Η εμπιστοσύνη είναι δύσκολο να κερδίσει και να διατηρηθεί στις επιχειρηματικές σχέσεις. Μερικές φορές κάτι σαν φαινομενικά μικρό, όπως μια παρεξήγηση ή αντιληπτό αγένεια στην επιχειρηματική επικοινωνία μπορεί να καταστρέψει μια σχέση εργασίας. Στην επιχειρηματική επικοινωνία, οι καλές συνήθειες μπορούν να σημαίνουν τη διαφορά μεταξύ κέρδους και ζημίας. Η εκμάθηση της ευγένειας και της ευγένειας ανά πάσα στιγμή μπορεί να εξοικονομήσει σπατάλη ενέργειας στην εργασία, ανησυχώντας για το πότε μπορεί να έχετε μπερδέψει την επιχειρηματική εθιμοτυπία και την ευγένεια (βλ. Αναφορές 4).
Τηλέφωνο
Βεβαιωθείτε ότι όταν δεν μπορείτε να απαντήσετε στο τηλέφωνό σας ότι το εγγεγραμμένο μήνυμα είναι ειλικρινές και ευγενικό. Συχνά είναι στον τόνο της φωνής που μπορεί να εμφανίσει ευγένεια. Το να ζητάτε συγγνώμη ότι δεν είναι διαθέσιμο όταν ο καλών σας καλεί να σας μιλήσει είναι μια εκδήλωση ευγένειας. Δηλώνοντας πότε θα επιστρέψετε είναι μια άλλη ευγένεια. Το πιο σημαντικό, η επιστροφή ενός μηνύματος αμέσως δεν είναι μόνο ευγενική αλλά επαγγελματική. Όταν απαντάτε στο τηλέφωνο, χαμογελάτε. Θα εμφανιστεί στη φωνή σας. Ακούστε πλήρως τι πρέπει να πει ο καλών σας πριν αρχίσετε να μιλάτε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ζητήσει άδεια πριν θέσετε τον καλούντα σας σε αναμονή και περιμένετε τον καλούντα να πει ότι είναι εντάξει. Μην κλείνετε ποτέ χωρίς να σας ρωτήσετε αν παραλείπετε την κλήση, ακόμα και αν ο καλών είναι αγενής.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προχωρούν πολύ στην επικοινωνία των επιχειρήσεων. Διαρκούν επίσης πολύ καιρό. Μπορούν να γίνουν μόνιμα αρχεία των λέξεων σας. Με αυτές τις γνώσεις, βεβαιωθείτε ότι όταν προετοιμάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που το διαβάζετε δυνατά ή με άλλο τρόπο το αναθεωρείτε, για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε μόνο την έννοια σας σε όλη αλλά ότι το παίρνετε σε όλη με ευγενικό τρόπο. Ξεκινήστε τα μηνύματά σας με επαγγελματικό χαιρετισμό που καλωσορίζει τον δέκτη ή την ομάδα των δεκτών σας με το όνομα (βλ. Αναφορές 3). Λάβετε υπόψη ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι ένα περιστασιακό σημείωμα μεταξύ φίλων. Χρησιμοποιήστε πλήρεις προτάσεις και καλή γραμματική. Ποτέ μην γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είναι θυμωμένος ή έχει τη διάθεση να εξαπολύσει, καθώς οι πιθανότητες είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται υπό αυτές τις συνθήκες, θα χάσουν τις ευγένειες που θα μπορούσαν να κάνουν την επικοινωνία σας πιο αποτελεσματική (βλ. Αναφορές 2).
Επιστολές
Συχνά, είναι αποδεκτό να στείλετε μια επιστολή για να μεταδώσετε μια επιχειρησιακή επικοινωνία. Όπως και με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι έχετε την επιστολή σας διόρθωση για την ορθογραφία και τη μορφή και τη γραμματική σας ελέγχεται για την ορθότητα. Πείτε ευχαριστώ όταν και όπου χρειάζεται. Βεβαιωθείτε ότι κλείσατε την επιστολή σας με εκτίμηση για τον αναμενόμενο χρόνο που πέρασε ο παραλήπτης στην ανάγνωση της επικοινωνίας σας.
Πρόσωπο με πρόσωπο
Συχνά η πιο δύσκολη μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας παρέχεται πρόσωπο με πρόσωπο. Είναι καλή πρακτική να εξετάζετε μπροστά σε έναν καθρέφτη τι σχεδιάζετε να πείτε. Αυτό θα σας δώσει μια καλή ιδέα για το πώς οι εκφράσεις του προσώπου σας αλλάζουν με το μήνυμά σας. Όταν επισκέπτεστε μια άλλη χώρα για δουλειές, δεν είναι ευγενικό να ασκήσετε τον πολιτισμό σας σε εκείνους με τους οποίους είστε εκεί για να κάνετε επιχειρήσεις (βλ. Αναφορές 1). Η κατανόηση των πολιτισμικών διαφορών μπορεί να σας βοηθήσει να είστε ευγενικοί όταν επικοινωνείτε με εκείνους από χώρες όπου οι προσωπικές ευγένειες παρουσιάζονται διαφορετικά από το πώς μπορεί να συνηθίσετε.
Πίνακες ανακοινώσεων
Οι ανακοινώσεις που δημοσιεύονται σε πίνακες ανακοινώσεων είναι κοινές σε πολλούς χώρους εργασίας. Αυτή η πρακτική μπορεί μερικές φορές να οδηγήσει σε απερίσκεπτες ή ακατέργαστες οθόνες επικοινωνίας. Όταν είστε υπεύθυνοι για την παράδοση ενός μηνύματος σε όλους ταυτόχρονα, θα πρέπει να προσπαθείτε να είστε ευγενικοί σε όλους. Η χρήση αργαλειού ή ασυνήθιστων φράσεων μπορεί να προσβάλει και να μειώσει την πρόθεσή σας. Βεβαιωθείτε ότι η ανακοίνωση ή το ενημερωτικό δελτίο σας είναι γραμμένο με όλη την εκτίμηση που δίνεται σε άλλες επαγγελματικές επικοινωνίες.
