Το επιχειρηματικό φωνητικό ταχυδρομείο διαφέρει από το οικείο ή κυψελοειδές φωνητικό ταχυδρομείο, επειδή πρέπει να αναμεταδίδει περισσότερες πληροφορίες και έχει επαγγελματικό και όχι οικείο τόνο. Τα τμήματα επιχειρηματικού τηλεφωνητή περιλαμβάνουν τον χαιρετισμό (ο οποίος δηλώνει το όνομά σας και το όνομα της εταιρείας σας), το σώμα (το οποίο επιτρέπει στους ανθρώπους να γνωρίζουν τι να περιμένουν από τα επιστρεφόμενα μηνύματα), και την απογοήτευση (που συνήθως είναι απλή "ευχαριστώ").
Χαιρετισμός
"Σας ευχαριστούμε για την κλήση όνομα εταιρείας. Έχετε φτάσει στο γραφείο του το όνομά σας. Αυτή τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου και δεν μπορώ να πάρω την κλήση σας. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και ένα λεπτομερές μήνυμα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Ευχαριστώ."
Αντί να λέτε "το συντομότερο δυνατόν" για την επιστροφή μηνυμάτων, μπορεί να θέλετε να δηλώσετε πόσο σύντομα θα επιστρέψετε το μήνυμα, όπως δύο εργάσιμες ημέρες.
Απασχολημένος
Σημείωση: αν και οι απασχολημένοι χαιρετισμοί μπορεί να είναι χρήσιμοι, μπορούν μερικές φορές να αποδειχθούν ενοχλητικοί, καθώς ένα άτομο που αφήνει ένα μήνυμα μπορεί να αναμένει ότι μια κλήση θα επιστραφεί νωρίτερα.
"Σας ευχαριστούμε για την κλήση όνομα εταιρείας. Έχετε φτάσει στο γραφείο του το όνομά σας. Είμαι σήμερα σε άλλη κλήση. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και ένα λεπτομερές μήνυμα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Ευχαριστώ."
Λεπτομερής
Οι λεπτομερείς χαιρετισμοί είναι χρήσιμοι επειδή φαίνεται να είναι πιο επαγγελματικοί. Ωστόσο, οι λεπτομερείς χαιρετισμοί είναι συχνά πιο κουραστικό για να συμβαδίσει.
"Σας ευχαριστούμε για την κλήση όνομα εταιρείας. Σήμερα είναι ποια ημέρα της εβδομάδας και έχετε φτάσει στο γραφείο του το όνομά σας. Θα βγω από το γραφείο μέχρι την ημερομηνία σε ώρα. Αν χρειάζεστε βοήθεια πριν, επικοινωνήστε με το όνομα του ατόμου στο αριθμό τηλεφώνου. Ευχαριστώ."
