Ο δύσκολος στόχος - δημιουργώντας ένα σχέδιο σκοπιμότητας - είναι πίσω από εσάς. Τώρα πρέπει να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή επειδή οι βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές υπαγορεύουν ότι είναι κάτι περισσότερο από ένα απρόσωπο να απλώς πιέζετε το σχέδιο σε ένα φάκελο και να το απομακρύνετε. Θεωρήστε τη συνοδευτική επιστολή ως την τελική πινελιά - το τόξο στο πακέτο δώρων, αν θέλετε - που δείχνει στον παραλήπτη ότι σας ενδιαφέρει τις εμφανίσεις και επίσης για να κάνετε αλλαγές στο σχέδιο σκοπιμότητας.
Επιλέξτε μια γραμματοσειρά που μοιάζει με επιχείρηση για την επιστολή σας. Για να δημιουργήσετε συμμετρία, επιλέξτε αυτήν που χρησιμοποιήσατε για το σχέδιο σκοπιμότητας. Διαφορετικά, οι Times New Roman, Arial ή Tahoma στο σημείο 11 είναι καλές επιλογές. Ρυθμίστε περιθώρια 1 ίντσας στην κορυφή, στο κάτω μέρος και στις πλευρές και ρυθμίστε το γράμμα σε στυλ μπλοκ, χωρίς εσοχές.
Πληκτρολογήστε την επικεφαλίδα διεύθυνση επιστροφής, η οποία περιλαμβάνει τη διεύθυνσή σας (όχι το όνομά σας) που ακολουθείται από την ημερομηνία. Διπλός ΧΩΡΟΣ.
Πληκτρολογήστε την εσωτερική διεύθυνση ή το όνομα και τη διεύθυνση στην οποία αποστέλλετε το σχέδιο σκοπιμότητας. Διπλός ΧΩΡΟΣ.
Πληκτρολογήστε το χαιρετισμό. Διπλός ΧΩΡΟΣ.
Γράψτε την πρώτη παράγραφο, συνοψίζοντας τον σκοπό της επιστολής και αναφερόμενος σε οποιεσδήποτε σχετικές λεπτομέρειες σχετικά με το σχέδιο σκοπιμότητας: "Συνημμένο βρείτε ένα σχέδιο σκοπιμότητας που περιγράφει (αναφέρετε το πεδίο εφαρμογής του σχεδίου και του σκοπού του) που έχω την ευχαρίστηση να σας παράσχω (όνομα της εταιρείας σας). "Διπλός χώρος.
Επισημάνετε ότι ο παραλήπτης θα πρέπει να διαβάσει προσεκτικά το σχέδιο και να προβεί σε τυχόν αλλαγές - και σύντομα - προτού να αρχίσουν οι συμβεβλημένες επαγγελματικές υπηρεσίες. Να είστε βέβαιος να καθορίσετε μια εύλογη προθεσμία, δίνοντας στον παραλήπτη αρκετό χρόνο για μια προσεκτική αναθεώρηση αλλά όχι τόσο χρόνο που το σχέδιο θα μπορούσε να πέσει από την οθόνη ραντάρ των επιχειρήσεων: "Σας ζητώ με σεβασμό να εξετάσετε το συνημμένο σχέδιο για να διασφαλίσετε ότι αντικατοπτρίζει με ακρίβεια όλα σχετικά σημεία. Εάν όχι, και θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, επικοινωνήστε μαζί μου στο (τον αριθμό τηλεφώνου σας) όσο το δυνατόν συντομότερα για να τις συζητήσετε. Αν όχι, υπογράψτε το σχέδιο, όπως υποδεικνύεται στην τελευταία σελίδα. Θα σας καλέσω μέσα σε μια εβδομάδα για να φτιάξετε έναν ευχάριστο χρόνο για μένα να πάρω το σχέδιο από το γραφείο σας. "Διπλός χώρος.
Γράψτε μια παράγραφο κλεισίματος που δείχνει προς τα εμπρός σε οποιαδήποτε επιχειρηματική σχέση που προβάλλει η μελέτη σκοπιμότητας. "Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την άμεση προσοχή σας στο θέμα αυτό. Τώρα που το σχέδιο σκοπιμότητας είναι πλήρες, ανυπομονώ να συνεργαστώ μαζί σας με παραγωγικό και αμοιβαία επωφελές τρόπο για πολλά χρόνια. "Διπλός χώρος.
Πληκτρολογήστε ένα τυπικό κλείσιμο, όπως: "Ειλικρινά δικά σας" ή "Ειλικρινά". Χώρος τέσσερις φορές.
Πληκτρολογήστε το όνομά σας. Χώρος μια φορά. Πληκτρολογήστε "Περίβλημα" (που αναφέρεται στο σχέδιο σκοπιμότητας). Υπογράψτε το όνομά σας στο διάστημα μεταξύ του κλεισίματος και του πληκτρολογίου σας.
Συμβουλές
-
Διαβάστε την επιστολή σας δυνατά. Στη συνέχεια, ζητήστε από έναν αξιόπιστο συνάδελφο - κατά προτίμηση κάποιον που εμπλέκεται στο σχέδιο σκοπιμότητας - να το διαβάσει επίσης. Επαλείψτε και επεξεργαστείτε το γράμμα πριν το στείλετε.
Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα αρχεία σας.
