Οι επιστολές προθέσεων είναι επίσημα έγγραφα που είναι εν μέρει μεταξύ μιας πρότασης και μιας νομικής σύμβασης. Περιγράφουν τις βασικές λεπτομέρειες μιας επιχειρηματικής συμφωνίας ή μιας ερευνητικής πρότασης με σκοπό να καταστήσουν σαφή τα εμπλεκόμενα μέρη σχετικά με τα βασικά σημεία που εμπλέκονται. Λόγω της φύσης τους, αυτά τα γράμματα έχουν ιδιαίτερη δομή. έτσι είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να διαμορφώσετε μια επιστολή προθέσεων.
Ανοίξτε ένα νέο αρχείο στο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στις πρώτες τρεις έως τέσσερις γραμμές του εγγράφου. Αφήστε μια κενή γραμμή και εισάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη του γράμματος. Αφήστε μια άλλη κενή γραμμή και εισάγετε την ημερομηνία. Προσθέστε δύο άλλες κενές γραμμές. Ξεκινήστε το σωστό γράμμα απευθυνόμενος στον παραλήπτη με το όνομα. όπως "Αγαπητέ κύριε Jones".
Ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο εξηγώντας γιατί γράφετε. Αν πρόκειται για επιχειρηματική επιστολή, αναφέρετε προηγούμενες συναλλαγές με την εταιρεία που σας οδήγησαν στις προκαταρκτικές συμφωνίες που κάνατε μέχρι τώρα. Αν πρόκειται για επιστολή προθέσεων κολλεγίων ή πανεπιστημίων, εξηγήστε εν συντομία το ιστορικό και τα διαπιστευτήρια σας. όπως τα συναφή προσόντα και εμπειρία.
Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο. Αναφέρετε λεπτομερώς την πρότασή σας, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών λεπτομερειών για όλες τις συμφωνημένες πτυχές του έργου. Αυτό μπορεί να διαρκέσει δύο ή περισσότερες παραγράφους, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου. Για τις επιχειρήσεις, να είστε βέβαιος να διατυπώσετε σε απλή γλώσσα κάθε πτυχή του έργου? από την τιμολόγηση μέχρι την προβλεπόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης ή παράδοσης. Για ερευνητικές προτάσεις, να εξηγήσετε ποιος είναι ο σκοπός της έρευνας και πώς θα επιτευχθεί.
Προσθέστε μια τελευταία παράγραφο. Σε μια επιχειρησιακή επιστολή προθέσεων, η παράγραφος αυτή καθορίζει τους ειδικούς όρους που χρησιμοποιούνται στο περίγραμμα του σχεδίου και περιγράφει κάθε επιπλέον σχετική πληροφορία, όπως μια συμφωνημένη προθεσμία για την επιλογή των τελικών όρων. Για τις επιστολές έρευνας, προσθέστε επιπλέον πληροφορίες σχετικά με την πρόταση, όπως το όνομα οποιουδήποτε εκπαιδευτή ή μέντορα που έχετε ήδη παραγγείλει.
Γράψτε μια τελική γραμμή κλεισίματος ζητώντας απάντηση στην επιστολή προθέσεων σας. Προσθέστε μια γραμμή εκτός σύνδεσης, όπως "Με ειλικρίνεια". Αφήστε τρεις έως τέσσερις κενές γραμμές στις οποίες μπορείτε να υπογράψετε το όνομά σας όταν εκτυπώνεται το γράμμα. Πληκτρολογήστε το όνομά σας, τα προσόντα σας (εάν είναι απαραίτητο). Αν γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή προθέσεων, προσθέστε τη θέση σας στην εταιρεία κάτω από το όνομά σας. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα αρχεία σας.
Συμβουλές
-
Επειδή οι παραλήπτες αυτών των επιστολών προθέσεων είναι πιθανό να λάβουν πολλές τέτοιες επιστολές καθώς και να έχουν άλλες επιχειρήσεις να ασχοληθούν με, είναι σημαντικό να μείνετε σύντομη. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε μόνο εκείνες τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με το έργο και ακόμη και τότε να περιλαμβάνουν μόνο εκείνα τα στοιχεία που έχουν ήδη συμφωνηθεί. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν να περιμένουν τις συζητήσεις παρακολούθησης.
Προειδοποίηση
Οι επιστολές πρόθεσης υπάρχουν μέσα στο θολό νομικό πεδίο μεταξύ των προσφορών και των πραγματικών συμβάσεων. Επειδή είναι μια δήλωση σχετικά με το πού έχουν φθάσει οι διαπραγματεύσεις και όχι ένα έγγραφο που περιγράφει μια δεσμευτική συμφωνία, εάν όλοι οι όροι στη σύμβαση είναι τελικά δεσμευτικοί για κάθε ένα από τα μέρη θα είναι θέμα των δικαστηρίων αν η συμφωνία αργότερα πηγαίνει ξινό. Να συμβουλεύεστε πάντα έναν δικηγόρο πριν ενεργήσετε με βάση τους όρους μιας επιστολής προθέσεων.
