Οι εταιρείες εκδίδουν χρεωστικά και πιστωτικά τιμολόγια καθώς πραγματοποιούν συναλλαγές με πελάτες. Οι όροι χρέωσης και πίστωσης έχουν διαφορετικές σημασίες για λογιστικές συναλλαγές, τραπεζικές συναλλαγές και τιμολόγια. Όταν μια επιχείρηση ανταλλάσσει ένα τιμολόγιο πίστωσης ή ένα χρεωστικό τιμολόγιο, πρέπει να συνειδητοποιήσει τι σημαίνουν αυτά τα έγγραφα.
Πιστωτικό τιμολόγιο
Οι πωλητές εκδίδουν πιστωτικά τιμολόγια για διάφορους λόγους. Εάν ένας πελάτης αναφέρει κάποιο πρόβλημα με τα εμπορεύματα που αγόρασε, ο πωλητής μπορεί να εκδώσει ένα τιμολόγιο πίστωσης. Εάν ο πελάτης επιστρέψει το προϊόν που δεν χρησιμοποιήθηκε, ο πωλητής μπορεί να εκδώσει ένα τιμολόγιο πίστωσης για το ποσό που επιστρέφεται. Εάν ο πελάτης δεν είναι ικανοποιημένος από μια παρεχόμενη υπηρεσία, ο πωλητής μπορεί να εκδώσει ένα τιμολόγιο πίστωσης στον πελάτη. Ένα τιμολόγιο πίστωσης μειώνει το χρηματικό ποσό που ο πωλητής αναμένει να λάβει από τον πελάτη. Ο πωλητής μειώνει τους εισπρακτέους λογαριασμούς του για το ποσό του τιμολογίου πίστωσης και αυξάνει τις αποδόσεις και τα δικαιώματα των πωλήσεων. Ο αγοραστής μειώνει τους πληρωτέους λογαριασμούς του για το ποσό του τιμολογίου και μειώνει την αξία του αποθέματός του.
Χρεωστικό τιμολόγιο
Οι πωλητές εκδίδουν χρεωστικά τιμολόγια για διάφορους λόγους. Εάν ένας πελάτης χάνει την προθεσμία για έκπτωση πρόωρης εξόφλησης και οπωσδήποτε αφαιρεί την έκπτωση, ο πωλητής μπορεί να εκδώσει χρεωστικό τιμολόγιο για το ποσό έκπτωσης. Εάν ο πωλητής προκαταβάλει έξοδα μεταφοράς για τον πελάτη, ο πωλητής μπορεί να εκδώσει χρεωστικό τιμολόγιο για τις εν λόγω χρεώσεις. Ένα χρεωστικό τιμολόγιο αυξάνει το χρηματικό ποσό που ο πωλητής αναμένει να λάβει από τον πελάτη. Ο πωλητής αυξάνει τους εισπρακτέους λογαριασμούς του για το ποσό του χρεωστικού τιμολογίου και αυξάνει τα έσοδα. Ο αγοραστής αυξάνει τους λογαριασμούς του για το ποσό του χρεωστικού τιμολογίου και αυξάνει τα έξοδά του.
Πλεονεκτήματα της έκδοσης τιμολογίων πίστωσης και χρεώσεων
Τα τιμολόγια πίστωσης και χρέωσης παρέχουν δύο πλεονεκτήματα τόσο στον αγοραστή όσο και στον πωλητή. Πρώτον, τα τιμολόγια πίστωσης και χρέωσης παρέχουν μια χαρτογραφική διαδρομή για τη συναλλαγή. Αυτή η τεκμηρίωση επιτρέπει στους υπαλλήλους της εταιρείας και στους ελεγκτές να τηρούν αρχεία και να αναθεωρούν τις προηγούμενες συναλλαγές Τα τιμολόγια πίστωσης και χρέωσης δημιουργούν επίσης ένα αρχείο μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή σχετικά με τις οικονομικές συναλλαγές μεταξύ των δύο οντοτήτων.
Μειονεκτήματα της έκδοσης τιμολογίων πίστωσης και χρεώσεων
Ορισμένα μειονεκτήματα προκύπτουν επίσης από την έκδοση τιμολογίων πίστωσης και χρέωσης. Κάθε εκδοθέν χρεωστικό ή χρεωστικό τιμολόγιο δημιουργεί πρόσθετες δαπάνες στον πωλητή. Ο πωλητής αναλαμβάνει έξοδα χαρτιού, κόστος μελάνης, έξοδα ταχυδρομείου και έξοδα εργασίας που συνδέονται με τη δημιουργία των τιμολογίων. Επίσης, η αφθονία των τιμολογίων πίστωσης και χρέωσης δημιουργεί τη δυνατότητα σύγχυσης τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή ως αποτέλεσμα της πρόσθετης γραφειοκρατίας.
