγκαταστάσεις αποθήκευσης, οι εταιρείες είναι ελεύθερες να βελτιώσουν ή να επεκταθούν ευκολότερα.
Υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των συστημάτων απογραφής έγκαιρης παράδοσης. Από την πλευρά του πλεονεκτήματος, το κεφάλαιο κίνησης δεν είναι δεμένο, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες να καταστεί το απόθεμα παρωχημένο και είναι ευκολότερο να αλλάξετε τις παραγγελίες παραγωγής, επειδή υπάρχει τόσο μικρό προϊόν για να περάσει. Ωστόσο, δεν είναι όλα θετικά. Ακόμη και με σημαντικές εξοικονομήσεις στο πλάι, μπορεί να υπάρξουν αρκετά μειονεκτήματα της JIT για να κάνει οποιοσδήποτε ιδιοκτήτης επιχείρησης να εξετάσει σοβαρά τη διαδικασία.
Μειονεκτήματα για αποθέματα Just-in-Time
Σε συστήματα απογραφής έγκαιρης παράδοσης, οι εταιρείες παραγγέλλουν το ελάχιστο ποσό αποθεμάτων για να περάσουν μέχρι την επόμενη ημερομηνία παράδοσης. Ένα εστιατόριο που χρησιμοποιεί αυτό το σύστημα σε πρόγραμμα διάρκειας δύο εβδομάδων θα μπορούσε να παραγγείλει μόνο αρκετό φαγητό για να διαρκέσει μια μέρα δουλειά αξίας τεσσάρων ημερών. Τα περισσότερα από αυτά τα συστήματα βασίζονται σε στοιχεία σύγκρισης από το προηγούμενο έτος και υποθέτουν ότι η επιχείρηση θα παραμείνει σχετικά στατική από έτος σε έτος. Εάν ο κύριος ανταγωνιστής του εστιατορίου βγαίνει απότομα ξαφνικά, μπορεί να δει μια ξαφνική άνοδο των εσόδων που δεν είχε προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να μην υπάρχει αρκετό φαγητό στα ράφια για να διαρκέσει την εβδομάδα. Η εύρεση εναλλακτικών πηγών για την προμήθεια τροφίμων επείγουσας ανάγκης μπορεί να είναι αδύνατη ή, στην καλύτερη περίπτωση, πολύ δαπανηρή.
Από την άλλη πλευρά, μια ξαφνική και απροσδόκητη πτώση των επιχειρήσεων μπορεί να σημαίνει υπερβολικά συστατικά στα ράφια, ενδεχομένως να χαλάσουν πριν χρησιμοποιηθούν. Με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, μπορεί να είναι δύο ή τρεις κύκλοι αποθεμάτων πριν ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορέσει να προσαρμόσει την ποσότητα του προϊόντος που εισέρχεται. Αυτό δημιουργεί επίσης ένα πρόβλημα για το επόμενο έτος, δεδομένου ότι το σύστημα θα αναμένει μια πτώση των επιχειρήσεων και πάλι και πιθανώς να μην παραγγείλετε αρκετά συστατικά για την εβδομάδα.
Δυσκολία με Surprise Extra Business
Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα της απλής επιχειρηματικής δραστηριότητας είναι η έλλειψη ευελιξίας όταν πρόκειται για καλή τύχη. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, ένας πελάτης που έρχεται και θέλει να παραγγείλει τεράστια ποσότητα προϊόντων είναι καλό πράγμα. Για μια εταιρεία T-shirt με νέο σχολικό λογαριασμό, μπορεί να σημαίνει ότι ο νέος πελάτης περιμένει περισσότερο από ό, τι θέλει απλά για να πάρει μια πλήρη παραγγελία. Οι μικρές επιχειρήσεις δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά να μειώσουν τις απώλειες, αλλά μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο να βρουν αρκετές πρώτες ύλες σε σύντομο χρονικό διάστημα για να φροντίσουν αυτούς τους κερδοφόρους νέους πελάτες.
Αυτό μπορεί να επιλυθεί με έναν από τους δύο τρόπους. Στην πρώτη περίπτωση, οι νέοι πελάτες μπορούν να πάρουν την επιθυμητή σειρά τους, αλλά θα πρέπει να περιμένουν πολύ περισσότερο για να το πάρουν λόγω έλλειψης απογραφής. Ανάλογα με τον συγκεκριμένο τύπο πουκάμισου που θέλουν, μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες για να βρεθεί μια αρκετά μεγάλη προσφορά για να ικανοποιηθούν οι νέοι πελάτες. Από την άλλη πλευρά, εάν ο ιδιοκτήτης καταστήματος T-shirt καταφέρνει να βρει μια έτοιμη προμήθεια βασικών πουκάμισων που θα ικανοποιήσουν τον πελάτη, είναι πιθανό ότι θα κοστίζουν περισσότερα χρήματα από ό, τι θα χρεώσει ο κανονικός προμηθευτής του καταστήματος. Ο απροσδόκητος πελάτης μπορεί πραγματικά να καταλήξει να κοστίζει τα χρήματα της εταιρείας μειώνοντας το περιθώριο κέρδους δίπλα σε τίποτα.
