Ορισμένες επιχειρήσεις μπορούν να λειτουργούν με επιτυχία μόνο σε μετρητά, αλλά αυτό το μοντέλο είναι πολύ δύσκολο να διατηρηθεί μόλις περάσετε από το στάδιο μαμά και ποπ. Είναι ιδιαίτερα δύσκολο αν πωλείτε σε άλλες επιχειρήσεις οι οποίες συχνά δεν αναμένουν να πληρώσουν εκ των προτέρων για τις αγορές τους. Αντ 'αυτού, θα δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο για το προϊόν σας, το οποίο ο πελάτης σας θα πληρώσει αργότερα. Κατά το χρονικό διάστημα μεταξύ του τιμολογίου που εκδίδεται και του πελάτη που το πληρώνει, περιγράφεται ως ανοικτό τιμολόγιο για λογιστικούς σκοπούς.
Ορισμός τιμολογίου προμηθευτή
Ένα τιμολόγιο είναι, ουσιαστικά, συμφωνία μεταξύ του πωλητή και του πελάτη.Ο πωλητής συμφωνεί να παράσχει το προϊόν ή την υπηρεσία εκ των προτέρων και ο πελάτης συμφωνεί να πληρώσει για το προϊόν ή την υπηρεσία σύμφωνα με τους όρους του τιμολογίου. Οι εν λόγω όροι περιλαμβάνουν μια καθορισμένη ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να καταβληθεί η πληρωμή και τα περισσότερα τιμολόγια περιλαμβάνουν μια ποινή για πληρωμές που έχουν ληφθεί εκ των υστέρων. Ορισμένοι πωλητές προσφέρουν ένα καρότο καθώς και το ραβδί, παρέχοντας μια παρόμοια έκπτωση για την προκαταβολή. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο πωλητής ουσιαστικά επεκτείνει την πίστωση στον πελάτη και αναμένει να πληρώσει - τουλάχιστον τις περισσότερες φορές - εγκαίρως.
Λογαριασμοί πληρωτέοι, Λογαριασμοί εισπρακτέοι
Τόσο ο πελάτης όσο και ο πωλητής οφείλουν να λογοδοτούν για ανοικτό τιμολόγιο στον ισολογισμό τους. Για τον πωλητή, είναι ένα ενεργό στοιχείο. Είναι χρήματα που λογικά μπορούν να υπολογίζονται για την πληρωμή των επερχόμενων υποχρεώσεων, όπως πληρωμές μισθωμάτων ή τιμολόγια για πρώτες ύλες. Για τον πελάτη, είναι μια τρέχουσα υποχρέωση. Θα εμφανίζεται στον ισολογισμό σας έναντι των κυκλοφορούντων περιουσιακών στοιχείων σας, τα οποία περιλαμβάνουν τα ταμειακά αποθέματά σας και την τρέχουσα ταμειακή σας ροή, καθώς και τους δικούς σας λογαριασμούς εισπρακτέους. Και στις δύο περιπτώσεις, παραμένει στην τοποθεσία αυτή μέχρι να κλείσει το τιμολόγιο.
Ορισμός κλειστού τιμολογίου
Ένα τιμολόγιο παραμένει ανοιχτό έως ότου ο πελάτης κάνει και ο πωλητής λάβει πλήρη πληρωμή. Στο τέλος του πελάτη, η πληρωμή καταχωρείται ως πίστωση στους λογαριασμούς πληρωτέους λογαριασμούς, ιδανικά αναφέροντας τον αριθμό τιμολογίου και ενδεχομένως προσδιορίζοντας τον προμηθευτή. Αυτό παρέχει ένα ίχνος ελέγχου σε περίπτωση που υπάρχει κάποιο πρόβλημα με το τιμολόγιο ή την πληρωμή του. Στο τέλος του πωλητή, η πληρωμή καταγράφεται ως πιστωτικό σημείωμα στο βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών, που προσδιορίζεται από τον αριθμό τιμολογίου και, ιδανικά, τον αριθμό ελέγχου του πελάτη. Σε κάθε περίπτωση, με πλήρη πληρωμή για να ταιριάζει με το σωστό ποσό του τιμολογίου - αφαιρώντας οποιαδήποτε κατάλληλη έκπτωση ή προσθέτοντας μια κατάλληλη χρέωση τόκου - το τιμολόγιο μπορεί πλέον να κλείσει.
Μερικές πληρωμές περιπλέκουν τα πράγματα
Είναι σχετικά απλό να παρακολουθείτε ένα ανοιχτό τιμολόγιο και να το αλλάξετε σε ένα κλειστό, εάν έχει εκκαθαριστεί με μία μόνο πληρωμή στο ακέραιο. Είναι λίγο πιο περίπλοκο αν κάνετε ή λαμβάνετε μερικές πληρωμές στο ίδιο τιμολόγιο για μια χρονική περίοδο. Η βασική διαδικασία της απόσπασης στον λογαριασμό που πρέπει να καταβληθεί, αν είστε ο πελάτης ή ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών εάν είστε ο πωλητής, παραμένει ο ίδιος. Η δυσκολία έγκειται στο να βεβαιωθείτε ότι το σωρευτικό σύνολο των πληρωμών είναι σωστό, αφού υπολογίσετε τυχόν κυρώσεις επιτοκίου, και ότι έχουν ανατεθεί στο σωστό τιμολόγιο. Ορισμένες υπηρεσίες τρίτων κατασκευαστών και προϊόντα λογισμικού, όπως το εύχρηστο OpenInvoice.com, αυτοματοποιούν και εξορθολογούν αυτή τη διαδικασία.
Η επιλογή έκπτωσης τιμολογίου
Δεν είναι ασυνήθιστο για επιχειρήσεις με πολλά ανοικτά τιμολόγια να αντιμετωπίζουν παροδικά προβλήματα ταμειακής ροής, ενώ περιμένουν να πληρωθούν αυτά τα τιμολόγια. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ορισμένες επιχειρήσεις στρέφονται στην επιλογή γνωστή ως έκπτωση τιμολογίου. Ένας τρίτος καταβάλλει χρήματα στον πωλητή έναντι ενός εκκρεμούντος τιμολογίου σε αντάλλαγμα ενός ποσοστού μετά τη συλλογή του τιμολογίου. Η ευθύνη για τη συλλογή πληρωμής παραμένει στον πωλητή. Αυτό μπορεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο σε μια εποχή ανάγκης, αλλά τρώει τα περιθώρια σας, έτσι θα θέλετε να σταθμίσετε προσεκτικά τις βραχυπρόθεσμες ανάγκες σας ενάντια στη μακροπρόθεσμη κερδοφορία σας.
