Οι εταιρείες ξοδεύουν πολλά χρήματα σε πολλά πράγματα, αλλά κάθε δαπάνη συνήθως εμπίπτει σε μία από τις δύο κατηγορίες: τις λειτουργικές δαπάνες και τις κεφαλαιουχικές δαπάνες. Η διαφορά μειώνεται στα καθημερινά έξοδα έναντι των μακροπρόθεσμων επενδύσεων. Επειδή οι δαπάνες αυτές αντιμετωπίζονται διαφορετικά στη λογιστική και στον φορολογικό κώδικα, οι περισσότερες εταιρείες διατηρούν ξεχωριστό προϋπολογισμό κεφαλαίου και λειτουργικούς προϋπολογισμούς.
Είδη δαπανών
Μια κεφαλαιουχική δαπάνη είναι τα χρήματα που δαπανώνται για την απόκτηση ενός περιουσιακού στοιχείου που προσθέτει αξία στην εταιρεία. Με άλλα λόγια, τα κεφαλαιουχικά έξοδα είναι επενδύσεις. Όταν μια επιχείρηση αγοράζει ένα κτίριο, για παράδειγμα, ή ένα κομμάτι του εξοπλισμού, αυτό είναι μια κεφαλαιουχική δαπάνη. Μια επιχειρησιακή δαπάνη, από την άλλη πλευρά, είναι τα χρήματα που δαπανώνται για την εκτέλεση της επιχείρησης καθημερινά. Οι μισθοί των εργαζομένων, για παράδειγμα, είναι λειτουργικά έξοδα. Στο πλαίσιο του επιχειρηματικού κόσμου, αυτές οι έννοιες συχνά συντομεύονται ως CapEx για κεφαλαιουχικές δαπάνες και OpEx για λειτουργικές δαπάνες.
Παράδειγμα
Πείτε ότι μια εταιρεία χρειάζεται μια συσκευή αντιγραφής. Το κόστος του ίδιου του μηχανήματος είναι δαπάνη κεφαλαίου. Μόλις αγοραστεί, το φωτοαντιγραφικό λογισμικό πηγαίνει στον ισολογισμό της εταιρείας ως περιουσιακό στοιχείο, πράγμα που σημαίνει ότι όταν έρθει η ώρα να προσθέσουμε τη συνολική αξία της εταιρείας, αυτή η τιμή αυξάνεται ανεξάρτητα από το μέγεθος του φωτοαντιγραφικού. Το κόστος της ηλεκτρικής ενέργειας για τη λειτουργία του φωτοαντιγραφικού και του χαρτιού και του γραφίτη που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή αντιγράφων είναι λειτουργικά έξοδα. Στον ισολογισμό, τα λειτουργικά έξοδα είναι κυρίως υποχρεώσεις, καθώς η συνολική αξία της εταιρείας μειώνεται κατά το ποσό που οφείλεται στα λειτουργικά έξοδα.
Κάνοντας μια επιλογή
Ορισμένα έξοδα μπορεί να είναι είτε κεφάλαια είτε λειτουργικά, ανάλογα με το πώς μια εταιρεία θέλει να τα χειριστεί. Ο Bernard Golden του "CIO", ενός περιοδικού για στελέχη επιχειρήσεων που εποπτεύουν την τεχνολογία των πληροφοριών, χρησιμοποιεί το παράδειγμα ενός κέντρου αποθήκευσης δεδομένων. Μια εταιρεία θα μπορούσε να αγοράσει μια ομάδα εξυπηρετητών ηλεκτρονικών υπολογιστών για να χειριστεί τα δεδομένα της και στη συνέχεια να βάλει ένα κτίριο για να τους φιλοξενήσει. Στην περίπτωση αυτή, το κέντρο δεδομένων θα αποτελούσε δαπάνη κεφαλαίου και το κόστος λειτουργίας του θα ήταν λειτουργικό. Ή μπορεί να νοικιάσει χώρο σε διακομιστές που διατηρούνται από μια ξεχωριστή εταιρεία. Στην περίπτωση αυτή, το κέντρο δεδομένων θα ήταν εξ ολοκλήρου επιχειρησιακό κόστος.
Φορολογική μεταχείριση
Το φορολογικό σύστημα των ΗΠΑ αντιμετωπίζει διαφορετικά τα κεφάλαια και τα λειτουργικά έξοδα. Τα λειτουργικά έξοδα είναι γενικά εκπεστέα από το φορολογητέο εισόδημα μιας επιχείρησης κατά το έτος καταβολής των εξόδων. Τα κεφαλαιουχικά έξοδα, από την άλλη πλευρά, πρέπει να «κεφαλαιοποιηθούν», πράγμα που σημαίνει ότι μια εταιρεία πρέπει να κατανέμει την αφαίρεση για αρκετά χρόνια. Αυτό αντανακλά τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες συνήθως αντιμετωπίζουν τα κεφαλαιουχικά έξοδα στη δική τους λογιστική - ως κόστος που κατανέμεται κατά τη διάρκεια ζωής του περιουσιακού στοιχείου και δεν λαμβάνεται ταυτόχρονα.