Απαιτείται περισσότερος προγραμματισμός και κατάρτιση
Πολλές μικρές επιχειρήσεις κάνουν απογραφή και υλικά παραγγέλλοντας με το χέρι χρησιμοποιώντας χαρτί και μολύβι, τουλάχιστον στην αρχή. Ακόμα και εκείνα που είναι αρκετά μεγάλα ώστε να χρειάζονται ή να θέλουν ένα πρόγραμμα απογραφής του υπολογιστή να το κάνουν με απλές εφαρμογές. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αρκεί να κάνετε απογραφή μερικές φορές το μήνα, μόνο για να παρακολουθείτε τι θα χρειαστείτε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο απολογισμός είναι μια απλή διαδικασία και μπορεί εύκολα να διδαχθεί σε οποιονδήποτε εργαζόμενο σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Με ένα σύστημα απογραφής JIT, ολόκληρη η διαδικασία απογραφής είναι πιο περίπλοκη. Οι εργαζόμενοι πρέπει να εκπαιδεύονται για να λαμβάνουν πολύ λεπτομερή κατάλογο σε πολύ συχνή βάση. Η ακρίβεια είναι σημαντική, διότι το σύνολο του συστήματος παραγγελίας για την εταιρεία βασίζεται σε αυτούς τους αριθμούς. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μάθουν να χρησιμοποιούν περίτεχνα συστήματα πληροφορικής, τα οποία μπορούν να αποτελέσουν πρόκληση για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τους υπολογιστές που είναι εγκατεστημένοι στο γραφείο. Προκειμένου να εκπαιδεύσετε και να διατηρήσετε τους εργαζόμενους που μπορούν να χειριστούν αυτά τα καθήκοντα απογραφής, ίσως χρειαστεί να αυξήσετε το κόστος εργασίας. Επιπλέον, θα χρειαστεί να βρείτε προμηθευτές που είναι πρόθυμοι να συνεργαστούν μαζί σας παρέχοντας προμήθειες πολλές φορές κάθε εβδομάδα χωρίς να προσθέσετε υπερβολικές χρεώσεις αποστολής σε κάθε παραγγελία. Είναι επίσης έξυπνη πρακτική να δημιουργείτε σχέσεις με μικρότερους προμηθευτές για προμήθειες έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση διακοπής της διαδικασίας απογραφής / παράδοσης.
Μια στενή αλυσίδα εφοδιασμού σημαίνει λιγότερο έλεγχο
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι περήφανοι για την ικανότητά τους να στρέφουν και να αλλάζουν τα πράγματα γρήγορα όταν οι οικονομικές δυνάμεις γύρω τους ζητούν. Με τα αποθεματικά συστήματα μόλις-σε-χρόνο, είναι πολύ πιο δύσκολο να γίνει αυτό. Ένα αρτοποιείο γειτονιάς θα γνωρίζει γενικά πότε θα γίνουν οι τοπικοί εορτασμοί και θα διατάξει ανάλογα. Αλλά εάν ο φούρνος διαπιστώσει ότι ένας νέος προγραμματιστής γάμου αναζητά μια επείγουσα προμήθεια φανταχτερά cupcakes, έχει ελάχιστες πιθανότητες να επιταχύνει και να προσεγγίσει τη δουλειά.
Ακόμα κι αν κατορθώσει να πάρει την τάξη cupcake, εάν ο προμηθευτής αρτοποιίας από ασημένια κέικ διακοσμήσεις είναι εκτός αποθέματος, έχει λιγότερες επιλογές για να προσφέρει στον πιθανό νέο πελάτη. Οποιαδήποτε διαταραχή στην αλυσίδα εφοδιασμού οπουδήποτε στο σύστημα θα επηρεάσει τελικά την κατώτατη γραμμή της μικρής επιχείρησης χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα. Με λιγότερες επιλογές για να προσφέρουν στους πελάτες και λιγότερες ευκαιρίες για την αλλαγή των επιχειρηματικών σχεδίων σε σύντομο χρονικό διάστημα, ο απολογισμός just-in-time μπορεί να περιορίσει τις ευκαιρίες που διαφορετικά θα μπορούσαν να αναπτυχθούν σε μια μικρή επιχείρηση.
