Είναι εύκολο να πέσετε κάτω από την παρανόηση ότι τα χρήματα των επιχειρήσεων κάνουν ένα από τα δύο πράγματα - έρχονται ή βγαίνουν έξω. Υπάρχει μια τρίτη κατηγορία: Limbo.Όταν βρίσκεστε σε κενό, τα χρήματα περιμένουν την απόδοση λογαριασμού ή δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί ή ληφθεί. Μερικές φορές τα χρήματα αυτά παρακολουθούνται μέσω ενός προσωρινού λογαριασμού, ενός σταθμού τύπου. Δημοφιλώς γνωστοί ως "λογαριασμός εκκαθάρισης", αυτοί αναφέρονται επίσης συχνά ως λογαριασμοί πλύσης, λογαριασμοί ανταλλαγής, λογαριασμοί μηδενικού ισοζυγίου και ακόμη και απλώς προσωρινοί λογαριασμοί.
Τι είναι ένας λογαριασμός εκκαθάρισης;
Η εκκαθάριση των λογαριασμών μπορεί μερικές φορές να συγχέεται με τους "λογαριασμούς αναμονής" - είναι κατανοητοί, αφού και οι δύο προσωρινοί λογαριασμοί περιμένουν περισσότερες πληροφορίες πριν συμβεί ένα επόμενο βήμα.
Εκεί που διαφέρουν είναι ότι ένας λογαριασμός αναμονής αφορά μόνο την επίλυση ενός μυστηρίου ή ενός προβλήματος. Ίσως κάποιος πελάτης έχει εξοφλήσει πολλά πράγματα ταυτόχρονα με ένα κατ 'αποκοπή ποσό και υπάρχει ένας αγώνας για να αποκρυπτογραφηθεί πώς καταργείται η πληρωμή. Η πληρωμή εισέρχεται στο λογαριασμό αναμονής μέχρι να επιλυθεί αυτό και γίνεται κατανοητό από πού τα χρήματα ανήκουν.
Ο λογαριασμός εκκαθάρισης, ωστόσο, μοιάζει με ένα γενικό βιβλίο που χρησιμοποιείται ως υπενθύμιση για υπηρεσίες ή αγαθά που εισπράττονται ή πωλούνται και τα οποία δεν έχουν ακόμη χρεωθεί ή άλλες συναλλαγές που δεν μπορούν ακόμα να καταγραφούν λεπτομερώς. Κατά καιρούς χρησιμοποιείται ως ένας τρόπος για την παρακολούθηση ενός τρέχοντος έργου, όπως για παράδειγμα μια ανακαίνιση γραφείων όπου οι λογαριασμοί υποβάλλονται περιοδικά αλλά οι οποίοι χρειάζονται κατ 'αποκοπήν πληρωμή σε γενικό ανάδοχο αργότερα. Μόλις η πληρωμή καταβληθεί και γίνει, μπορεί να καταχωρηθεί στους σωστούς λογαριασμούς και να εκκαθαριστεί από τον λογαριασμό εκκαθάρισης.
Ένα άλλο παράδειγμα είναι μια εταιρεία που εργάζεται στα βιβλία του οικονομικού έτους. Μπορούν να σταθμεύσουν τα έσοδα και τα κόστη που σχετίζονται με αυτό το έργο στον προσωρινό ή στον εκκαθαριστικό λογαριασμό μέχρι να ολοκληρωθεί η αναθεώρηση. Σε εκείνο το σημείο, μπορούν να μεταφέρουν τα εν λόγω έσοδα και έξοδα από τον λογαριασμό εκκαθάρισης στα καθαρά κέρδη τους.
Όταν μια επιχείρηση χρειάζεται έναν λογαριασμό εκκαθάρισης
Ο τόμος γενικά έχει πολλά να κάνει με την ανάγκη λογαριασμών εκκαθάρισης. Πείτε ότι υπάρχει μισθοδοσία για να αντιμετωπίσετε. Ο λογαριασμός εκκαθάρισης μισθοδοσίας πρέπει να είναι λογαριασμός μηδενικού υπολοίπου. Μόλις ολοκληρωθούν οι πληρωμές, πριν εκδοθούν στους υπαλλήλους, τα κεφάλαια μισθοδοσίας μεταφέρονται στον λογαριασμό εκκαθάρισης. Όταν εξαργυρωθούν, ο λογαριασμός επιστρέφει στο μηδέν και όλες οι πληρωμές είναι καταχωρημένες.
