Οι σύντομες αναφορές είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας με έναν γενικό διευθυντή, ο οποίος είναι συνήθως πολυάσχολος εκτελεστικός διευθυντής. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναφορά της εξέλιξης ενός έργου, εβδομαδιαίων ή μηνιαίων οικονομικών προβολών ή για εκθέσεις σχετικά με τις παραγωγικές δραστηριότητες. Σε αντίθεση με τις περιεκτικές αναφορές που απαιτούν εκτεταμένη έρευνα και λεπτομέρειες, οι σύντομες αναφορές απαιτούν μόνο τις βασικές αλλά πιο σημαντικές πληροφορίες. Η σύνταξη σύντομης έκθεσης ακολουθεί ένα παρόμοιο στυλ γραπτής αναφοράς, εκτός από το ότι η περίληψη, το ιστορικό, το περιεχόμενο, τα συμπεράσματα ή οι συστάσεις είναι συνοπτικά.
Συγκεντρώστε δεδομένα που σχετίζονται με το έργο για το οποίο αναφέρετε. Κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα δεδομένα, όπως οικονομικές εκθέσεις, εκθέσεις σκοπιμότητας και έρευνες που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Χρησιμοποιήστε σχετικό υλικό αναφοράς, όπως βιβλία ή πληροφορίες από ενημερωμένους τρίτους, όπως εμπειρογνώμονες του κλάδου, ως δεδομένα για την αναφορά σας.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία, το όνομα του γενικού διευθυντή στον οποίο στέλνετε την αναφορά, το όνομά σας, την υπογραφή σας και το θέμα της αναφοράς στην επάνω αριστερή γωνία του χαρτιού.
Συγκεντρώστε συνοπτικά τα περιεχόμενα της έκθεσης επισημαίνοντας το πρόβλημα, τα ευρήματα, την πρόοδο μέχρι στιγμής ή μια πρόταση για την επίλυση του προβλήματος. Αναφέρετε συνοπτικά τι περιμένετε θα είναι τα οφέλη του έργου.
Περιγράψτε το ιστορικό γράφοντας ένα σύντομο ιστορικό του τρέχοντος έργου ή επιχειρηματικού έργου για το οποίο αναφέρετε. Συμπεριλάβετε τα ονόματα των ατόμων που συμμετέχουν στο έργο ή το έργο, όπως τα μέλη της ομάδας έργου, οι εκπαιδευτές ή οι επικεφαλής των τμημάτων. Παρέχετε περαιτέρω εξηγήσεις σχετικά με το έργο ή το έργο.
Γράψτε το σώμα ή το περιεχόμενο της έκθεσης συμπεριλαμβάνοντας τα ευρήματα και τα δεδομένα που συγκεντρώθηκαν στο Βήμα 1. Δώστε μια σύντομη ανάλυση των ευρημάτων και δηλώστε τι σημαίνουν για το συνολικό έργο και την επιχείρηση. Ενσωματώστε γραφήματα, ερωτηματολόγια, έρευνες και αναφορές στην αναφορά για να υποστηρίξετε την ανάλυσή σας.
Δημιουργήστε ένα συμπέρασμα, αναφέροντας συνοπτικά την κατάσταση ενός έργου ή μιας εργασίας. Δώστε συστάσεις μόνο εάν το ζήτησε ο γενικός διευθυντής. Δώστε περίπου δύο σύντομες και σημαντικές συστάσεις που συνοψίζουν όλες τις άλλες συστάσεις που διαφορετικά θα αναφέρατε σε μια μεγαλύτερη έκθεση.
Συμβουλές
-
Αν και σύντομη, η έκθεση δεν πρέπει να αφήνει τον αναγνώστη με αναπάντητες ερωτήσεις. Παρέχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε σαφή και ακριβή γλώσσα.
