Η σωστή ενημέρωση των προϊσταμένων, των συνομηλίκων και των υφισταμένων σας είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία του γραφείου σας. Ενώ ανταλλάσσονται πολλές καθημερινές πληροφορίες αυτοπροσώπως, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω τηλεφώνου, είναι μερικές φορές απαραίτητο να συντάξουμε ένα σημείωμα γραφείου το οποίο αναμνημονεύει τις συζητήσεις και τις ενέργειες που έχουν ήδη λάβει χώρα (συμπεριλαμβανομένων των αξιολογήσεων των εργαζομένων) και / ή δίνει ο καθένας "επικεφαλής επάνω" σχετικά με τις επικείμενες αλλαγές. Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε για να συλλέξετε τις σκέψεις σας και να γράψετε ένα αποτελεσματικό σημείωμα.
Προσδιορίστε το σκοπό του σημειώματος που θέλετε να γράψετε. Προσπαθήστε να το συνοψίσετε σε μια σύντομη πρόταση. Παραδείγματα: Προσανατολισμός για νέους υπαλλήλους. Νέες διαδικασίες για την διεκπεραίωση αξιώσεων ταξιδιού. Holiday Potluck. Αυτή η πρόταση θα αποτελέσει τη γραμμή "Θέμα" στην κορυφή της σημείωσης σας ακριβώς κάτω από τους αποδέκτες.
Προσδιορίστε τα άτομα στα οποία πρόκειται να μεταφερθεί το σημείωμα. Εάν είναι μόνο για μερικούς ανθρώπους, το σημείωμα θα τα ταυτίσει με το όνομα, τον τίτλο και το τμήμα. Εάν, ωστόσο, πρόκειται για μια μεγάλη ομάδα, θα ταυτιστούν με έναν συλλογικό τίτλο. Παραδείγματα: Όλοι οι εργαζόμενοι. Τμήμα 4 Διευθυντές. Υπάλληλος Υποστηρικτικής Υποστήριξης. Αυτές οι πληροφορίες θα τοποθετηθούν στη γραμμή "Προς" της σημείωσης.
Προσδιορίστε τον εαυτό σας και τον τίτλο σας στη γραμμή "Από". Ακόμα κι αν ο καθένας σας γνωρίζει ως "Bob", θα πρέπει να ταυτιστείτε με το όνομα και το επώνυμό σας.
Ακολουθήστε τον "Κανόνα 3" για την κατασκευή του περιεχομένου της σημείωσής σας. Συγκεκριμένα, πείτε στους αναγνώστες σας τι τους λέτε, πείτε τους τι είναι και ολοκληρώστε επαναλαμβάνοντας αυτά που τους είπατε. Για παράδειγμα, ίσως το σημείωμά σας υπενθυμίζει στους υπαλλήλους σας ότι οι περισπασμοί της περιόδου των διακοπών την καθιστούν δημοφιλή για τους κλέφτες να κλέψουν αντικείμενα όπως τα πορτοφόλια και τα προσωπικά αντικείμενα που απομένουν με απλό βλέμμα. Η πρώτη παράγραφο θα τους συμβουλεύσει για την ανάγκη να είναι προσεκτικοί. Η δεύτερη παράγραφος θα παράσχει συμβουλές σχετικά με το κλείδωμα των γραφείων και των θυρών και την καλύτερη επίγνωση των επισκεπτών. Η τρίτη παράγραφος θα συνιστούσε ενέργειες που πρέπει να ληφθούν εάν παρατηρούν ύποπτη συμπεριφορά ή είναι θύματα κλοπής γραφείου.
Χρησιμοποιήστε σημεία βλήματος για σημειώματα που παρέχουν διαδικαστικό περιεχόμενο ή οποιονδήποτε τύπο πίνακα ελέγχου. Αυτά είναι πολύ πιο εύκολο να ακολουθήσουν και να καταλάβουν από την ενσωμάτωσή τους σε μια αφηγηματική παράγραφο.
Παρατηρήστε τον κανόνα των περιθωρίων 1 ιντσών στην αριστερή και τη δεξιά πλευρά και στο κάτω μέρος της σελίδας. Το πάνω μέρος της σελίδας σας είναι πιθανώς κάποια μορφή επιστολόχαρτου ή πρότυπο που θα μειώσει το ανώτατο περιθώριο σας κάτω από αρκετές ίντσες. Αν δεν έχετε επιστολόχαρτο, μπορείτε να δημιουργήσετε ο ίδιος ένα ωραίο έγγραφο με το να κεντράρετε τη λέξη "MEMO" με έντονους 2 ή 3 ίντσες κάτω από το επάνω μέρος της σελίδας. Τα "προς:", "από:" και "θέμα:" θα πληκτρολογούνται στο αριστερό περιθώριο. Το σώμα του σημειώματος είναι μονόχωρο.
Χρησιμοποιήστε μια στήλη 12 pt. γραμματοσειρά που θα είναι εύκολη για τους παραλήπτες σας να διαβάζουν. Τα Times New Roman και Courier είναι στάνταρ. Bookman και Palatino είναι επίσης αποδεκτές.
Επαλείψτε προσεκτικά το περιεχόμενό σας πριν την εκτυπώσετε.
Φωτοτυπήστε τόσα πολλά αντίγραφα που χρειάζεστε και τα διανείμετε στους παραλήπτες.
Συμβουλές
-
Όποτε είναι δυνατόν, κρατήστε τη σημείωσή σας σε μία σελίδα. Με όσα έχει να κάνει ο καθένας σε ένα γραφείο, κάθε σημείωμα που πηγαίνει σε πολλές σελίδες είναι πιθανό να αφαιρεθεί για μεταγενέστερη ανάγνωση και τελικά θα φτάσει στο κάτω μέρος της στοίβας. Εάν το περιεχόμενο είναι επείγοντος χαρακτήρα ή πρόκειται για επερχόμενη συνάντηση, πρέπει να τοποθετήσετε τα ημερολόγιά τους, βεβαιωθείτε ότι αυτό ξεχωρίζει στη γραμμή θέματος ώστε οι αναγνώστες σας να μην το χάσουν.
Προειδοποίηση
Εάν το περιεχόμενο του σημειώματος σας είναι αρνητικό ή ίσως γραμμένο με το πνεύμα μιας αναστατωτικής στιγμής, αφήστε το για λίγες ώρες ή μέχρι την επόμενη μέρα και διαβάστε το ξανά.
