Οι λογαριασμοί εκκαθάρισης μισθοδοσίας αποτελούν έναν ωφέλιμο τρόπο για τις εταιρείες να διαχειρίζονται τη διαδικασία μισθοδοσίας τους. Μεγάλες εταιρείες μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία ελέγχου μισθοδοσίας χρησιμοποιώντας PCA και άμεση κατάθεση, επιτρέποντας έτσι λιγότερο χρόνο για τον καθαρισμό των τραπεζικών λογαριασμών. Οι PCA προστατεύουν επίσης την ακεραιότητα του κύριου τραπεζικού λογαριασμού μιας εταιρείας.
Ορισμός
Ο λογαριασμός εκκαθάρισης μισθοδοσίας είναι ένας τραπεζικός λογαριασμός μηδενικού ισοζυγίου που χρησιμοποιείται από εταιρείες για να καθαρίσει τους ελέγχους μισθοδοσίας των εργαζομένων. Μια PCA είναι δημοφιλής σε μεγάλες εταιρείες που έχουν αρκετές χιλιάδες επιταγές των εργαζομένων που εισπράττουν κάθε περίοδο πληρωμής. Η PCA διατηρεί τα χρήματά της ξεχωριστά από τον τακτικό τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας και βοηθά στην προστασία της επιχείρησης από το γεγονός ότι ο ημερήσιος λειτουργικός λογαριασμός της διακυβεύεται από τρίτους. Βοηθά επίσης στη διατήρηση της ακεραιότητας με το σύστημα άμεσων καταθέσεων που είναι συμβατό με τις περισσότερες εταιρείες.
Διαδικασία μισθοδοσίας
Μόλις τα ποσά μισθοδοσίας εγκριθούν σε χαρτί, γίνεται μεταφορά από τον τραπεζικό λογαριασμό της κύριας εταιρείας στην PCA. Αυτή η συναλλαγή συνήθως συμβαίνει λίγες μέρες έως μία εβδομάδα πριν από την επερχόμενη ημερομηνία πληρωμής. Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί άμεση κατάθεση, θα πραγματοποιούνται μεταφορές από την PCA στους τραπεζικούς λογαριασμούς των εργαζομένων σε συγκεκριμένο χρόνο κατά την ημερομηνία πληρωμής. Εάν η εταιρεία εκδίδει χαρτονομίσματα, τα ποσά αυτά θα διαγραφούν έναντι του υπολοίπου PCA μέχρι να φθάσει στο μηδέν και όλες οι επιταγές θα έχουν εισπραχθεί.
Ανασκόπηση λογαριασμού
Τις περισσότερες φορές η διαδικασία μισθοδοσίας PCA λειτουργεί σε μια απρόσκοπτη σειρά για την εκκαθάριση των ελέγχων μισθοδοσίας. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις θα οδηγήσουν σε ανασκόπηση λογαριασμού της ΣΕΣΣ και εκκρεμείς έλεγχοι μισθοδοσίας. Οι εργοδότες άμεσης κατάθεσης θα λαμβάνουν αναφορά εξαίρεσης από την τράπεζά τους σχετικά με το ποια μισθολόγια δεν κατατέθηκαν ως αποτέλεσμα σφάλματος. Για τους ελέγχους χαρτιού, είναι κάπως πιο δύσκολο για τους εργοδότες να μάθουν ποιοι υπάλληλοι δεν εξοφλούσαν τις επιταγές τους. Η εκτύπωση μιας online τραπεζικής δήλωσης και η συμφιλίωση του λογαριασμού είναι η καλύτερη επιλογή για αυτό το σενάριο.
Πλεονεκτήματα
Η εκκαθάριση μισθοδοσίας PCA μπορεί να έχει κάποια ισχυρά πλεονεκτήματα για τις επιχειρήσεις. Το πιο σημαντικό είναι ότι εμποδίζει την ανεπιθύμητη πρόσβαση στον τραπεζικό λογαριασμό της κύριας εταιρείας. Εάν ο PCA έχει διαταραχθεί, μπορεί να κλείσει και να εγκατασταθεί ένας άλλος με διαφορετικό αριθμό λογαριασμού. Ένα άλλο καλό πλεονέκτημα είναι ότι βοηθά στη διαδικασία άμεσης κατάθεσης μεγάλων εταιρειών. Οι δηλώσεις τραπεζών και οι εκθέσεις μπορούν να δημιουργηθούν από την PCA χωρίς πολλές περιττές συναλλαγές από τις καθημερινές λειτουργίες που περιλαμβάνονται.
Μειονεκτήματα
Η εκκαθάριση μισθοδοσίας PCA μπορεί να είναι ακατάλληλη για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που έχουν λιγότερους υπαλλήλους. Αν η εταιρεία εκδίδει μισθοδοσία χρησιμοποιώντας ζωντανές επιταγές, η παρακολούθηση οποιουδήποτε υπολοίπου στο PCA μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ορισμένες εταιρείες διατηρούν μόνο το υπόλοιπο μισθών στον PCA για λίγες μέρες. οι εργαζόμενοι που προσπαθούν να κάνουν ταμειακές επιταγές μετά την ημερομηνία αυτή δεν θα μπορούν να το κάνουν. Αυτό δημιουργεί περισσότερη δουλειά για τη λογιστική υπηρεσία με την επανέκδοση ελέγχων για προηγούμενες περιόδους μισθοδοσίας.