Προβλήματα με φυσικές καταστροφές
Οι ανεμοστρόβιλοι, οι τυφώνες, οι πλημμύρες και άλλες φυσικές καταστροφές μπορούν να έχουν τεράστιο αντίκτυπο σε κάθε επιχείρηση, όπως και στις πολιτικές αναταραχές ή στις αστυνομικές ενέργειες. Η διαφορά με τα συστήματα απογραφής στο χρόνο είναι ότι το αποτέλεσμα μπορεί να αισθανθεί πολύ πιο σκληρά. Ο κίνδυνος δεν είναι μόνο αυτό που συμβαίνει όταν προκύπτουν καταστάσεις έκτακτης ανάγκης κοντά στην επιχείρηση, αλλά και όταν συμβαίνουν σε άλλους τομείς όπου συμβαίνει ο προμηθευτής μιας επιχείρησης.
Ένα τοπικό καφενείο που χρησιμοποιεί την παραγγελία JIT θα διατηρεί γενικά αρκετά φασόλια στο χέρι για μέσες πωλήσεις αξίας τριών ή τεσσάρων ημερών. Μπορούν να αποθεματοποιήσουν ένα επιπλέον ποσό ημερησίων προμηθειών αλλά όχι περισσότερο από αυτό. Εάν το ψησταριό τους, που βρίσκεται στην επόμενη κατάσταση, χτυπηθεί με ανεμοστρόβιλο ή πυρκαγιά, ο ιδιοκτήτης του καφενείου θα έχει λίγο χρόνο να ανακατωθεί και να βρει έναν νέο εμπορικό προμηθευτή φασολιών. Εάν οι πελάτες του είναι συνηθισμένοι σε ένα συγκεκριμένο μείγμα ιδιόκτητων μιγμάτων, μπορεί να μην είναι σε θέση να κρατήσει τις πόρτες του ανοιχτές για περισσότερο από λίγες μέρες πριν τελειώσει η απογραφή.
Η ανάγκη για υψηλότερες επενδύσεις πληροφορικής
Τα συστήματα απόθεμα "just-in-time" είναι τόσο περίπλοκα που είναι σχεδόν αδύνατο να χρησιμοποιηθούν χωρίς υπολογιστή και αποκλειστικά προγράμματα. Οι εταιρείες θα χρειαστούν παρακολούθηση αποθεμάτων, δημιουργία παραγγελιών, προβλέψεις πωλήσεων και πλήθος άλλων προγραμμάτων για να καταστήσουν αυτό το σύστημα σωστό. Αυτό σημαίνει μεγάλη επένδυση τόσο στο υλικό όσο και στο λογισμικό, καθώς και στο χρόνο εκπαίδευσης για τη διοίκηση και τους υπαλλήλους. Θα υπάρξει επιπλέον κόστος εργασίας, πρόσθετα εποπτικά καθήκοντα και περισσότερος χρόνος για την εισαγωγή δεδομένων.
Μόλις εγκατασταθούν όλα αυτά τα συστήματα και οι άνθρωποι εκπαιδεύονται, ολόκληρη η εταιρεία βασίζεται πλέον στο ηλεκτρονικό σύστημα να λειτουργεί άψογα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το κάνουν, αλλά προκύπτουν προβλήματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχουν τμήματα πληροφορικής. Κάθε επιχείρηση με σύστημα JIT πρέπει να έχει μια σχέση με έναν επαγγελματία πληροφορικής που είναι εξοικειωμένος με το υλικό που έχει εγκαταστήσει, καθώς και με την εξοικείωση με τους επαγγελματίες που εργάζονται στην εταιρεία JIT. Καμία εταιρεία δεν μπορεί να αντέξει οικονομικά να έχει το αποθεματικό σύστημα εκτός σύνδεσης για μέρες, είτε πρόκειται για σφάλμα στο λογισμικό είτε για σφάλμα στον υπολογιστή. Η επισκευή έκτακτης ανάγκης μπορεί να είναι δαπανηρή και ίσως να μην είναι διαθέσιμη κατά τις νύχτες ή τις αργίες. Οι έξυπνοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δημιουργούν ένα εφεδρικό σχέδιο για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, αλλά είναι προσωρινά stopgaps στην καλύτερη περίπτωση.
