Η διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής αναθεώρησης επιχειρηματικών διαδικασιών διασφαλίζει ότι οι επιχειρήσεις της επιχείρησής σας παράγουν τα επιθυμητά αποτελέσματα με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια επισκόπηση επιχειρηματικών διαδικασιών πριν αγοράσετε νέο υλικό ή λογισμικό. Για να πραγματοποιήσετε μια επισκόπηση επιχειρηματικών διαδικασιών, συγκεντρώστε μια ομάδα ανθρώπων που εκπροσωπούν όλα τα επίπεδα του οργανισμού που επηρεάζονται από τυχόν αλλαγές στην τρέχουσα επιχειρηματική διαδικασία. Η συναρμολόγηση των σωστών ατόμων μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε προβλήματα, να καθορίσετε πιθανές βελτιώσεις, να αναθέσετε διαχειριστές έργων, να εφαρμόσετε γρήγορες διορθώσεις και να αναπτύξετε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο.
Χάρτης της τρέχουσας διαδικασίας. Καταγράψτε τις κρίσιμες επιχειρηματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή των προϊόντων και των υπηρεσιών σας. Συζητήστε τα προβλήματα στο σημερινό περιβάλλον, όπως καθυστερήσεις στη λήψη προμηθειών ή προβλήματα ποιότητας προμηθευτή. Κρατήστε μια σειρά συναντήσεων για να μπορέσει η ομάδα να προβληματιστεί με ιδέες για το γιατί υπάρχουν τα προβλήματα και πώς να τα χειριστούν. Διεξάγετε έρευνα για να μάθετε πώς άλλες εταιρείες χειρίζονται παρόμοια προβλήματα. Χρησιμοποιήστε δωρεάν εργαλεία χαρτογράφησης επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως το Gliffy, το Bonita Open Solution ή το Questetra BPM, για να τεκμηριώσετε την τρέχουσα διαδικασία.
Ελέγξτε τις τεκμηριωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες για να διασφαλίσετε ότι οι λεπτομέρειες αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Για παράδειγμα, διανέμουν διαδικασίες αντιμετώπισης προβλημάτων σε όλο το προσωπικό που χειρίζεται κλήσεις εξυπηρέτησης πελατών. Παρατηρήστε το προσωπικό που χρησιμοποιεί τις διαδικασίες και σημειώστε τυχόν απόκλιση για να διαπιστώσετε αν το προσωπικό χρειάζεται πρόσθετες δεξιότητες, γνώσεις, κατάρτιση ή εμπειρία για να λειτουργήσει αποτελεσματικά η επιχειρηματική διαδικασία.
Προσδιορίστε πιθανές αλλαγές. Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο οι αλλαγές μπορούν να επηρεάσουν τις τρέχουσες διαδικασίες. Παρατηρήστε το προσωπικό που ολοκληρώνει τις εργασίες για να επικυρώσει τις υποθέσεις. Συνεντεύξεις εργαζόμενοι για να συγκεντρώσει τις πληροφορίες τους σχετικά με τα προβλήματα διαδικασίας που αντιμετωπίζει ο οργανισμός σας. Διεξάγετε μια έρευνα ή οργανώστε ομάδες εστίασης για να συλλέξετε τις ιδέες τους για βελτίωση. Μην υποθέσετε ότι γνωρίζετε τη σωστή λύση, όπως την αγορά νέου υλικού ή λογισμικού, χωρίς να κατανοήσετε πώς επηρεάζεται ο νέος οργανισμός από το νέο σύστημα.
Σχεδιάστε μια νέα διαδικασία. Ο επανασχεδιασμός των επιχειρηματικών διαδικασιών απαιτεί την ευθυγράμμιση όλων των διαδικασιών για τις λειτουργίες της εταιρείας με τους τρέχοντες στρατηγικούς στόχους. Βελτιώστε τη διαδικασία με βάση την ανάλυση που πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της ανασκόπησης των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ελέγξτε τη νέα σας διαδικασία με την ομάδα για να προσδιορίσετε τις εξαρτήσεις μεταξύ των οργανισμών και πιθανά προβλήματα. Δηλώστε όλες τις αλλαγές που συνιστά η ομάδα ελέγχου επιχειρησιακών διαδικασιών και δημοσιεύστε τα συμπεράσματα σε ένα ενημερωτικό δελτίο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή άλλο μηχανισμό επικοινωνίας της εταιρείας.
Αξιολογήστε την εφαρμογή σας. Μετρήστε τις επιχειρησιακές δραστηριότητες, όπως η ικανοποίηση του πελάτη, τα ελαττώματα του προϊόντος ή το κόστος, για να προσδιορίσετε εάν οι βελτιώσεις που προέκυψαν από την αναθεώρησή σας είχαν αντίκτυπο. Διεξάγετε μεταγενέστερες αναθεωρήσεις και προσαρμόστε ανάλογα τις διαδικασίες σας, εάν δεν έχουν πραγματοποιηθεί βελτιώσεις εντός του αναμενόμενου χρονικού πλαισίου.
