Το JISC InfoNet περιγράφει τη διαχείριση αρχείων ως τη συστηματική διαχείριση όλων των αρχείων μαζί με τις πληροφορίες ή τα δεδομένα που περιέχουν. Στο παρελθόν, αυτά τα αρχεία αποθηκεύονταν σε χαρτί και κάθε μεγάλη οργάνωση είχε ένα μητρώο, μερικές φορές επανδρωμένο από έναν στρατό υπαλλήλων. Σήμερα, τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης αρχείων έχουν αναλάβει. Τα συστήματα διαχείρισης χειρόγραφων και ηλεκτρονικών αρχείων έχουν σαφή πλεονεκτήματα καθώς και μειονεκτήματα.
Ανάκτηση και κοινή χρήση δεδομένων
Ένας κορυφαίος λόγος για τον οποίο πολλές οργανώσεις έχουν πάει χωρίς χαρτί είναι η ευκολία με την οποία ένα ηλεκτρονικό σύστημα επιτρέπει την ανάκτηση πληροφοριών και την ανταλλαγή πληροφοριών. Όταν τα δεδομένα κρατούνται σε χαρτί και αποθηκεύονται σε μητρώο, η ανάκτηση δεδομένων αποτελεί πρόκληση. Επιπλέον, οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από ένα άτομο τη φορά. Ενώ τα ηλεκτρονικά συστήματα επιλύουν αυτό το πρόβλημα, έρχονται και με άλλες προκλήσεις.
Κόστος εξοπλισμού και δυναμικό για την απαξίωση
Όταν ένας οργανισμός πηγαίνει χωρίς χαρτί, υπάρχουν τεράστιοι όγκοι δεδομένων που κρατούνται σε χαρτί που πρέπει να σαρωθούν και να αποθηκευτούν σε ψηφιακή μορφή. Το υλικό και το λογισμικό που χρειάζονται για αυτή την άσκηση κοστίζουν ένα σημαντικό χρηματικό ποσό. Τα αρχικά κόστη, σημαντικό μειονέκτημα για τα ηλεκτρονικά συστήματα είναι ότι τόσο το υλικό όσο και το λογισμικό καθίστανται ξεπερασμένα σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα. Το υλικό μπορεί να απαιτήσει αλλαγή σε μόλις 18 μήνες, ενώ το λογισμικό αλλάζει κάθε 2-3 χρόνια.
Ηλεκτρονικά συστήματα και το ζήτημα των ανθρώπων
Η εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης αρχείων απαιτεί μια αλλαγή στη στάση του εργαζόμενου. Οποιαδήποτε ριζική αλλαγή σε έναν οργανισμό αντιμετωπίζεται με σκεπτικισμό από πολλούς εργαζόμενους που δεν είναι σίγουροι πως αυτές οι αλλαγές θα τους επηρεάσουν. Όταν οι παλαιότεροι τρόποι οργάνωσης αρχείων αντικαθίστανται από νέους, ο εργαζόμενος αισθάνεται απώλεια ελέγχου και αυτό πρέπει να αντιμετωπιστεί με διαβεβαιώσεις από τον εργοδότη - και υποστηριζόμενη από την επιτυχία του συστήματος που εφαρμόστηκε.
Ασφάλεια και άλλα θέματα
Με την αυξημένη ανταλλαγή πληροφοριών που καθιστά δυνατό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης αρχείων έρχεται το ζήτημα της ασφάλειας. Εάν δεν εφαρμοστούν τα κατάλληλα μέτρα, είναι δυνατό οι εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας να καταλήξουν σε λάθος χέρια. Επιπλέον, η διαχείριση αρχείων θα μπορούσε να αποτελέσει πρόβλημα όταν το σύστημα είναι φραγμένο με άχρηστα αρχεία (όπως αντίγραφα εγγράφων). Δεν είναι ασυνήθιστο να βρούμε καταστάσεις όπου ένα σημαντικό αριθμό αρχείων που υπάρχουν είναι στην πραγματικότητα ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