Ίσως υπάρχει μια επιχείρηση που κάνει πολλά μετρητά, όπως μια υπηρεσία junking που συλλέγει από τους ανθρώπους όλη την ημέρα και λαμβάνει μετρητά σε κάθε στάση ή δύο. Αυτός ο κάτοχος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει έναν λογαριασμό εκκαθάρισης για την ταχεία εγγραφή συναλλαγών και μετρητών μέχρι να μπορέσει να καταγράψει και να διαθέσει σωστά τα κεφάλαια στους σωστούς λογαριασμούς τους κατά το τέλος της ημέρας ή στο τέλος της εβδομάδας.
Όταν υπάρχει μια σταθερή ροή εισοδήματος που εισέρχεται ή εξέρχεται, ένας λογαριασμός εκκαθάρισης μπορεί να είναι χρήσιμος στην παρακολούθηση του τι είναι σε μεταβατικό στάδιο ή θα πρέπει να ληφθεί υπόψη στις επόμενες εβδομάδες.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ολόκληρο το σημείο χρήσης των λογαριασμών εκκαθάρισης είναι να γίνει απλούστερη η ζωή κατά τη διάρκεια της μεταβατικής φάσης με χρήματα. Αν κάποιος χρησιμοποιεί ένα μόνο λογαριασμό εκκαθάρισης για κάθε είδους συναλλαγές, αποτυγχάνει ο σκοπός.
Μια εταιρεία πρέπει να έχει έναν λογαριασμό εκκαθάρισης μισθοδοσίας και έναν άλλο για τη διαχείριση των εξόδων και ούτω καθεξής. Με αυτόν τον τρόπο, τα χρήματα διατηρούνται στις κατάλληλες κατηγορίες για ευκολότερη επίλυση προβλημάτων και παρακολούθηση, όπως απαιτείται. Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των λογαριασμών εκκαθάρισης που μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει στις λογιστικές πρακτικές, δεδομένου ότι πρόκειται για λογαριασμούς μηδενικού ισολογισμού που δεν προορίζονται να εμφανίζονται στα τελικά λογιστικά βιβλία. Είναι όλα σχετικά με το τι έχει νόημα για την καταγραφή συναλλαγών και την ισορροπία των βιβλίων.
Πώς να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό εκκαθάρισης
Η δημιουργία ενός λογαριασμού εκκαθάρισης εξαρτάται από το πού το κάνετε. Say Quickbooks είναι το λογισμικό της επιλογής σας. Ανοίξτε τις "λίστες" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Λογαριασμός λογαριασμού" και κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε εδώ και, στη συνέχεια, επιλέξτε "new." Θα πρέπει να υπάρχει ένα παράθυρο "Προσθήκη νέου λογαριασμού". Το Quickbook σημειώνει ότι υπάρχουν διάφοροι τύποι λογαριασμών για επιλογή, αλλά το "bank" είναι το καλύτερο για έναν λογαριασμό εκκαθάρισης λόγω της ευελιξίας που προσφέρει.
Η "Τράπεζα" σάς επιτρέπει να πληρώνετε στο λογαριασμό χρησιμοποιώντας "πληρωμές λήψης" ή "πραγματοποίηση καταθέσεων". Κατά την πληρωμή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "επιταγές εγγραφής" ή "λογαριασμούς πληρωμής". καθώς και μια κατάσταση ταμειακών ροών, η οποία παρουσιάζει ως υπόλοιπα και μεταβολές των υπολοίπων.
Στη συνέχεια, υπάρχει η πρακτικότητα επειδή η κατανομή των δαπανών στα γενικά έξοδα ή στην κατηγορία με τη χρήση μηδενικών ελέγχων σημαίνει ότι χρειάζεστε λογαριασμό "τράπεζας" για τον λογαριασμό εκκαθάρισης.
