Η αποτελεσματική χρήση της επικοινωνίας μπορεί να κάνει ή να σπάσει την επιχείρησή σας, ιδιαίτερα εάν είστε σε θέση που ασχολείται άμεσα με τους πελάτες. Το PacificTel συνιστά να αντιμετωπίζετε τις τηλεφωνικές συνομιλίες, είτε πρόκειται για προσωπικές ή επαγγελματικές κλήσεις, σαν να είναι προσωπικές συναντήσεις για να εξασφαλίσετε ότι αφήνετε στους πελάτες σας καλή εντύπωση από εσάς και την εταιρεία σας.
Κάντε το ευγενικό σας χαιρετισμό και δηλώστε το όνομά σας. Εάν είστε ο παραλήπτης κλήσης, δοκιμάστε να απαντήσετε στο τηλέφωνό σας με "Γεια σας. Αυτή είναι η Jane Doe ", αντί για ένα απλό" Γεια ". Εάν ξεκινήσατε την κλήση, δηλώστε εκ των προτέρων το σκοπό της κλήσης σας.
Κρατήστε το δέκτη ή το μικρόφωνο κοντά στο στόμα σας, μιλήστε κανονικά και φωνάξτε σαφώς τα λόγια σας. Μην υποθέσετε ότι το άτομο στο άλλο άκρο του τηλεφώνου έχει σαφή γραμμή όπως εσείς. Κάνετε ό, τι μπορείτε για να βεβαιωθείτε ότι αυτό που λέτε είναι εύκολα κατανοητό.
Επιλέξτε ένα ήσυχο περιβάλλον για την κλήση. Εάν οι συνάδελφοι μιλούν δυνατά, για παράδειγμα, δικαιώστε τον εαυτό σας στον καλούντα και ζητήστε είτε από τους συναδέλφους σας να σας επιτρέψουν την ιδιωτική ζωή για να πραγματοποιήσετε την κλήση ή να αναζητήσετε μια διαφορετική τοποθεσία. Εάν μιλάτε σε κινητό τηλέφωνο, καθίστε και εστιάστε στην κλήση. Αν μετακινηθείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ήχους που μπορούν να φράξουν τα λόγια σας. Αν βρίσκεστε σε περιβάλλον με αέρα, βγείτε μέσα για να ολοκληρώσετε την κλήση ή να την ανακαλέσετε για άλλη φορά. Ο άνεμος που πνέει στο μικρόφωνο μπορεί να κάνει μια κλήση πολύ δύσκολη.
Αφήστε τη δεύτερη και τις επόμενες κλήσεις να φτάσουν στο φωνητικό ταχυδρομείο, ει δυνατόν. Κρατήστε άλλες κλήσεις - αν πρέπει να απαντήσετε σε αυτές - σύντομη. Το Πανεπιστήμιο Southern Illinois συνιστά να ζητήσετε πρώτα από τον καλούντα εάν μπορείτε να τον θέσετε σε αναμονή για να πάρετε μια άλλη κλήση και στη συνέχεια να επιστρέψετε κάθε 15 έως 30 δευτερόλεπτα ή μέχρι να ολοκληρώσετε την άλλη κλήση.
Παρέχετε σαφή και συνοπτικά μηνύματα εάν πρέπει να αφήσετε ένα μήνυμα στο φωνητικό ταχυδρομείο. Δηλώστε το όνομά σας, τον σκοπό της κλήσης και αν θα καλέσετε ξανά. Αν ζητάτε μια κλήση επιστροφής, αφήστε τον αριθμό τηλεφώνου σας, συμπεριλαμβανομένου του κωδικού περιοχής, και επαναλάβετε τον αριθμό για να βεβαιωθείτε ότι είναι σαφής.
Συμβουλές
-
Μην εκθέτετε τον καλούντα στους προσωπικούς σας θορύβους. Αποφύγετε να τσίχλατε ή να τρώτε ενώ μιλάτε στο τηλέφωνο και πάντα να καλύπτετε το τηλέφωνο και να γυρίζετε το κεφάλι σας εάν πρέπει να βήξετε ή να φτερνιστείτε.
Προειδοποίηση
Η Εθνική Αρχή για την Ασφάλεια της Οδικής Κυκλοφορίας αναφέρει ότι σχεδόν 1.000 άνθρωποι έχασαν τη ζωή τους και άλλοι 24.000 τραυματίστηκαν το 2009 από ατυχήματα με χρήση κινητού τηλεφώνου. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνό σας κατά την οδήγηση ή τη χρήση της επιλογής hands-free και ποτέ μην στείλετε ή να διαβάσετε μηνύματα κειμένου κατά την οδήγηση.
