Η δημιουργία και η εφαρμογή ενός προϋπολογισμού είναι κρίσιμη για κάθε επιχείρηση ή οργανισμό για πολλούς λόγους. Η προετοιμασία ενός προϋπολογισμού κεφαλαίου είναι απαραίτητη για την αύξηση των κερδών και την ελαχιστοποίηση του κόστους. Οι περισσότερες επιχειρήσεις και οργανισμοί σχεδιάζουν συνήθως έναν προϋπολογισμό για μια δωδεκάμηνη περίοδο, η οποία επιτρέπει στη διοίκηση να ρίξει μια ματιά στη μεγαλύτερη εικόνα. Ο προϋπολογισμός κεφαλαίου διαφέρει από τον βραχυπρόθεσμο προϋπολογισμό, καθώς εξετάζει τις μακροπρόθεσμες επενδύσεις, εξετάζοντας την αγορά ή αναβάθμιση των πάγιων περιουσιακών στοιχείων, όπως τα κτίρια, τα μηχανήματα και τον εξοπλισμό.
Προσδιορίστε τους οικονομικούς στόχους, καθορίζοντας σαφώς τους αναπτυξιακούς στόχους του οργανισμού. Συμπεριλάβετε το χρονοδιάγραμμα για την επίτευξη αυτών των στόχων. Προσδιορίστε τις ανάγκες και, στη συνέχεια, καθορίστε πώς η χρηματοδότηση αυτών των αναγκών θα επηρεάσει τον προϋπολογισμό. Πριν από την κατάρτιση ενός τελικού προϋπολογισμού, οι διαχειριστές πρέπει να εξετάσουν ποιες ενέργειες μπορούν να αναληφθούν για τη βελτίωση των επιδόσεων σε ορισμένους τομείς, ιδιαίτερα όταν συμβαίνει το απροσδόκητο.
Ζητήστε υποστήριξη για συγκεκριμένες προτεραιότητες χρηματοδότησης. Λάβετε υπόψη ότι δεν θα υπάρχουν αρκετά χρήματα για να χρηματοδοτήσετε κάθε έργο κεφαλαίου στη λίστα επιθυμιών του οργανισμού σας. Συνεργάζεται με άλλα μέλη της Επιτροπής Οικονομικών για τον καθορισμό κριτηρίων αξιολόγησης για την ανάθεση προτεραιοτήτων. Για παράδειγμα, η ανάγκη μπορεί να μετρηθεί από την τρέχουσα κατάσταση ή τις χρήσεις φυσικών περιουσιακών στοιχείων όπως τα κτίρια και ο εξοπλισμός. Από την άλλη πλευρά, η εξέταση ορισμένων έργων μπορεί να βασίζεται σε παράγοντες υγείας και ασφάλειας ή σε γενικό όφελος για την κοινότητα.
Συγκεντρώστε τα απαραίτητα στοιχεία για να υπολογίσετε τη χρηματοδότηση για τις ανάγκες κεφαλαιακών δαπανών. Αναλύστε τις οικονομικές καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης αποτελεσμάτων, του ισολογισμού και της κατάστασης της ταμειακής ροής, για να έχετε καλύτερη εικόνα για τη μακροπρόθεσμη οικονομική υγεία του οργανισμού. Η χρηματοδότηση μιας κεφαλαιουχικής δαπάνης σημαίνει την καταβολή επιπλέον χρημάτων σε τόκους. Ενώ δεν είναι συνήθως μια σοφή απόφαση για έναν οργανισμό να χρηματοδοτεί το σύνολο του χρέους του, η πληρωμή μετρητών μπορεί να επηρεάσει τις ταμειακές ροές μειώνοντας σημαντικά το λειτουργικό κεφάλαιο.
Εξετάστε τη σκοπιμότητα οποιασδήποτε κεφαλαιουχικής δαπάνης, όπως είναι η νέα κατασκευή, οι σημαντικές ανακαινίσεις ή ο νέος εξοπλισμός, εξετάζοντας πρώτα τον χρόνο που θα χρειαστεί για την ανάκτηση του κόστους οποιωνδήποτε σημαντικών επενδύσεων. Εξετάστε άλλες εναλλακτικές λύσεις και εξετάστε εάν οι δαπάνες του έργου είναι δικαιολογημένες ή αν υπάρχουν τρόποι μείωσης αυτών των δαπανών. Τέλος, καθορίστε εάν η επένδυση σε ένα συγκεκριμένο έργο κεφαλαίου θα αυξήσει την αξία του οργανισμού στο σύνολό του. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί να υπερασπιστείτε τις αποφάσεις του προϋπολογισμού σε άλλους στην οργανωτική ιεραρχία.
Σχεδιάστε έναν προτεινόμενο προϋπολογισμό που κατανέμει πόρους αξιολογώντας τα αποτελέσματα προηγούμενων έργων σε οποιεσδήποτε μακροπρόθεσμες προσπάθειες σχεδιασμού. Δεδομένου ότι τα περισσότερα σχέδια κεφαλαίων χρειάζονται χρόνια για να αναπτυχθούν, οι συγκρίσεις σε ετήσια βάση χρησιμοποιούνται συχνά για την αξιολόγηση της απόδοσης. Η απόφαση για επένδυση σε νέα έργα ή περιουσιακά στοιχεία εξαρτάται όχι μόνο από το μακροπρόθεσμο κόστος χρηματοδότησης του έργου αλλά και από την ταμειακή ροή που αναμένεται να δημιουργήσει ένα έργο κατά τα προσεχή έτη. Ο προϋπολογισμός πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο χρηματοδότησης των μεμονωμένων κεφαλαιουχικών δαπανών. Ένα σταθερό σχέδιο δαπανών πρέπει να δείξει πώς θα διατεθούν χρήματα για οποιεσδήποτε βελτιώσεις, οι οποίες συνιστώνται.
Μέτρηση της προόδου μέσω της επίβλεψης των πράξεων σε τακτική βάση καθ 'όλη τη διάρκεια του οικονομικού έτους. Ο προγραμματισμός των έργων στον τομέα του κεφαλαίου αφορά τόσο τη μέτρηση των αποτελεσμάτων όσο και την αξιολόγηση και την επιλογή έργων κεφαλαίου. Τα έργα πρέπει να ολοκληρωθούν εντός του χρονικού πλαισίου και σύμφωνα με τα βήματα που περιγράφονται στον προϋπολογισμό.
Συμβουλές
-
Κάθε τμήμα ενός οργανισμού πρέπει να καθορίσει τους στόχους και τις μεθόδους αναφοράς της προόδου. Ο κύριος στόχος της ανάπτυξης ενός κεφαλαιακού προϋπολογισμού είναι η καθιέρωση μιας σαφούς σχέσης μεταξύ των επιμέρους στόχων των υπηρεσιών και της γενικής αποστολής του οργανισμού.
Αν και ο προϋπολογισμός του κεφαλαίου επικεντρώνεται στον μακροπρόθεσμο προγραμματισμό, η πρόοδος θα πρέπει να μετράται σε τακτική βάση είτε είναι καθημερινή, εβδομαδιαία είτε μηνιαία.