Αλλά, πίσω στη δημιουργία του λογαριασμού εκκαθάρισης: Μόλις επιλέξετε την "τράπεζα", πατήστε "συνέχεια" και τώρα εισάγετε έναν τίτλο στο πεδίο όνομα λογαριασμού - εκκαθάριση, ανταλλαγή, πλύση, προσωρινή είναι όλα καλά ονόματα για αυτόν τον λογαριασμό και ίσως για ποιο τμήμα. Όπως "λογαριασμός εκκαθάρισης πληρωτέων".
Μην εισάγετε ισορροπία ανοίγματος τώρα. Απλά σώστε το και κλείστε.
Αλλά περιμένετε, υπάρχουν περισσότερα
Κάθε λογισμικό λογιστικής προσφέρει διαφορετικές επιλογές και στοιχεία ελέγχου λογαριασμού. Η υποστήριξη προϊόντων τους θα περιλαμβάνει τα βήματα για την εγκατάσταση λογαριασμών εκκαθάρισης για αυτό το σύστημα. Εάν η επιχείρησή σας είναι μια μικρή επιχείρηση και χρησιμοποιείτε εξωτερικές υπηρεσίες για λογιστική του τέλους του έτους, είναι συνετό να συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για να δείτε τι προτείνει ως τον καλύτερο τρόπο για να προετοιμάσετε τους λογαριασμούς εκκαθάρισης για τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μπορεί να αναφέρει ποιες κατηγορίες λογαριασμών εκκαθάρισης θα ωφελήσουν τις δραστηριότητές σας.
Είτε χρησιμοποιείτε Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbook ή οποιοδήποτε άλλο λογιστικό σύστημα, οι σελίδες υποστήριξής τους θα σας εξηγήσουν τον τρόπο εκκίνησης των λογαριασμών εκκαθάρισης, επειδή είναι τόσο θεμελιώδεις για τις περισσότερες πρακτικές λογιστικής των επιχειρήσεων. Ορισμένα λογισμικά λογισμικού που βασίζονται σε σύννεφο και ακόμη και τα Quickbooks διαθέτουν πρόσθετα τρίτων κατασκευαστών που παρέχουν λύσεις λογαριασμού εκκαθάρισης προσαρμοσμένες στις ανάγκες σας, οι οποίες ίσως αξίζουν να ερευνήσουν.
Διατηρώντας Λογαριασμό με τους Λογαριασμούς Εκκαθάρισης
Οι λογαριασμοί εκκαθάρισης είναι καταπληκτικοί για τη διαχείριση της ροής χρημάτων και την παραμονή πάνω στα πρότυπα της κυκλοφορίας μετρητών. Αλλά όλα αυτά μπορεί να πάει στραβά αν δεν υπάρχει κανείς υπεύθυνος για τη διατήρηση του λογαριασμού εκκαθάρισης τρέχουσα.
Ένας λογαριασμός εκκαθάρισης θα πρέπει να αναθεωρείται κάθε μήνα. Η συμφιλίωση είναι ένας κρίσιμος ρόλος στην επιτυχή εκκαθάριση του λογαριασμού. Χωρίς συμφιλίωση, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης δεν είναι καθόλου σαφείς.
Ένας μήνας είναι αρκετός χρόνος για να ορίσετε έναν λογαριασμό λειτουργίας για κάθε συναλλαγή που περιλαμβάνεται στον λογαριασμό εκκαθάρισης. Αυτός είναι ο επαρκής χρόνος για τη μεταφορά των σωστών κεφαλαίων στους εν λόγω λογαριασμούς για αυτές τις καταχωρήσεις.
Οτιδήποτε απομείνει στον λογαριασμό εκκαθάρισης μετά από αυτή τη διάρκεια είναι μια συναλλαγή που πρέπει να κυνηγήσει κάτω. Για παράδειγμα, γιατί ο έλεγχος δεν εισπράττεται από έναν πωλητή; Ήταν ακόμη ληφθεί; Αν όχι, θα μπορούσε να πιει με την ικανότητα της εταιρείας να λαμβάνει αποθέματα ή να αποκτήσει τις απαραίτητες υπηρεσίες εγκαίρως.