Απαραίτητη εμπιστοσύνη σε έναν προμηθευτή
Η δημιουργία ενός συστήματος JIT απαιτεί τη δημιουργία σχέσεων με σημαντικούς προμηθευτές, οι οποίοι θα παρέχουν τις εβδομαδιαίες πρώτες ύλες στις ανάγκες των επιχειρήσεων. Ενώ αυτοί οι επιχειρηματικοί δεσμοί μπορεί να είναι ένα όφελος για οποιαδήποτε εταιρεία, υπάρχουν μειονεκτήματα σε αυτή τη ρύθμιση επίσης.
Ένας ιδιοκτήτης εστιατορίου πίτσας που βασίζεται σε μια εταιρεία εφοδιασμού εστιατορίων έχει το πλεονέκτημα να γνωρίζει πόσα θα πληρώσει για την πεπερόνι και το αλεύρι κάθε εβδομάδα, διευκολύνοντας τον έλεγχο του κόστους των τροφίμων. Από την άλλη πλευρά, είναι περιορισμένη στην ικανότητά της να κοιτάζει γύρω από τους ανταγωνιστές του προμηθευτή της για να δει τι τιμές προσφέρουν για τα ίδια προϊόντα. Εάν ένας προμηθευτής σε όλη την πόλη προσφέρει πεπερόνι για μισή τιμή αυτή την εβδομάδα, δεν μπορεί απλά να πραγματοποιήσει μια ενιαία παραγγελία πριν επιστρέψει στον σταθερό προμηθευτή της. Μπορεί να αλλάξει προμηθευτές, αλλά δεν υπάρχει τρόπος απλά να κάνετε αγορές για να βρείτε τις καλύτερες τιμές κάθε εβδομάδα.
Το ίδιο πρόβλημα συμβαίνει εάν ο προμηθευτής αποφασίσει να αυξήσει τις τιμές. Ο ιδιοκτήτης του καταστήματος πίτσας κολλήσει να πληρώνει τις υψηλότερες τιμές μέχρι να βρει έναν παρόμοιο προμηθευτή που προσφέρει καλύτερες τιμές και ποιος είναι πρόθυμος να συνεργαστεί μαζί του στο πρόγραμμα παραγγελιών του. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο κατάλογος JIT μειώνει σοβαρά την ικανότητα του ιδιοκτήτη επιχείρησης να βρει το κατάλληλο κόστος για πρώτες ύλες σε εύθετο χρόνο.
Προβλήματα με την ικανοποίηση των πελατών
Όταν λειτουργούν συστήματα απογραφής just-in-time, λειτουργούν καλά. Ωστόσο, όταν τα συστήματα αυτά καταρρέουν, οι επιχειρήσεις μπορούν να υποφέρουν σε πολλαπλά μέτωπα. Η έλλειψη αποθέματος σημαίνει απώλεια επιχείρησης, αλλά αυτό είναι μόνο το άμεσο αποτέλεσμα. Οι δυσαρεστημένοι πελάτες που δεν μπορούν να πάρουν αυτό που θέλουν ή που πρέπει να περιμένουν περισσότερο από το συνηθισμένο για να εκπληρώσουν τις παραγγελίες τους είναι ένα πραγματικό πρόβλημα στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον.
Το Διαδίκτυο έχει τεράστια επίδραση σχεδόν σε κάθε μικρή επιχείρηση και οι δυσαρεστημένοι πελάτες κατέχουν μεγαλύτερη δύναμη για να βλάψουν τις επιχειρήσεις από ποτέ. Οι ιστοσελίδες αναθεώρησης όπως το Yelp και το Facebook, το Twitter και άλλες τοποθεσίες κοινωνικών μέσων ενημέρωσης δίνουν στους πελάτες μια φωνή που δεν είχαν ποτέ πριν. Μια κακή αναθεώρηση, εάν είναι γραμμένη με διασκεδαστικό ή συγκλονιστικό ύφος, μπορεί να είναι αρκετή για να βλάψει σοβαρά κάθε μικρή επιχείρηση σήμερα. Οι κριτικές για τις ιογενείς επιχειρήσεις είναι τα πράγματα του διαδικτυακού θρύλου, και μερικά έχουν επαναληφθεί εδώ και χρόνια. Σε μια εποχή όπου κάθε πελάτης έχει τη δύναμη να κλείσει μια επιχείρηση προς τα κάτω εάν είναι αρκετά παρακινημένος, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πηγαίνουν πάνω και πέρα για να τους κρατήσουν ευτυχισμένους. Η διατήρηση επαρκούς αποθέματος για την ικανοποίηση των πελατών μπορεί να αποτελέσει ένα μεγάλο μέρος αυτής της στρατηγικής.
