Η ρεσεψιόν ενός κτιρίου είναι ο κόμβος πληροφοριών σε όλες τις λειτουργίες του. Δεν είναι μόνο ένα μέρος για να κάνετε check in για το ραντεβού σας, αλλά μπορεί επίσης να γίνει ζωτικής σημασίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Κατά τη διάρκεια έκτακτης ανάγκης, ο ρεσεψιονίστ λαμβάνει σχετικές πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και διαδίδει αυτές τις πληροφορίες στον κατάλληλο παραλήπτη του, επιφέροντας ένα γρήγορο και σωστό συμπέρασμα για το περιστατικό.
Προετοιμασίες
Κατά την εμφάνιση μιας έκτακτης ανάγκης, ο ρεσεψιονίστ γίνεται επιτακτικός διοικητής και το γραφείο του γίνεται κέντρο εντοπισμού περιστατικών. Προκειμένου να λειτουργούν σωστά κατά τη διάρκεια διαδικασιών έκτακτης ανάγκης, όλα τα απαραίτητα εργαλεία σας θα πρέπει να βρίσκονται κοντά. Ελέγχετε περιοδικά το τηλέφωνό σας, το σύστημα τηλεειδοποίησης και τα ραδιόφωνα για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν σωστά. Απογραφή των προμηθειών έκτακτης ανάγκης, όπως ένα κιτ πρώτων βοηθειών, AED, μπουκάλι οξυγόνου, φακοί και κουβέρτες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαρκή αναλώσιμα χαρτιού, στυλό και μολύβια στο χέρι. Θα πρέπει να διατίθεται εγχειρίδιο διαδικασιών έκτακτης ανάγκης, μαζί με φύλλα ελέγχου ταχείας αναφοράς για χρήση κατά τη διάρκεια συμβάντος.
Προτεραιότητες
Μόλις παρουσιαστεί μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης, δώστε προτεραιότητα σε ό, τι είναι και δεν αποτελεί άμεση μέριμνα που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Για παράδειγμα, μπορείτε να λάβετε ένα τηλεφώνημα από έναν υπάλληλο που ζητά από έναν υπάλληλο ασφαλείας να τον συνοδεύει στο αυτοκίνητό της. Η απάντησή σας πρέπει να είναι σύμφωνη με το εξής: "Η ασφάλεια εμπλέκεται σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης αυτή τη στιγμή και δεν είναι σε θέση να σας βοηθήσει, θα ήταν καλύτερο να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να σας συνοδεύσει".
Διαδικασίες έκτακτης ανάγκης
Ανοίξτε αμέσως το εγχειρίδιο διαδικασιών έκτακτης ανάγκης στην κατάλληλη ενότητα και ανατρέξτε σε κάθε φορά που δεν είστε εντελώς σίγουροι για το τι πρέπει να κάνετε. Ακολουθήστε τις γραπτές διαδικασίες σας με τη σειρά που αναφέρονται και προσπαθήστε να μείνετε ήρεμοι. Αυτό βοηθά στη μείωση των πιθανών τυχόν σφαλμάτων από την πλευρά σας.
Παρακολουθήστε όλες τις επικοινωνίες προτεραιότητας και βοηθήστε στη μετάδοση σημαντικής ραδιοφωνικής κίνησης στους κατάλληλους ανθρώπους. Αναμείνετε να ενημερώσετε την αστυνομία ή την πυροσβεστική υπηρεσία.
Συνεχίστε την παρακολούθηση της εισόδου και εξόδου στην ιδιοκτησία σας, επιτρέποντας τον καλύτερο έλεγχο της πρόσβασης κατά τη διάρκεια της έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να γίνει με την παρακολούθηση των σημείων εισόδου που παρακολουθούνται με βίντεο, καθώς και με τον έλεγχο των ατόμων για τη σωστή ταυτότητα κατά την είσοδο και την έξοδο. Μείνετε ενημερωμένοι στο βιβλίο μητρώου επισκεπτών σας, ελέγχετε τα άτομα μέσα και έξω όπως είναι απαραίτητο.
Δώστε προσοχή στον άμεσο χώρο υποδοχής σας, αναζητώντας ύποπτους ανθρώπους ή αντικείμενα. Αναφέρετε αμέσως κάτι από το συνηθισμένο.
Όταν φτάνουν αξιωματικοί της αστυνομίας και των πυροσβεστών, βοηθήστε τους με μια συνοδεία που περιμένει στο γραφείο σας για να τους κατευθύνει στη σκηνή έκτακτης ανάγκης. Εάν η συνοδεία δεν είναι διαθέσιμη, δώστε τους έναν απλοποιημένο χάρτη για οδηγίες. Να είστε προετοιμασμένοι να βοηθήσετε τις αρχές με διαδικασίες εκκένωσης εάν είναι απαραίτητο.
Μετά το περιστατικό, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα αναφοράς. Αυτό βοηθά την εταιρεία να αντιμετωπίσει ζητήματα ευθύνης και να βελτιώσει τις μελλοντικές διαδικασίες έκτακτης ανάγκης.
