Τα συστήματα ανθρώπινων πόρων αυτοεξυπηρέτησης επιτρέπουν στους υπαλλήλους να ενημερώνουν τις πληροφορίες, να βλέπουν τις καταστάσεις πληρωμής, να προσφέρουν τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας και να διαβάσουν τις πολιτικές της εταιρείας. Τα συστήματα μειώνουν το φόρτο εργασίας για το ανθρώπινο δυναμικό και μπορούν να μειώσουν το διοικητικό κόστος σε οργανισμούς. Τα συστήματα αυτοεξυπηρέτησης ανθρώπινων πόρων προσφέρουν πλεονεκτήματα σε μια επιχείρηση, αλλά η διοίκηση πρέπει να εξετάσει τα μειονεκτήματα πριν την εφαρμογή ενός συστήματος.
Εκπαίδευση
Ο οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιήσει χρόνο και πόρους για να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους ώστε να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα ανθρώπινων πόρων. Μερικοί υπάλληλοι μπορεί να είναι ανήσυχοι χρησιμοποιώντας το σύστημα που βασίζεται στον υπολογιστή για να ενημερώσουν τα αρχεία τους στο σύστημα ανθρώπινων πόρων. Σε έναν οργανισμό με μεγάλο αριθμό εργαζομένων, η εκπαίδευση μπορεί να απαιτεί πολλαπλές συνεδρίες για να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το σύστημα. Οι υπάλληλοι των ανθρώπινων πόρων και των τεχνολογιών της πληροφορίας θα απαιτήσουν επίσης κατάρτιση στο νέο σύστημα για να βοηθήσουν τους εργαζομένους να αντιμετωπίσουν προβλήματα με το σύστημα.
Ανθρώπινο λάθος
Ένα σύστημα αυτοεξυπηρέτησης ανοίγει τη δυνατότητα σφαλμάτων που εισάγονται στα αρχεία προσωπικού από τους υπαλλήλους. Ενώ τα λάθη είναι επίσης μια πιθανότητα όταν οι εργαζόμενοι ανθρώπινου δυναμικού εισάγουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε αρχεία, το πρόβλημα μπορεί να είναι μεγαλύτερο με τους υπαλλήλους που δεν είναι εξοικειωμένοι με το σύστημα. Τα λάθη ενδέχεται να μην εντοπιστούν χωρίς την εποπτεία του ανθρώπινου δυναμικού.
Πρόσβαση
Όλοι οι εργαζόμενοι σε έναν οργανισμό δεν έχουν πρόσβαση σε υπολογιστές για την εισαγωγή ή την προβολή πληροφοριών. Το κόστος εφαρμογής του συστήματος αυξάνεται εάν η εταιρεία δημιουργήσει συστήματα υπολογιστών σε όλο το κτίριο για πρόσβαση των εργαζομένων σε πληροφορίες για τους ανθρώπινους πόρους. Οι σταθμοί υπολογιστών που είναι εγκατεστημένοι στην εταιρεία αυξάνουν επίσης το φόρτο εργασίας για τους υπαλλήλους της τεχνολογίας της πληροφορίας.
Αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο
Ένα σύστημα ανθρωπίνων πόρων που βασίζεται σε ηλεκτρονικό υπολογιστή μειώνει την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο μεταξύ των εργαζομένων και των υπαλλήλων του προσωπικού. Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να χρειάζονται βοήθεια για να κατανοήσουν τα έντυπα ασφάλισης και οφέλους, τα οποία δεν είναι διαθέσιμα με σύστημα αυτοεξυπηρέτησης.
Online Ασφάλεια Πληροφοριών
Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν ένα σύστημα αυτοεξυπηρέτησης που παρέχει πρόσβαση σε εργαζόμενους μέσω του Διαδικτύου πρέπει να λάβουν μέτρα για να διατηρήσουν τις προσωπικές πληροφορίες του εργαζομένου ιδιωτικές. Ένα σύστημα που χρησιμοποιεί το intranet της εταιρείας είναι μια ασφαλέστερη επιλογή για πληροφορίες των εργαζομένων, αλλά πρέπει να προστατεύεται για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των πληροφοριών των εργαζομένων.
