Ένα έργο είναι μια μονάδα εργασίας. Το εύρος μιας εργασίας μπορεί να κυμαίνεται από ένα ζήτημα που απαιτεί ελάχιστη εργασία σε μια εργασία που απαιτεί σημαντική εργασία που περιλαμβάνει μια σειρά υποτμήκων για την ολοκλήρωσή της. Τα καθήκοντα σχετίζονται γενικά με ειδικούς, χρονικά περιορισμένους στόχους και στόχους. Ως εκ τούτου, τα καθήκοντα οργάνωσης και παρακολούθησης είναι σημαντικά για την επίτευξη στόχων και στόχων. Με τη δέσμευση εργασιών σε χαρτί ή σε πρόγραμμα υπολογιστή, αναλαμβάνετε τον έλεγχο της ημέρας σας και τελικά των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων και στόχων σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λίστα υποχρεώσεων
-
Ημερολόγιο
Πηγαίνετε στη λίστα εργασιών σας και τοποθετήστε μια αριθμητική τιμή για κάθε στοιχείο βάσει της μετρούμενης προτεραιότητάς του. Αυτό διατάζει τις ενέργειές σας κατά τρόπο που σας δίνει την καλύτερη ευκαιρία να κάνετε το μεγαλύτερο αντίκτυπο κατά τη διάρκεια της ημέρας. Προτεραιότητα στα καθήκοντα αποφασίζοντας για τη σημασία κάθε εργασίας για τους στόχους και τους στόχους σας. Ορισμένες αποστολές θα έρθουν με μια φυσική αίσθηση επείγουσας ανάγκης, ενώ άλλες μπορεί να σας δώσουν μια παύση για να αξιολογήσετε εάν έχουν κάποια πραγματική σημασία.
Εκτιμήστε τις ανάγκες χρόνου για την εκτέλεση κάθε εργασίας. Τοποθετήστε ένα χρονικό εύρος που καθορίζει την ελάχιστη και μέγιστη κατανομή χρόνου για την εκτέλεση κάθε εργασίας. Ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας μπορεί να επηρεάσει την προτεραιότητά της για την ημέρα. Για παράδειγμα, μια απλή δουλειά που διαρκεί πέντε λεπτά για να ολοκληρωθεί μπορεί να έχει προτεραιότητα σε μια εργασία με σχετικά μεγαλύτερη σημασία που απαιτεί τρία έως πέντε ώρες για να ολοκληρωθεί. Οι εργασίες που απαιτούν μεγαλύτερες χρονικές περιόδους για την ολοκλήρωση, φυσικά, θα πρέπει να χρονολογούνται σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Ορίστε προθεσμίες για κάθε εργασία. Οι προθεσμίες εστιάζουν την προσοχή σας και ενθαρρύνουν τη συμμόρφωση σας. Ορισμένα καθήκοντα θα έχουν προθεσμίες που καθορίζονται από εξωτερικά μέρη όπως αυτά που έχουν οριστεί από πελάτες ή εξωτερικούς φορείς. Άλλες εργασίες απαιτούν να ορίσετε μια προθεσμία. Αυτό θα διαμορφωθεί από παράγοντες όπως ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας και εάν απαιτείται η εργασία των άλλων για την ολοκλήρωση της εργασίας. Επίσης, όταν αναθέτετε αναθέσεις εργασιών, βοηθάει στην παράδοση αιτημάτων με προθεσμίες που είναι ελαφρώς νωρίτερα από την δική σας προθεσμία για την εργασία.
Προγραμματισμός εργασιών. Αυτό προϋποθέτει τη λήψη αποφάσεων για το πώς μπορείτε να οργανώσετε εργασίες και δραστηριότητες στο ημερολόγιό σας. Εξετάστε τη φυσική σχέση μεταξύ των καθηκόντων κατά τον προγραμματισμό τους. Θα αποκτήσετε τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα συνδυάζοντας παρόμοια καθήκοντα μαζί - για παράδειγμα, συμπληρώνοντας την τιμολόγηση για διαφορετικά έργα σε ένα καθορισμένο χρόνο. Επίσης, εξετάστε τις προσωπικές σας κορυφές ενέργειας κατά τη διάρκεια της ημέρας κατά την προγραμματισμένη εργασία. Εάν η ψυχική σας δύναμη κορυφώνεται κατά τις πρωινές ώρες, προγραμματίζετε εργασίες που απαιτούν τη μέγιστη νοητική προσοχή κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Εάν η ενέργεια σας βυθιστεί μέχρι τις 3 μ.μ., ίσως είναι η καλύτερη στιγμή για να προγραμματίσετε απλές δουλειές.
Να είσαι ευέλικτος. Μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα, να ορίσετε προθεσμίες και να προγραμματίσετε εργασίες με τρόπο που να κάνει την πιο αποτελεσματική χρήση του χρόνου σας, μόνο για να πάρετε μια κλήση από κάποιον ο οποίος έχει τον δικό του κατάλογο επείγουσας ανάγκης που απαιτεί χρόνο και προσοχή. Μην αφήσετε αυτό να εκτροχιάσει τις προσπάθειές σας. Οι τεχνικές διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν factoring σε flex time στο ημερήσιο πρόγραμμά σας. Επίσης, εάν μια βιώσιμη επιλογή, καθιερώνουν ορισμένες χρονικές περιόδους ως "χρόνο χωρίς διακοπή" για εργασίες που απαιτούν υψηλά επίπεδα συγκέντρωσης.
Παρακολουθήστε και σημειώστε την πρόοδο σας. Αναπτύξτε ένα οπτικό διάγραμμα ροής ή ένα γράφημα της λίστας εργασιών που ακολουθεί τις δραστηριότητες. Αναπτύξτε διαγράμματα ροής μεμονωμένων δραστηριοτήτων για σημαντικές εργασίες που περιλαμβάνουν μια σειρά επιμέρους στόχων. Καθώς ολοκληρώνετε τις εργασίες και τις δευτερεύουσες εργασίες, τα διαγράφετε από τη λίστα. Στο τέλος κάθε ημέρας και στο τέλος κάθε εβδομάδας εργασίας, ελέγξτε την πρόοδό σας και αναδιοργανώστε τα καθήκοντά σας με νέες λίστες και διαγράμματα για τη νέα ημέρα και τη νέα εβδομάδα.
Συμβουλές
-
Προσδιορίστε αν έχετε επαρκείς πόρους για να ολοκληρώσετε μια εργασία. Η ποιότητα της εργασίας είναι γενικά πιο σημαντική από την τήρηση μιας προθεσμίας.
