Οι περισσότερες μεσαίες έως μεγάλες επιχειρήσεις οργανώνονται σε διαφορετικά τμήματα. Αυτό καθιστά εύκολο για τις επιχειρήσεις να διατηρούν διάφορες λειτουργίες χωριστές και να διαχειρίζονται από ειδικευμένους επαγγελματίες σε κάθε συγκεκριμένη περιοχή. Για παράδειγμα, οι περισσότερες εταιρείες που πωλούν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία έχουν ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών που χειρίζεται τα ζητήματα και τις ανησυχίες των πελατών. Προκειμένου μια επιχείρηση να είναι επιτυχής, πρέπει να εφαρμόσει και να διατηρήσει αποτελεσματική διυπηρεσιακή επικοινωνία.
Ορισμός
Η διυπηρεσιακή επικοινωνία είναι η διαδικασία μέσω της οποίας τα διάφορα τμήματα στέλνουν και λαμβάνουν μηνύματα μεταξύ τους.Προκειμένου η επικοινωνία να είναι αποτελεσματική, ένα τμήμα πρέπει να στείλει ένα σαφές και ολοκληρωμένο μήνυμα σε άλλο τμήμα και το μήνυμα πρέπει να είναι σαφές και πλήρως κατανοητό. Εάν δεν συμβαίνει, θα υπάρξουν προβλήματα. Η ανεπαρκής επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση, έλλειψη ηθικής και απογοήτευση μεταξύ των εργαζομένων και των τμημάτων.
Σημασια
Η αποτελεσματική διυπηρεσιακή επικοινωνία εξασφαλίζει ότι όλα τα τμήματα βρίσκονται στην ίδια σελίδα με τις καταστάσεις εργασίας αλλάζουν. Ένα τμήμα μπορεί να κάνει μια αλλαγή που επηρεάζει ένα άλλο τμήμα. Αν το πρώτο τμήμα δεν μεταφέρει αυτές τις αλλαγές στο άλλο τμήμα, μπορεί να υπάρξει σύγχυση, απογοήτευση και θυμός. Χωρίς αποτελεσματική διυπηρεσιακή επικοινωνία, μια επιχείρηση μπορεί να καταλήξει σε χάος, με έλλειψη κινήτρων μεταξύ των εργαζομένων και έλλειψη εμπιστοσύνης και σεβασμού μεταξύ των τμημάτων.
Τύποι
Η προφορική επικοινωνία πραγματοποιείται συχνά μεταξύ των ηγετών των τμημάτων μέσω του τηλεφώνου, της τηλεδιάσκεψης και των συσκέψεων one-on-one. Οι γραπτές επικοινωνίες εμφανίζονται συνήθως διαδοχικά με τη μορφή ηλεκτρονικών μηνυμάτων και σημείων. Η εταιρική επικοινωνία, στην οποία η γενική ηγεσία της εταιρείας στέλνει ένα μήνυμα - είτε μέσω ενημερωτικού δελτίου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλης μεθόδου - είναι ένας άλλος τύπος διυπηρεσιακής επικοινωνίας.
Σκέψεις
Η αξιολόγηση των αναγκών είναι μια αντικειμενική επισκόπηση της αποτελεσματικότητας της διυπηρεσιακής επικοινωνίας. Συνήθως εκτελείται από ειδικούς επικοινωνιών και παρέχει λεπτομερή περίληψη αδυναμιών και ισχυρών σημείων επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων. Ένας ειδικός επικοινωνίας μπορεί να πάρει συνέντευξη από μέλη του οργανισμού, να παρέχει έρευνες και να καθορίζει την ικανοποίηση των εργαζομένων και των περιοχών που πρέπει να βελτιωθούν. Η επικοινωνία είναι μια συνεχής διαδικασία βελτίωσης.
Οφέλη
Η αποτελεσματική διυπηρεσιακή επικοινωνία δημιουργεί μια ζωντανή και εμπιστευτική εταιρική κουλτούρα. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ενδυναμωμένοι και μπορούν να βασίζονται στις αποφάσεις άλλων τμημάτων. Οι ηγέτες της οργάνωσης εμπιστεύονται άλλους ηγέτες των υπηρεσιών και ο πελάτης έχει εμπιστοσύνη στη φήμη και τη φήμη της εταιρείας. Η αποτελεσματική διυπηρεσιακή επικοινωνία επιτρέπει στους ανθρώπους να παραμένουν ενημερωμένοι, να κάνουν αλλαγές όταν και όπου είναι απαραίτητοι και να αισθάνονται άνετα να αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν προκύπτουν μεταξύ των τμημάτων. Δεν υπάρχει καμία δυσαρέσκεια ή απροθυμία να ασχοληθεί με μέλη άλλων τμημάτων.
