Τα επιχειρησιακά γράμματα είναι γενικά διαμορφωμένα με στυλ μπλοκ, εκ των οποίων υπάρχουν τουλάχιστον τρία: τυποποιημένο στυλ μπλοκ, τροποποιημένο στυλ μπλοκ και στυλ ημι-μπλοκ. Τα νεότερα στυλ γραμμάτων, όπως το απλοποιημένο στυλ, βασίζονται στο στυλ μπλοκ. Κάθε στυλ προδιαγράφει τα πλάτη περιθωρίου, την απόσταση μεταξύ των παραγράφων και τη σειρά του περιεχομένου της επιστολής. Το πρότυπο στυλ μπλοκ είναι μια δημοφιλής επιλογή επειδή είναι η ευκολότερη διάταξη για τη μορφοποίηση.
Γεγονότα
Το πρότυπο στυλ γραμματοσειράς και οι παραλλαγές του προορίζονται να χρησιμοποιηθούν ως οδηγοί για να σας βοηθήσουν να μορφοποιήσετε γράμματα. Παραδείγματα κάθε στυλ και δωρεάν πρότυπα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, καθένα διαφορετικά από το επόμενο. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν εγκεκριμένο μορφότυπο και να παρέχουν στους υπαλλήλους τους πρότυπα επιχειρηματικών επιστολών για να εξασφαλίσουν ότι ακολουθούνται οι μορφές. Ωστόσο, επειδή κάθε γραμμή σε ένα τυποποιημένο γράμμα στυλ μπλοκ είναι ξεκάθαρο με το αριστερό περιθώριο, είναι πολύ εύκολο να ακολουθήσετε τις οδηγίες του χωρίς ένα πρότυπο.
Χαρακτηριστικά
Εάν χρησιμοποιεί επιστολόχαρτο, ο αποστολέας δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσει τη διεύθυνσή του, η οποία θα ήταν η πρώτη συνιστώσα μιας επιστολής που γράφτηκε χρησιμοποιώντας το τυπικό στυλ μπλοκ. Η ημερομηνία που γράφτηκε η επιστολή έρχεται στη συνέχεια, ακολουθούμενη μερικές γραμμές αργότερα από το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Μια γραμμή αργότερα, ο χαιρετισμός αρχίζει την επιστολή. Στο σώμα του γράμματος, κάθε χωριστή απόσταση χωρίζεται από μια κενή γραμμή. Παρομοίως, μια κενή γραμμή διαχωρίζει την τελευταία παράγραφο από το κλείσιμο ("Ειλικρινά δική σας" ή "Ευχαριστώ"), η οποία ακολουθείται μερικές γραμμές αργότερα από το μπλοκ υπογραφής. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, κάθε γραμμή είναι ευθυγραμμισμένη με το αριστερό περιθώριο.
Τροποποιημένη ποικιλία στυλ μπλοκ
Κάθε στοιχείο ενός τυποποιημένου γράμματος στυλ μπλοκ περιλαμβάνεται στο τροποποιημένο στυλ μπλοκ. Η διαφορά είναι ότι η ημερομηνία, το κλείσιμο και το μπλοκ υπογραφής αρχίζουν στο κέντρο της σελίδας. Σημειώστε ότι δεν είναι κεντραρισμένα στη σελίδα αλλά είναι κεντρικά αιτιολογημένα.
Παραλλαγή στυλ ημι-μπλοκ
Αυτό το στυλ ακολουθεί το τροποποιημένο στυλ μπλοκ. Ωστόσο, αντί να κάνετε κάθε παράγραφο του σώματος του γράμματος στο αριστερό περιθώριο, η πρώτη πρόταση κάθε παραγράφου είναι διαχωρισμένη (όχι περισσότερο από 10 θέσεις).
Απλοποιημένο στυλ επιστολών
Το τυπικό στυλ γραμματοσειράς εξακολουθεί να τροποποιείται. Για παράδειγμα, η Εταιρεία Διοικητικής Διαχείρισης δημιούργησε το απλοποιημένο στυλ επιστολών. Βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο τυπικό στυλ μπλοκ: κάθε στοιχείο αρχίζει στο αριστερό περιθώριο και ακολουθεί παρόμοιες οδηγίες διαχωρισμού. Ωστόσο, το στυλ παραλείπει δύο στοιχεία (το χαιρετισμό και το κλείσιμο) και προσθέτει ένα στοιχείο (μια γραμμή θέματος). Πολύ παρόμοιο με εκείνο που χρησιμοποιείται σε σημείωμα ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η γραμμή θέματος πληκτρολογείται σε όλες τις κεφαλίδες με δύο κενές γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη και δύο γραμμές πριν από την πρώτη παράγραφο. Παραλείποντας το χαιρετισμό και το κλείσιμο, ο συγγραφέας αποφεύγει τα κοινά προβλήματα των ακατάλληλων χαιρετισμών και των αμήχανων εγκλημάτων.
