Η εποχικότητα, οι προσδοκίες για 24ωρη εξυπηρέτηση και η δυνατότητα προσαρμογής σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον καθιστούν τις οργανωμένες ροές εργασίας ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική λειτουργία του ξενοδοχείου. Παρόλο που οι δραστηριότητες εργασίας θα κυμανθούν κατά καιρούς με μια ομαλή ακολουθία, κατά τη διάρκεια των πολυάριθμων περιόδων, αυτές οι ίδιες δραστηριότητες ενδέχεται να αλληλεπικαλύπτονται. Αυτό καθιστά ένα αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνίας ένα σημαντικό μέρος των κανόνων, των δρομολογίων και των ρόλων που πηγαίνουν σε μια οργανωμένη ροή εργασίας ξενοδοχείων.
Σχεδιάστε τη ροή εργασιών
Δημιουργήστε ένα διάγραμμα κάθετης ροής εργασιών που προσδιορίζει κάθε τμήμα ή περιοχή και απεικονίζει την ακολουθία εργασιών χρησιμοποιώντας πλαίσια κειμένου, συνδέοντας τα βέλη και τους αριθμούς για να προσδιορίσετε την κατεύθυνση της ροής εργασίας. Για ένα μικρό ξενοδοχείο, αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν πελάτες, τη ρεσεψιόν και το τμήμα καθαριότητας. Για παράδειγμα, το διάγραμμα θα σπάσει την κράτηση ενός δωματίου σε κάθε ένα από τα συστατικά του βήματα: ένας επισκέπτης κάνει μια κράτηση, λαμβάνει μια επιβεβαίωση και φτάνει στη ρεσεψιόν, όπου οι υπάλληλοι της ρεσεψιόν επεξεργάζονται το check-in. Όταν ο επισκέπτης ελέγχει έξω, η ρεσεψιόν επεξεργάζεται το ταμείο και ειδοποιεί την υπηρεσία καθαριότητας.
Αναλύστε τις εργασίες
Σε ένα εργασιακό περιβάλλον του ξενοδοχείου, υπάρχουν στιγμές που τα καθήκοντα και οι ευθύνες πρέπει να αλληλεπικαλύπτονται. Χρησιμοποιώντας το διάγραμμα ροής εργασίας ως αναφορά, αναλύστε τα καθήκοντα που εκτελούνται κατά τη διάρκεια κάθε βάρδια για να προβλέψετε καλύτερα τις ανάγκες προσωπικού. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι της ρεσεψιόν τρίτης στροφής ενδέχεται να είναι σε θέση να χειριστούν τα ελαφριά καθήκοντα καθαρισμού και πρόσθετα διοικητικά καθήκοντα, όπως η ενημέρωση της βάσης δεδομένων κράτησης θέσεων ή η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να εξαλείψει την ανάγκη να προγραμματίσετε μια ολονύκτια νοικοκυριό και να ελευθερώσετε χρόνο για τους υπαλλήλους πρώτης και δεύτερης βάρδιας.
Προγραμματισμός υπαλλήλων
Τόσο ο προγραμματισμός των εργαζομένων όσο και οι προθεσμίες εργασίας πρέπει να είναι ευέλικτες. Για παράδειγμα, εάν ο κανονικός σας χρόνος check-in είναι το μεσημέρι, η υπηρεσία καθαριότητας πρέπει να είναι καθαρή και έτοιμη για εκείνη την ώρα. Ωστόσο, θα χρειαστεί να προσαρμόσετε τα προγράμματα ή να προσλάβετε έκτακτους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια των πολυάσχολων ωρών. Το ίδιο ισχύει και για το προσωπικό της ρεσεψιόν. Αν προγραμματίζετε κανονικά δύο άτομα κατά τη διάρκεια της ημέρας και ένα άτομο όλη τη νύχτα, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τα χρονοδιαγράμματα εργασίας - μερικές φορές με ελάχιστη προειδοποίηση - για να παρέχετε κάλυψη επικαλύψεων κατά τη διάρκεια των πολυάσχολων ωρών.
Σχεδιασμός Επικοινωνιών
Ένα καλό σχέδιο επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας για μια οργανωμένη ροή εργασίας στο ξενοδοχείο. Ελέγξτε το διάγραμμα ροής εργασίας και προσδιορίστε τα κρίσιμα σημεία επικοινωνίας. Παραδείγματα περιλαμβάνουν συναντήσεις αλλαγής αλλαγών, διαδικασίες κατά την κλήση, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης σε νοικοκυριά και διαδικασίες για την ενημέρωση των περιστασιακών αγορών που κάνουν οι επισκέπτες κατά τη διάρκεια της παραμονής τους. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι νοικοκυριών πρέπει να ενημερώσουν τη ρεσεψιόν όταν ένας επισκέπτης αφαιρεί αντικείμενα από το ψυγείο του δωματίου. Συμπεριλάβετε διαδικασίες για την επικοινωνία αλλαγών ροής εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν παραβλέπεται. Αυτό μπορεί επίσης να απαιτεί την αγορά πρόσθετου εξοπλισμού, όπως ραδιόφωνα διπλής όψης ή κινητά τηλέφωνα, για τους υπαλλήλους που εργάζονται.
