Το πρόσωπο που καλωσορίζει τους πελάτες όταν μπαίνουν σε ένα γραφείο παρουσιάζει μια εικόνα της εταιρείας. Ένας αποδιοργανωμένος, αδιάφορος ρεσεψιονίστ παρουσιάζει την εταιρεία ως αντιεπαγγελματική και άγρια. Εν τω μεταξύ, το να χαιρετίζεται θερμά από ένα εξυπηρετικό μέλος του προσωπικού, κάνει έναν πελάτη να αισθάνεται πολύτιμος και μπορεί να την οδηγήσει να καλλιεργήσει μια μακρύτερη σχέση με την εταιρεία. Θυμηθείτε επίσης ότι σε ορισμένους τύπους γραφείων, όπως το γιατρό ή το θεραπευτή και πριν από σημαντικές συναντήσεις όπως συνεντεύξεις, οι επισκέπτες μπορεί να νιώθουν νευρικοί. Ένας φιλικός χαιρετισμός μπορεί να σας βοηθήσει να τα αφήσετε άνετα.
Τοποθετήστε το γραφείο σας για να αντιμετωπίσετε την είσοδο, ώστε να βλέπετε τους πελάτες όταν μπαίνουν. Βεβαιωθείτε ότι το γραφείο φαίνεται καθαρό στην αρχή κάθε ημέρας και να το κρατά οργανωμένο όλη την ημέρα. Παραδώστε τα πακέτα αμέσως ή τα βγάλτε από την όραση. Κρατήστε τα χαρτιά σωστά κατατεθειμένα και το βιβλίο ραντεβού σας προσβάσιμο. Έχετε σε λειτουργία τα κατάλληλα προγράμματα υπολογιστή, ώστε να μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε τις πληροφορίες ενός πελάτη.
Χαμογελάστε και καλωσορίζετε τον πελάτη, μεταφέροντας γνήσια ζεστασιά και ενθουσιασμό. Χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό που σηματοδοτεί ότι τον περιμένατε, αν συμβαίνει αυτό - αλλά μόνο αν ξέρετε ότι αυτός είναι ο πελάτης που περιμένατε. Εάν περιμένετε έναν πελάτη στο δικηγορικό γραφείο σας στις 9 το πρωί και ένας άνδρας ντυμένος για μια επαγγελματική συνάντηση περπατά μέσα, ίσως να χαμογελάτε και να πείτε: "Γεια σας, είστε John; Είναι πολύ ωραίο να σας γνωρίσω". Ποτέ μην δηλώσετε το πλήρες όνομα του πελάτη - αντιμετωπίστε αυτές τις πληροφορίες ως εμπιστευτικές. Χρησιμοποιήστε ένα γενικότερο χαιρετισμό αν δεν γνωρίζετε τον πελάτη, όπως "Καλημέρα, καλώς ήρθατε στην XYZ Firm. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω σήμερα;"
Παροχή βοήθειας στον πελάτη διοργανώνοντας ένα ραντεβού, δίνοντάς της τη γραφική εργασία που πρέπει να συμπληρώσει ή να της ενημερώσει ότι θα πείτε στο κατάλληλο άτομο ότι έχει φθάσει. Αφήστε τον πελάτη να μάθει πόσο καιρό θα χρειαστεί να περιμένει. Ρωτήστε το αν έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις και απαντήστε με το καλύτερο δυνατό. Εάν πρέπει να ελέγξετε την απάντηση, βεβαιωθείτε ότι θα το κάνετε.
Ενθαρρύνετε τον πελάτη να χαλαρώσει ενώ περιμένει. Προσφέρετε στον πελάτη αναψυκτικά όπως νερό, καφέ ή τσάι, εάν υπάρχουν. Εάν ο πελάτης απορρίψει την προσφορά, πείτε του να σας ενημερώσει αν αλλάζει γνώμη. Συνεχίστε να χαμογελάτε και να κάνετε επαφή με τα μάτια όταν μιλάτε στον πελάτη, μεταφέροντας ζεστασιά και ενθουσιασμό.
Ζητήστε ευγενικά στον πελάτη να περιμένει μια στιγμή αν πρέπει να απαντήσετε στο τηλέφωνο. Απαντήστε στο τηλέφωνο με ένα χαιρετισμό όπως "Καλημέρα, αυτή είναι η Terri από την XYZ Firm. Μπορείτε να κρατήσετε για μια στιγμή;" Ευχαριστώ τον καλούντα για την κατοχή και τη διαβεβαίωσή σας ότι θα είστε ακριβώς μαζί της. Στη συνέχεια, παρακολουθήστε τον πελάτη στο γραφείο.
Ακολουθήστε το πρωτόκολλο του γραφείου σας για την εισαγωγή πελατών στο προσωπικό. Καλέστε το μέλος του προσωπικού μόλις έρθει ο πελάτης, αν γνωρίζετε ότι ο υπάλληλος δεν συναντάται με άλλο επισκέπτη. Διαφορετικά, καλέστε τον αρμόδιο υπάλληλο τηλεφωνικά όταν προγραμματίζεται η έναρξη του ραντεβού του πελάτη.
Συνοδεία του πελάτη στο γραφείο του μέλους του προσωπικού εάν αυτή είναι η αποδεκτή διαδικασία στο γραφείο σας και ο υπάλληλος έχει δηλώσει ότι επιθυμεί να ξεκινήσει τη συνεδρίαση. Εναλλακτικά, καλέστε τον υπάλληλο στην περιοχή αναμονής για να συναντήσετε τον πελάτη. Εισαγάγετε τον πελάτη και το μέλος του προσωπικού, αν δεν έχουν ακόμη συναντηθεί, χρησιμοποιώντας τα επώνυμα ή τα πρώτα ονόματα, ανάλογα με την εταιρεία που προτιμά.