Η εξασφάλιση ότι οι επιταγές εισπράττονται, όχι μόνο η παραλαβή των καταθέσεων, αποτελεί μέρος μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Μετά από όλα, όταν οι πάροχοι υπηρεσιών διαπιστώνουν ότι είστε υπεύθυνοι για τα χρήματα που πηγαίνουν και πηγαίνουν, δημιουργεί καλύτερες εργασιακές σχέσεις για μεγάλο χρονικό διάστημα, επειδή γνωρίζουν ότι δίνετε προσοχή στην αποπληρωμή τους για τις υπηρεσίες τους.
Πώς να γράψετε λογαριασμούς εκκαθάρισης σε έναν ισολογισμό
Η μισθοδοσία είναι μια δημοφιλής χρήση για έναν λογαριασμό εκκαθάρισης και είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα για τον τρόπο λειτουργίας ενός λογαριασμού εκκαθάρισης.
Όπως και κάθε λογαριασμός εκκαθάρισης, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης μισθοδοσίας είναι ένας λογαριασμός μηδενικού υπολοίπου. Λόγω του ετήσιου χαρακτήρα της μισθοδοσίας και του τρόπου με τον οποίο τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν τόσο συχνά στην παρακράτηση φόρων και άλλες εκπτώσεις, είναι πολύ ωραίο να χρησιμοποιήσετε έναν λογαριασμό εκκαθάρισης για να συμβιβάζεστε αυτά τα πράγματα. Και όταν πρέπει να γίνουν σφάλματα ή να γίνουν προσαρμογές, μπορεί να είναι μια πιο απλή διαδικασία επίλυσης όταν βρίσκεται σε λογαριασμό εκκαθάρισης σε εξέλιξη, σε σχέση με ένα στοιχείο γραμμής σε A / P ή A / R. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι λογιστές αγαπούν τη χρήση λογαριασμών εκκαθάρισης - βοηθά στην αποφυγή βρώμικων καταχωρίσεων αλλού.
- Μισθοί $ 22.476
- Αποζημίωση εργαζομένων $ 1.348,56
- Φόροι εργοδότη $ 4,719.96
- Αμοιβές μισθοδοσίας $ 77
- Εκκαθάριση υπολοίπου λογαριασμού $ 28.621,52
Όλα αυτά τα ποσά εμφανίζονται ως χρέωση στην αριστερή πλευρά του βιβλίου λογιστικής. Το υπόλοιπο του λογαριασμού εκκαθάρισης είναι το σύνολο των μισθών, των εργαζομένων, των εργοδοτικών φόρων και των αμοιβών μισθοδοσίας - όλα τα χρήματα που συμμετέχουν στη διανομή μισθών.
Στη δεξιά πλευρά του ημερολογίου, μια πίστωση εμφανίζεται ως $ 28.621,52, το ίδιο με το συνολικό ποσό των χρημάτων που σχετίζονται με τα μισθώματα του λογαριασμού εκκαθάρισης.
Μόλις εξαργυρωθούν τα κέρδη, το ποσό θα πρέπει να φθάσει τα $ 22.476 και αυτό μπορεί να συμβιβαστεί με το μηδέν. Όταν η πληρωμή του εργαζόμενου μεταβιβάζεται στην κυβέρνηση, αυτό γίνεται μηδενικό. Ομοίως για υποβολές φόρων και πληρωμή των υπηρεσιών μισθοδοσίας.
Έτσι, καθώς κάθε στοιχείο γραμμής εξαργυρώνεται ή καταβάλλεται καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα ή στο τέλος του μήνα, είναι συμφιλιωμένο και μετά από όλα αυτά τα πράγματα πρέπει να επαναφέρονται στο μηδενικό υπόλοιπο. Εκεί προέρχεται ο όρος "μηδενισμός" - αυτό είναι το αποτέλεσμα, καθώς τα στοιχεία του λογαριασμού εκκαθάρισης συμβιβάζονται.
Πώς να Σημειώσεις Λογαριασμοί Εκκαθάρισης σε QuickBooks
Η ομάδα Intuit πίσω από το Quickbooks έχει κάνει με τη χρήση λογαριασμών εκκαθάρισης μια αρκετά απλή διαδικασία.
