Ένας διευθυντής έργου συνεδριάζει τακτικά με μέλη της εσωτερικής ομάδας έργου για να συζητήσει τα τρέχοντα έργα του. Επιπρόσθετα, ένας διευθυντής έργου μπορεί να διευκολύνει συναντήσεις με τους ενδιαφερόμενους του έργου, την εκτελεστική διεύθυνση και τους πελάτες για να ξεκινήσει ένα έργο και μπορεί να διεξάγει συνεχείς συναντήσεις για να παρέχει ενημερώσεις σχετικά με τα σχέδιά του και να απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα και τους προϋπολογισμούς. Η προετοιμασία για κάθε συνάντηση έργου είναι το κλειδί για την αξιοποίηση του χρόνου σας και του χρόνου των συμμετεχόντων στη συνάντηση.
Προσκαλέστε τα κατάλληλα άτομα στη συνάντηση του έργου. Καθορίστε τους στόχους που πρέπει να πετύχετε στη σύσκεψη βάσει των προσκεκλημένων. Εάν συναντηθείτε με μέλη της ομάδας έργου, μπορείτε να ορίσετε στόχους για την απόκτηση ενημερώσεων κατάστασης, την επίλυση εσωτερικών ζητημάτων και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των μελών της ομάδας σχετικά με το έργο. Εάν συναντήσετε με τους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου, τα στελέχη και τους πελάτες, ο στόχος σας είναι να παρέχετε γενικές ενημερώσεις ορόσημων και να απαντήσετε σε ερωτήσεις.
Ζητήστε από τους προσκεκλημένους θέματα ημερήσιας διάταξης αρκετές ημέρες πριν από τη συνάντηση. Αντί να αποφύγετε μια έκπληξη καμπύλη μπάλα στη συνεδρίαση, ζητήστε ερωτήσεις και θέματα συζήτησης από εκείνους που συνδέονται με το έργο. Αυτό θα σας δώσει χρόνο για να προετοιμάσετε και να προσκαλέσετε άλλους που μπορούν να σας υποστηρίξουν στη συνάντηση. Προβλέψτε τι προσκλητήρια θα θέλουν να ακούσουν και να συζητήσουν σχετικά με το έργο. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι οι πελάτες επιθυμούν να συζητήσουν το υλικό μάρκετινγκ, λάβετε ενημερώσεις από το τμήμα επικοινωνίας σας και προσκαλέστε έναν εκπρόσωπο στη συνεδρίαση.
Δημιουργήστε μια επίσημη ημερήσια διάταξη συνεδρίασης του έργου. Καταχωρίστε τα στοιχεία της συνάντησης, όπως όνομα συνάντησης, ημερομηνία, ώρα, θέση και αριθμό κλήσης συνδιάσκεψης στην κορυφή της σελίδας. Κατάλογος θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, όπως η κατάσταση των ορόσημων του έργου. κατάσταση λειτουργικών επιχειρηματικών τομέων όπως η πληροφορική, η εμπορία, τα νομικά και άλλα σχετικά τμήματα · προϋπολογισμό του έργου · επόμενα βήματα; και τα θέματα που σας προτείνουν άλλοι.
Στείλτε σε όλους τους προσκεκλημένους μια ηλεκτρονική πρόσκληση και ημερήσια διάταξη. Συμπεριλάβετε ένα σχέδιο έργου ή μια αναφορά κατάστασης που συνοδεύει τη συζήτησή σας σχετικά με την κατάσταση και το χρονοδιάγραμμα. Στείλτε την πρόσκληση το συντομότερο δυνατόν και ακολουθήστε την ημερήσια διάταξη και τα συνημμένα τουλάχιστον μία έως δύο ημέρες πριν από τη συνάντηση. Αυτό θα επιτρέψει στους προσκεκλημένους σας να αναθεωρήσουν τα έγγραφα και να προετοιμαστούν εκ των προτέρων.
Ελέγξτε την εφοδιαστική συνάντησης, όπως οι κρατήσεις δωματίων συνεδρίων και η εγκατάσταση δωματίων αρκετές ημέρες πριν από τη συνάντησή σας. Δοκιμάστε τον αριθμό τηλεφώνου συνδιάσκεψης και τις συνδέσεις συναντήσεων ιστού, κατά περίπτωση, για να βεβαιωθείτε ότι εργάζονται και ότι είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση. Δεδομένου ότι οι συμμετέχοντες είναι πιθανό να εργάζονται σε πολλαπλές εργασίες, δεν θέλετε να σπαταλήσετε κανέναν χρόνο με ελαττωματικούς αριθμούς τηλεφώνου και συνδέσμους ιστού.
