Η διαχείριση του προγράμματος είναι η διαδικασία σχεδιασμού, παρακολούθησης, ελέγχου και αξιολόγησης διαφόρων έργων. Όλα τα έργα συνδυάζονται σε ένα χαρτοφυλάκιο σε ένα γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων, το οποίο παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να συνδεθεί ή να συνδεθεί κάθε έργο, το κόστος κάθε έργου και τους κινδύνους που σχετίζονται με κάθε έργο. Στον τομέα της διαχείρισης του προγράμματος, οι εκροές ή τα τελικά αποτελέσματα κάθε έργου είναι κύριο μέλημα. Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων διαχείρισης του προγράμματος συμβάλλει στον μελλοντικό προγραμματισμό που απαιτείται για να διασφαλιστεί ότι τα σωστά έργα επιλέγονται μέσα σε ένα χαρτοφυλάκιο για τη μεγιστοποίηση της οργανωτικής απόδοσης.
Διαχείριση έργων
Ένας από τους στόχους της διαχείρισης του προγράμματος είναι η διαχείριση διαφόρων σχετικών σχεδίων. Ως εκ τούτου, τα έργα μπορούν να προγραμματιστούν ταυτόχρονα ή σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα. Ένα γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων είναι υπεύθυνο για τη σύνδεση στρατηγικών για κάθε ένα από τα σχέδια σε δράσεις που θα επιτρέψουν τη συνεχή βελτίωση στον τομέα της διαχείρισης του προγράμματος, καθώς και τη συνέπεια των πρακτικών και των διαδικασιών του. Η παροχή κατεύθυνσης στη διαχείριση του προγράμματος είναι πολύ σημαντική στη διαχείριση των προγραμμάτων. Για το λόγο αυτό, το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων επικεντρώνεται στη διακυβέρνηση του τομέα της διαχείρισης του προγράμματος.
Διαχείριση πόρων
Ένα δεύτερο αντικείμενο στη διαχείριση προγραμμάτων είναι η αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση των πόρων. Αυτό περιλαμβάνει πόρους που είναι τόσο εσωτερικοί όσο και εξωτερικοί ενός προγράμματος. Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, η διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των πόρων διαχείρισης του προγράμματος. Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι αρχές διαχείρισης προγραμμάτων, διαχειριστές και τελικοί χρήστες ή πελάτες. Χωρίς τη συνολική συμμετοχή των ενδιαφερομένων, η διαχείριση του προγράμματος θα είναι ανεπιτυχής. Απαιτείται διαχείριση των πόρων, διότι τα προγράμματα μπορεί να είναι παγκόσμια και να αποτελούνται από σύνθετες δραστηριότητες ή καθήκοντα, που συχνά περιλαμβάνουν διαφορετικούς πολιτισμούς και γεωγραφικές περιοχές.
Έλεγχος Κινδύνων και Κόστος Έργου
Άλλοι στόχοι της διαχείρισης του προγράμματος περιλαμβάνουν τον έλεγχο των κινδύνων των έργων και του κόστους των έργων με τη διεξαγωγή ανάλυσης κινδύνου. Η ανάλυση κινδύνου συνίσταται στον εντοπισμό, στην ανάλυση και στην ιεράρχηση των κινδύνων που επιτρέπουν την πραγματοποίηση των οφελών σε ένα πρόγραμμα. Η αναγνώριση των κινδύνων απαιτεί τεκμηρίωση γνωστών, τρέχοντων συμβάντων που επηρεάζουν το κόστος, το χρονοδιάγραμμα ή τη συνολική απόδοση του έργου καθώς και την τεκμηρίωση των γεγονότων που μπορεί να συμβούν στο άμεσο μέλλον, κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός έργου. Η ανάλυση των κινδύνων επιτρέπει σε ένα σχέδιο να μετριάσει τις στρατηγικές περιγράφοντας τον τρόπο με τον οποίο οι κίνδυνοι μπορούν να ελαχιστοποιηθούν, να εξαλειφθούν, να αποφευχθούν ή να μεταφερθούν σε άλλη πηγή. Μόλις δοθεί προτεραιότητα στους κινδύνους, το κόστος κάθε έργου στο πλαίσιο ενός προγράμματος διαμορφώνεται έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ότι τα έργα βρίσκονται εντός του προϋπολογισμού ενός οργανισμού.