Καταρχήν, δημιουργήστε μια καταχώρηση ημερολογίου και, στη συνέχεια, προσθέστε το λογαριασμό A / R ή A / P από την οποία κινούνται χρήματα. Τώρα προσθέστε τον λογαριασμό εκκαθάρισης. Αποθηκεύστε αυτήν την καταχώρηση στο ημερολόγιο.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια δεύτερη καταχώριση εισόδου και προσθέστε τον λογαριασμό εκκαθάρισης σε αυτήν την καταχώρηση. Στη συνέχεια, προσθέστε το λογαριασμό A / P ή A / R στην οποία θα μεταφέρετε χρήματα.
Τέλος, στις "Πληρωμές λογαριασμών" ή "Λήψη πληρωμών", συνδέστε αυτές τις δύο εγγραφές μαζί.
Όταν δεν ισορροπούν οι μηδενικές ισορροπίες
Είτε πρόκειται για μισθοδοσία, πληρωτέους λογαριασμούς, συναλλαγές σε μετρητά που χρειάζονται μεταγενέστερη ανάλυση ή απαιτήσεις, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης σχεδόν πάντα πρέπει να επιστρέψουν στο μηδέν μετά την είσοδο και έξοδο των συναλλαγών. Όταν η εκκαθάριση των λογαριασμών δεν συμβιβάζεται με το μηδέν, προκαλεί προβλήματα που κυμαίνονται στο γενικό μητρώο.
Η συμφιλίωση είναι η ίδια όπως και με άλλους λογαριασμούς. Εάν οι πληρωμές έρχονται σε ότι δεν ταιριάζουν με το δολάριο για το δολάριο, είναι σημαντικό να ρωτήσετε γιατί. Εάν οι πληρωμές εξαντληθούν για λανθασμένα ποσά, αυτό πρέπει να επιλυθεί. Εάν οι επιταγές δεν εισπράττονται, ήρθε η ώρα να τους εξαργυρώσετε. Όλα αυτά συμβάλλουν στη συμφιλίωση του λογαριασμού εκκαθάρισης. Όταν τα σωστά σύνολα είναι μηδενικά, τότε ο λογαριασμός εκκαθάρισης θα υποχωρήσει σε μηδενικό ισοζύγιο και η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να ξεκινήσει εκ νέου.
Τελικές εκτιμήσεις
Όταν συμμετέχουν μικρές εταιρείες, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης μπορούν να έχουν μειονεκτήματα. Εάν δεν υπάρχουν αρκετές συναλλαγές για να δικαιολογηθεί η προσθήκη αυτού του επιπέδου διαφάνειας και πλεονασμού, τότε μπορεί να είναι επιπλέον εργασία που είναι περιττή. Οι μη επιλυθείσες καταχωρίσεις που είναι κλειστές από τις πένες και τα δολάρια μπορούν να δημιουργήσουν περισσότερη ταλαιπωρία από ό, τι αξίζουν, αλλά η διαμονή τους πάνω σε αυτό σε εβδομαδιαία βάση και σε μηνιαία βάση μπορεί να τους κρατήσει στο ελάχιστο.
Επίσης, είναι πιθανό ότι μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο και στην κατώτατη γραμμή για τις μικρές επιχειρήσεις. Μπορεί να είναι ότι η μεταφορά κεφαλαίων σε έναν λογαριασμό εκκαθάρισης μπορεί να σημαίνει απώλεια εσόδων από τόκους για εταιρικές αποταμιεύσεις, η οποία δεν είναι πιθανό να είναι ένα μεγάλο ποσό, αλλά δεν μετράει κάθε δεκάρα στην υγεία μικρών επιχειρήσεων;
Τελικά, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης μπορούν να αποτελέσουν ένα τεράστιο εργαλείο για πολλές εταιρείες. Το αν η εκκαθάριση των λογαριασμών είναι επωφελής για την επιχείρησή σας μειώνεται στον όγκο των συναλλαγών και σε πόσες χέρια συμμετέχουν στον εταιρικό λογιστικό έλεγχο. Εάν έχετε επιδιώξει μεγαλύτερη διαφάνεια και καθαρότερα βιβλία λογιστικής, οι λογαριασμοί εκκαθάρισης θα μπορούσαν να είναι η λύση που ακολουθείτε.
