Η εξορθολογισμός μιας διαδικασίας σύναψης συμβάσεων απαιτεί τη δημιουργία συγκεκριμένων βημάτων αγοράς για να ελαχιστοποιηθεί ο χρόνος μεταξύ της στιγμής που ένα άτομο ζητά ένα στοιχείο και όταν το λαμβάνει. Με βάση την τρέχουσα διαδικασία αγορών σας, μπορείτε να εξορθολογίσετε το σύστημά σας, αλλάζοντας τον εμπλεκόμενο, παρέχοντας περισσότερες αρχές αγορών και καθορίζοντας συγκεκριμένες πολιτικές προμηθευτών.
Προσδιορίστε τις αδυναμίες
Το πρώτο βήμα για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας προμηθειών σας είναι να προσδιορίσετε γιατί θέλετε να το κάνετε. Ίσως να υπερβαίνετε. Οι υπάλληλοί σας ενδέχεται να είναι λιγότερο παραγωγικοί επειδή πρέπει να περιμένουν τον εξοπλισμό που χρειάζονται. Οι πελάτες σας μπορεί να είναι δυσαρεστημένοι επειδή δεν μπορείτε να προμηθευτείτε υλικά αρκετά γρήγορα για να εκτελέσετε παραγγελίες. Οι φόρμες σας ή ακόμα και η έλλειψη αποτελεσματικής γραφειοκρατίας μπορεί να προκαλέσουν σημεία συμφόρησης. Μόλις μάθετε ποια είναι τα προβλήματα αγορών σας, μπορείτε να εξετάσετε τη διαδικασία σας για να δείτε τι μπορεί να προκαλεί το πρόβλημα.
Κεντροποίηση ή αποκέντρωση
Ένας τρόπος για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας αγορών σας συγκεντρώνει ένα άτομο ή ένα τμήμα. Αντί να έχει κάποιος υπάλληλος να πάει στο διευθυντή του τμήματος, ο οποίος στη συνέχεια πηγαίνει στον επικεφαλής λειτουργό, ο οποίος στη συνέχεια πηγαίνει στο διευθυντή οικονομικών, επιτρέπουν στους υπαλλήλους να υποβάλλουν αιτήσεις απευθείας σε έναν πράκτορα προμηθειών. Αυτό μπορεί να μειώσει το χρόνο που απαιτείται για την έγκριση των αγορών, επειδή ένα πρόσωπο είναι υπεύθυνο για το χρονοδιάγραμμα.
Εάν έχετε ήδη αυτόν τον τύπο κεντρικής διαδικασίας αγοράς, αυτό μπορεί να είναι το πρόβλημά σας. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν ο πράκτορας αγορών είναι συγκλονισμένος με αιτήματα που πρέπει να διερευνήσει. Εάν συμβαίνει αυτό, θεωρήστε ότι οι επικεφαλής των υπηρεσιών πρέπει να εγκρίνουν πρώτα τις αγορές, τις οποίες στη συνέχεια υποβάλλουν στο τμήμα οικονομικών. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το είδος συστήματος, δημιουργήστε μια ημερομηνία λήξης για όλες τις φόρμες σας, για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν πότε οφείλεται μια εντολή και γνωρίζετε ότι θα κρατηθούν υπόλογοι.
Αύξηση της Αρχής Προμηθειών
Μια άλλη μέθοδος για τον εξορθολογισμό των αγορών είναι να δοθεί περισσότερος εργαζόμενος στην εξουσία να κάνει αγορές. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε υπερβάσεις εάν δεν ορίσετε συγκεκριμένες παραμέτρους, όπως ποια αγαθά και υπηρεσίες μπορεί να αγοράσει ένας συγκεκριμένος υπάλληλος, ένα ανώτατο όριο για το ποσό των αγορών που μπορεί να κάνει και ποιοι πωλητές μπορεί να χρησιμοποιήσει. Εξετάστε το ενδεχόμενο να επιτρέψετε στους υπαλλήλους την εξουσιοδότηση να πραγματοποιούν μικρότερες αγορές, ιδίως κανονικές, οι οποίες συνήθως εγκρίνονται, όπως τα αναλώσιμα γραφείου. Εάν μπορείτε να ελέγξετε τη χρήση της πιστωτικής κάρτας της επιχείρησης από μεμονωμένους υπαλλήλους, εκδώστε κάρτες σε μέλη του προσωπικού με εξουσιοδότηση αγορών, επιτρέποντάς τους να πραγματοποιούν αγορές στο διαδίκτυο, σε τούβλα και κονίαμα ή τηλεφωνικά, χωρίς να χρειάζεται να ζητήσουν την αγορά επιταγών ή πιστωτικών καρτών από τη λογιστική υπηρεσία. Δημιουργήστε αυστηρές πολιτικές για την εταιρική χρήση της πιστωτικής σας κάρτας.
Προ-εγκρίνετε προμηθευτές
Εάν τα μέλη του προσωπικού πρέπει να ερευνήσουν και να επιβεβαιώσουν τους πωλητές κάθε φορά που κάνουν μια αγορά, δημιουργήστε μια λίστα εγκεκριμένων πωλητών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν. Αυτό βοηθά να διασφαλίσετε ότι εργάζεστε με προμηθευτές που γνωρίζετε και μπορεί να δημιουργήσει αγορά όγκου που μπορεί να οδηγήσει σε εκπτώσεις πωλητών. Δημιουργήστε ένα σύστημα αγορών με εγκεκριμένους πωλητές, ώστε να μην χρειάζεται να εκτελείτε μια αναφορά πίστωσης για εσάς κάθε φορά που ένας εργαζόμενος πραγματοποιεί μια αγορά. Δώστε στους πωλητές μια λίστα με υπαλλήλους που μπορούν να κάνουν αγορές ή να χρησιμοποιήσουν έναν κωδικό αγοράς της εταιρείας που δίνετε για να επιλέξετε εργαζόμενους. Μια φόρμα αίτησης ή πρότυπο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι υπάλληλοί σας όταν χρειάζονται πολλαπλές προσφορές για μια δουλειά θα εξορθολογίσει τη διαδικασία εξαλείφοντας την ανάγκη για τα μέλη του προσωπικού να δημιουργήσουν έγγραφα προσφοράς.
Βελτιώστε τον προγραμματισμό αγοράς
Εάν γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι πρέπει να αγοράσετε συγκεκριμένα αγαθά και προμήθειες, προγραμματίστε αυτές τις αγορές σε αργούς χρόνους στην εταιρεία σας, πολύ νωρίτερα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να μειωθούν οι απώλειες αγορών σε μια γραφική θάλασσα, απαιτώντας ερωτήσεις σε επίπεδο τμήματος και ταχείες αιτήσεις. Έχετε τους διαχειριστές των τμημάτων σας να υποβάλλουν τριμηνιαίες αιτήσεις αγοράς, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών παράδοσης, και να έχουν ο αγοραστής να δημιουργήσει ένα ημερολόγιο για την πραγματοποίηση αγορών.
