Η χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχει στους επιχειρηματικούς ηγέτες την ευκαιρία να αποσαφηνίσουν πώς διεξάγονται οι διαδικασίες. Αποκαλύπτει προβλήματα όπως τα σημεία συμφόρησης και τη διακύμανση του τρόπου διεξαγωγής της διαδικασίας από διαφορετικές ομάδες ή άτομα. Οι ηγέτες μπορούν επίσης να ανακαλύψουν εάν ο τρόπος με τον οποίο πραγματοποιείται η διαδικασία διαφέρει από τον τρόπο που πρέπει να γίνει. Η δημιουργία ενός χάρτη διαδικασιών, που ονομάζεται επίσης διάγραμμα ροής, αποτελεί βασική συνιστώσα της διαχείρισης και βελτίωσης της διαδικασίας Six Sigma, αλλά μπορεί να είναι ευεργετική ακόμη και χωρίς το πλήρες πλαίσιο του Six Sigma.
Συγκεντρώστε πληροφορίες από άτομα που πραγματικά εκτελούν τη διαδικασία σχετικά με το πώς γίνεται. Βεβαιωθείτε ότι τα βήματα ποικίλλουν υπό διαφορετικές συνθήκες ή διαφορετικά άτομα. Επικεντρωθείτε στον τρόπο με τον οποίο γίνεται αυτή τη στιγμή η διαδικασία, όχι στον τρόπο με τον οποίο πρέπει να γίνει.
Αποφασίστε ποιος τύπος χαρτών διεργασίας θα δημιουργηθεί. Ένα βασικό διάγραμμα δραστηριότητας δείχνει τη ροή των βημάτων στη διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων των σημείων απόφασης, ενώ ένα αναπτυξιακό διάγραμμα ανάπτυξης απεικονίζει σαφώς τη συμμετοχή διαφορετικών ομάδων ή ανθρώπων. Για το τελευταίο, δημιουργήστε στήλες για κάθε άτομο ή ομάδα και σχεδιάστε κάθε βήμα στην κατάλληλη στήλη για να δείξετε ποιος εκτελεί το βήμα.
Ξεκινήστε τον χάρτη επιχειρηματικών διαδικασιών, σχεδιάζοντας ένα ωοειδές ή στρογγυλό ορθογώνιο, το τυπικό σύμβολο για το σημείο εκκίνησης. Για ένα διάγραμμα ροής δραστηριότητας, σχεδιάστε το σημείο εκκίνησης στο επάνω αριστερό μέρος της σελίδας της σελίδας χαρτιού ή λογισμικού. Για ένα διάγραμμα ανάπτυξης, σχεδιάστε το στο πάνω μέρος της κατάλληλης στήλης.
Επισήμανση του σημείου εκκίνησης με μια φράση που δηλώνει ότι είναι το σημείο εκκίνησης, όπως "Η κλήση έρχεται" ή ακόμα και μόνο "Έναρξη". Κάθε βήμα σας θα επισημανθεί με αυτόν τον τρόπο και θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα ρήμα για να αναπαριστά μια ενέργεια που έχει ληφθεί.
Δημιουργήστε κάθε ένα από τα βήματα της διαδικασίας, σχεδιάζοντας ένα ορθογώνιο και επισημαίνοντάς το. Κάθε βήμα θα πρέπει να έχει τη δική του εκπροσώπηση. Μη συνδυάζετε βήματα σε ένα σχήμα χρησιμοποιώντας τη λέξη "και" για να συνδέσετε περισσότερα από ένα ρήμα ή ενέργεια.
Συνδέστε τα βήματα με βέλη που δείχνουν την κατεύθυνση ροής της διαδικασίας. Είναι εντάξει αν ο χάρτης σας αναδιπλώνεται σε πολλές γραμμές για να χωρέσει στη σελίδα. τα βέλη καθιστούν την ροή εμφανή ανεξάρτητα από τη φυσική διάταξη των βημάτων.
Χρησιμοποιήστε ένα σχήμα διαμαντιού για να αντιπροσωπεύσετε ένα σημείο απόφασης κάθε φορά που το επόμενο βήμα εξαρτάται από μια συγκεκριμένη περίσταση. Για παράδειγμα, ένας χάρτης διαδικασίας για ένα ηλεκτρονικό καλάθι αγορών θα έχει ένα σημείο απόφασης που θα αντιπροσωπεύει την επιλογή του πελάτη να πληρώσει με πιστωτική κάρτα ή χρησιμοποιώντας το PayPal.
Υποδείξτε τα βήματα που ακολουθούν ένα σημείο απόφασης δημιουργώντας τα ορθογώνια σύμβολα και επισημαίνοντάς τα και προσθέτοντας τα βέλη για να δείξετε τη ροή της διαδικασίας. Ετικέτα κάθε βέλος που οδηγεί από το σημείο απόφασης, για να διευκρινιστεί η κατάσταση που οδηγεί στην ακολουθία αυτής της διαδρομής. Στο τρέχον παράδειγμα μας, χρησιμοποιήστε την ετικέτα "PayPal" για ένα βέλος και "πιστωτική κάρτα" για το άλλο.
Προσθέστε ένα τελικό σχήμα ωοειδούς ή στρογγυλού ορθογωνίου με την ένδειξη "Τέλος" ως το τελευταίο βήμα για να υποδείξετε το τέλος της διαδικασίας.
Ελέγξτε τον χάρτη διαδικασίας για να βεβαιωθείτε ότι διαβάζεται σωστά. Επίσης, έχετε μερικά άτομα που εκτελούν την αναθεώρηση της διαδικασίας, για να βεβαιωθείτε ότι απεικονίζει με ακρίβεια τι κάνουν.
Συμβουλές
-
Προγράμματα όπως το Microsoft Visio έχουν ειδικές λειτουργίες για τη δημιουργία χαρτών διαδικασιών, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και άλλα προγράμματα γραφικών ή το PowerPoint. Όταν συγκεντρώνετε για πρώτη φορά πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία, γράψτε κάθε βήμα σε μια μικρή κολλώδη σημείωση και στη συνέχεια τακτοποιήστε τα για να δείξετε τη ροή της διαδικασίας. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι ευκολότερη από την προσπάθεια δημιουργίας του χάρτη διαδικασιών ταυτόχρονα από την αρχή. Εάν η διαδικασία σας περιλαμβάνει πολλές χεριές μεταξύ ομάδων ή ατόμων, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα αναπτυξιακό διάγραμμα ανάπτυξης για να απεικονίσετε ρητά τη συμμετοχή διαφόρων κομμάτων.
