Μια επιστολή έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει τα σχέδια και τις διαδικασίες που θα ακολουθήσει ένα τμήμα επιχειρήσεων εάν συμβεί κάτι που μπορεί να επηρεάσει τις δραστηριότητες της εταιρείας είτε θετικά είτε αρνητικά. Η επιστολή θα εξηγούσε πώς να ανταποκρίνεται σε απώλεια πυρκαγιάς ή δεδομένων - ή σε απροσδόκητη καλή τύχη, όπως μια μεγάλη παραγγελία. Αν και ένα περιεκτικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης για ολόκληρη την επιχείρηση μπορεί να περιλαμβάνει πολλά τμήματα, μια επιστολή έκτακτης ανάγκης επικεντρώνεται σε προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει ένα μεμονωμένο τμήμα και περιγράφει ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων.
Διαδικασίες και εργασίες
Κάθε επόπτης τμήματος θα πρέπει να προετοιμάσει μια επιστολή έκτακτης ανάγκης που να περιγράφει λεπτομερώς τις επιχειρηματικές διαδικασίες που διαχειρίζεται και τα καθήκοντα που επιβλέπει. Αυτή η επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα κάνει το τμήμα, κάθε πρόσωπο με το οποίο επικοινωνεί, ποια παραδοτέα παρέχει και πότε παρουσιάζει παραδοτέα. Για παράδειγμα, η επιστολή έκτακτης ανάγκης για μια λογιστική υπηρεσία πρέπει να δείχνει τον τρόπο με τον οποίο η λογιστική υπηρεσία επικοινωνεί με το τμήμα πωλήσεων για την καταγραφή των εισπρακτέων λογαριασμών και των μεθόδων επικοινωνίας με την υπηρεσία αγορών για τον εντοπισμό πληρωτέων λογαριασμών καθώς και τον τρόπο με τον οποίο το τμήμα παραδίδει μηνιαίες καταστάσεις εισοδήματος επιστροφή φορου.
Σημεία αποτυχίας
Το γράμμα έκτακτης ανάγκης πρέπει να περιλαμβάνει τα σημεία βλάβης σε κάθε διαδικασία. Αυτά είναι τα γεγονότα που μπορούν να διαταράξουν την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας ή μιας εργασίας. Τα σημεία αποτυχίας μπορούν να κυμαίνονται από φυσικές καταστροφές έως καταστροφικές απώλειες δεδομένων έως απλές ανακριτικές επικοινωνίες μεταξύ συναδέλφων. Μια επιστολή έκτακτης ανάγκης που περιγράφει τα σημεία αποτυχίας ενός λογιστικού τμήματος μπορεί να περιλαμβάνει την παράλειψη τιμολογίων πώλησης αξίας εβδομάδας ή ένα σφάλμα σκληρού δίσκου που σβήνει σημαντικές οικονομικές καταστάσεις.
Πιθανότητα και αντίκτυπος
Το επόμενο μέρος της επιστολής έκτακτης ανάγκης περιγράφει λεπτομερώς την πιθανότητα εμφάνισης των σημείων αποτυχίας και την επίδραση που θα είχαν τα σημεία αυτά στις λειτουργίες. Το γράμμα μπορεί να δείξει πώς ορισμένα σημεία αποτυχίας έχουν μεγάλη πιθανότητα, αλλά αντιπροσωπεύουν ελάχιστη απειλή, ενώ άλλα σημεία αποτυχίας μπορούν να είναι εξαιρετικά απίθανες αλλά να έχουν καταστροφικές συνέπειες. Η επιστολή έκτακτης ανάγκης για το αυτοματοποιημένο σύστημα τήρησης αρχείων λογιστικού τμήματος μπορεί να δείξει χαμηλή πιθανότητα μη ενημέρωσης των αρχείων της εταιρείας, αλλά η επιστολή μπορεί επίσης να δείξει πώς μια αποτυχία σε αυτό το σύστημα μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις στις λειτουργίες του τμήματος.
Σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης
Η επιστολή έκτακτης ανάγκης θα περιέχει ένα σχέδιο δράσης το οποίο θα περιγράφει τα βήματα που θα λάβει το Τμήμα εάν συμβεί κάποιο σημείο βλάβης, ώστε το Τμήμα να μπορεί να εργάζεται γύρω από το σημείο βλάβης κατά την εκτέλεση μιας απαραίτητης εργασίας. Παρόλο που οι ενέργειες που περιγράφονται στην επιστολή έκτακτης ανάγκης ενδέχεται να μην είναι οι πιο αποτελεσματικές ή βολικές μέθοδοι για την ολοκλήρωση της εργασίας, οι εργασίες ολοκληρώνονται. Το σχέδιο δράσης στην επιστολή έκτακτης ανάγκης της λογιστικής υπηρεσίας μπορεί να περιλαμβάνει βήματα για τη χρήση βιβλίων βιβλίων και αριθμομηχανών χαρτιού σε περίπτωση απώλειας δεδομένων από έναν κατεστραμμένο σκληρό δίσκο.
