Ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων μπορεί να λάβει τη μορφή ενός συστήματος διαχείρισης πληροφοριών. Ένας οργανισμός χρησιμοποιεί ένα HRMS για τη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με το εργατικό δυναμικό του. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν τους διαχειριστές και τους επαγγελματίες HR να λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με τους υπαλλήλους. Χωρίς τις σωστές πληροφορίες που έχουν στη διάθεσή τους οι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων, ένα HRMS έχει λίγες εφαρμογές πέρα από την τήρηση αρχείων και την υποβολή εκθέσεων.
Μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση
Όταν ένας οργανισμός συλλέγει προσωπικά δεδομένα σχετικά με τους υπαλλήλους του σε ένα HRMS, ενδέχεται να προκύψουν ορισμένοι κίνδυνοι ασφαλείας. Ένας οργανισμός δαπανά χρήματα για να προστατεύσει τις προσωπικές πληροφορίες των εργαζομένων από εσωτερικές και εξωτερικές απειλές. Ένα μειονέκτημα ενός ηλεκτρονικού HRMS είναι ότι ένας οργανισμός πρέπει να συλλέγει πληροφορίες σχετικά με το ποιος έχει πρόσβαση στις πληροφορίες προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων. Αυτά τα δεδομένα απαιτούν τη συνέχιση μιας διαδικασίας ελέγχου, η οποία θα μπορούσε να οδηγήσει σε πειθαρχική δίωξη ή δίωξη υπαλλήλου που έχει πρόσβαση στα δεδομένα των εργαζομένων χωρίς άδεια ή χωρίς επίσημο σκοπό.
ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ
Η ανάγκη για έλεγχο των δεδομένων είναι ένα άλλο δυνητικό μειονέκτημα ενός HRMS. Αυτός ο έλεγχος δεδομένων εκτείνεται πέρα από τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση των ιδιωτικών πληροφοριών των εργαζομένων. Ένας οργανισμός που χρησιμοποιεί HRMS, όπως το PeopleSoft, πρέπει να χρησιμοποιεί δικό του σύνολο τεχνικού προσωπικού για να προγραμματίζει, να αντιμετωπίζει προβλήματα, να ενημερώνει και να υποστηρίζει το σύστημα. Ενώ ένα HRMS μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να μειώσει το κόστος του ανθρώπινου δυναμικού, θα μπορούσε να αυξήσει τις απαιτήσεις για τεχνικό προσωπικό με ειδικές γνώσεις στη λύση HRMS.
Σφάλματα εισόδου δεδομένων
Ένα HRMS είναι επίσης τόσο καλό όσο οι ανθρώπινοι προγραμματιστές και οι τελικοί χρήστες του. Τα άτομα με πρόσβαση υψηλού επιπέδου, όπως άτομα που ενημερώνουν ένα αρχείο αρχείου HR, ενδέχεται να εισάγουν λάθος πληροφορίες εκ προθέσεως ή κατά λάθος. Αν τα δεδομένα ενημερώνονται, αλλάζουν ή χαθούν, ο οργανισμός μπορεί να αντιμετωπίσει πρόστιμα της κυβέρνησης και άλλα έξοδα που σχετίζονται με τη ζημιά στο αρχείο κύριου HR. Επιλέξτε ένα σύστημα με πολλά εσωτερικά στοιχεία ελέγχου, έτσι ώστε ένας εργαζόμενος να μην μπορεί να κάνει αλλαγές στο κύριο αρχείο της εταιρείας σας.
