Ο διαχειριστής επιχορήγησης είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη των προτάσεων επιδοτήσεων, την παρακολούθηση των κονδυλίων των επιχορηγήσεων και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης όλων των δραστηριοτήτων χορήγησης με τη σύμβαση. Ο διαχειριστής πρέπει να είναι εξοικειωμένος με όλες τις προθεσμίες και τα μετρήσιμα αποτελέσματα και να παράγει αλληλογραφία, να δημιουργεί εκθέσεις και να τηρεί αρχεία για να αποδείξει ότι πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις της επιχορήγησης. Η συλλογή δεδομένων, η εισαγωγή δεδομένων και η ανάλυση αποτελούν μέρος της διαδικασίας. Η διαχείριση των επιχορηγήσεων είναι μια επαγγελματική δραστηριότητα που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια και την τεχνική εμπειρογνωμοσύνη.
Οργανώνω
Συλλέξτε και οργανώστε την πρόταση επιδότησης, όλα τα παράπλευρα υλικά και την επακόλουθη αλληλογραφία που σχετίζεται με το βραβείο. Χρησιμοποιήστε τις ενότητες επιχορήγησης ως σημείο εκκίνησης για την οργάνωση, με ένα αρχείο για κάθε μετρήσιμο αποτέλεσμα, για παράδειγμα. Αρχειοθετήστε όλα τα δεδομένα που συλλέγονται στο πλαίσιο του αποτελέσματος στο οποίο αναφέρεται, οπότε οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες όταν είναι ώρα να κάνετε μηνιαίες εκθέσεις ή αναφορές στο τέλος του έτους. Υπάρχει πολλή γραφειοκρατία που εμπλέκεται στην ορθή διαχείριση μιας επιχορήγησης και αυτό πρέπει να οργανωθεί προσεκτικά.
Προσδιορίστε και υποβάλετε τα απαιτούμενα έντυπα με τον τρόπο και το χρονικό πλαίσιο που καθορίζεται από τη σύμβαση. Η δημιουργία μιας λίστας ελέγχου και μιας χρονικής γραμμής από την αρχή της διαδικασίας θα βοηθήσει στην εξασφάλιση της συμμόρφωσης.
Καθορίστε και εφαρμόστε συστήματα συλλογής δεδομένων που είναι απαραίτητα για την ικανοποίηση των όρων της επιχορήγησης. Κάθε μετρήσιμο αποτέλεσμα που καθορίζεται στην επιχορήγηση πρέπει να αποδεικνύεται με τεκμηρίωση. Για παράδειγμα, εάν υποσχεθήκατε να εγγραφείτε σε 50 φοιτητές, πρέπει να έχετε γραπτώς τις φόρμες εγγραφής και τα φύλλα εγγραφής.
Παρακολουθήστε τους προϋπολογισμούς: Παρακολουθήστε τις δαπάνες για να διασφαλίσετε ότι οι αγορές και οι δαπάνες γίνονται σύμφωνα με τα κονδύλια του προϋπολογισμού και εκδίδουν εκθέσεις περιοδικά σχετικά με τις δαπάνες έτσι ώστε το προσωπικό να γνωρίζει πού βρίσκονται σε σχέση με τις αγορές και τους περιορισμούς του προϋπολογισμού.
Αποκτήστε έγκριση για τροποποιήσεις επιχορήγησης, όπως επιτρέπονται από τους όρους της σύμβασης, καθώς η περίοδος επιχορήγησης εξελίσσεται και γίνεται εμφανής η ανάγκη αλλαγών. Οποιεσδήποτε αλλαγές στους όρους επιχορήγησης πρέπει να εγκριθούν από τον γενικό διευθυντή του οργανισμού.
Παρακολουθήστε την πρόοδο προς τους στόχους και τα υποσχόμενα αποτελέσματα και προτείνετε αλλαγές εάν δεν πληρούνται. Εάν δεν πληρούνται οι στόχοι παρακολούθησης, για παράδειγμα, το μέλος του προσωπικού που είναι αρμόδιο για την πρόσληψη πρέπει να ειδοποιηθεί για να λάβει διορθωτικά μέτρα.
Συμβουλές
-
Γράψτε το μισθό του διαχειριστή στην επιχορήγηση ως στοιχείο γραμμής στον προϋπολογισμό. Εάν ο διαχειριστής χειρίζεται περισσότερες από μία επιχορηγήσεις, γράψτε τους ως ποσοστό του χρόνου που θα χρειαστεί για τη διαχείριση κάθε επιχορήγησης.
Προειδοποίηση
Μην κάνετε το λάθος να περιμένετε το υπάρχον προσωπικό να βρει χρόνο για να διαχειριστεί μια αρκετά μεγάλη επιχορήγηση. Τα βραβεία των 100.000 δολαρίων και περισσότερων απαιτούν πολύ χρόνο και τεχνογνωσία για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση και η συμμόρφωση είναι απαραίτητη εάν ελπίζετε να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση στο μέλλον.
