Όποιος εργάστηκε για μια εταιρεία είναι εξοικειωμένος με τα εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασιών και τους πιο σύντομους, πιο συνοπτικούς ξαδέλφους τους, εγχειρίδια των εργαζομένων. Τα εγχειρίδια πολιτικών και διαδικασιών εξυπηρετούν δύο σκοπούς - την ικανοποίηση των νομικών απαιτήσεων όπως η πρόσληψη και τα περιβαλλοντικά ζητήματα, καθώς και την αποσαφήνιση της αποστολής και του οράματος μιας εταιρείας μέσω προσεκτικών και λεπτομερών κατευθυντήριων γραμμών. Μια πολιτική περιγράφει τι θέλει μια επιχείρηση να κάνει οι εργαζόμενοι για να επιτύχει τους οργανωτικούς στόχους και οι διαδικασίες περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο επίτευξης αυτών των πολιτικών. Στην ιδανική περίπτωση, μια εταιρεία θα ακολουθήσει μια απλή φόρμουλα: Καθιέρωση δηλώσεων αποστολής και όρασης, ανάπτυξη στρατηγικών στόχων, δημιουργία υποστηρικτικών πολιτικών και δημιουργία τακτικών διαδικασιών για την εφαρμογή των πολιτικών.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ισχύοντες νόμοι
-
Συμφωνίες συλλογικής διαπραγμάτευσης, εάν υπάρχουν
Αναπτύξτε μια διαδικασία και δομή και τραβήξτε μαζί μια ομάδα (αν δεν είστε ο μοναδικός αγωγός του έργου). Αποφασίστε για τις ευθύνες του μέλους της ομάδας, συμπεριλαμβανομένης της έρευνας, της γραφής, των νομικών ζητημάτων, των μηχανισμών έγκρισης και των μεθόδων παραγωγής. Παρόλο που οι περισσότερες εταιρείες παρέχουν λογοτεχνία εργαζομένων σε ηλεκτρονική μορφή, θα χρειαστεί επίσης να εκτυπώσετε έντυπα αντίγραφα. Προσδιορίστε τους ηγέτες των ομάδων και τις επαφές για κάθε βήμα της διαδικασίας. Διεξάγετε μια οργανωτική συνάντηση για να αποφασίσετε πώς θα εκτελείται φυσικά το εγχειρίδιο - κεφάλαιο ανά κεφάλαιο και βήμα προς βήμα.
Αντιμετώπιση των νομικών πτυχών του εγχειριδίου. Περιλάβετε αποσπάσματα που αφορούν τις ίσες ευκαιρίες, τη σεξουαλική παρενόχληση, τις διακρίσεις και τις δοκιμές φαρμάκων. Βεβαιωθείτε ότι καμία διατύπωση στο εγχειρίδιο δεν παραβιάζει τους ισχύοντες νόμους ή αντίθετη προς μια σύμβαση εργασίας. Δημιουργήστε μια εταιρική νομική επαφή για να ελέγξετε και να εγκρίνετε το εγχειρίδιο για νομικά ζητήματα. Η αμέλεια και οι αδικοπραξίες είναι οι πιο κοινές νομικές ανησυχίες για τις εταιρείες, ενώ τα εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασιών είναι νομικά δεσμευτικές για τις εταιρείες. Οι περισσότερες παραβιάσεις από τις εταιρείες δεν είναι σκόπιμες, αλλά αν τα εγχειρίδια είναι άσχημα διατυπωμένα, αγνοούνται ή δεν εξηγούν σαφώς τις συνέπειες των ενεργειών των εργαζομένων, μπορούν να προκύψουν νομικά ζητήματα.
Συμπεριλάβετε τις δηλώσεις αποστολής και όρασης της εταιρείας και την ιστορία της. Εξηγήστε πώς οι πολιτικές και οι διαδικασίες χρησιμεύουν για την υποστήριξη και την ενίσχυση των αξιών που περιγράφονται.
Γράψτε σχετικά με τα οφέλη. Συμπεριλάβετε ζητήματα παροχών όπως η Κοινωνική Ασφάλιση, τα επιδόματα ανεργίας, η αποζημίωση των εργαζομένων, οι στρατιωτικές εκτιμήσεις (π.χ. αποθεματικό τέλος) και η οικογενειακή άδεια. Επίσης, περιγράψτε τα μη επιτρεπόμενα οφέλη όπως τις διακοπές, τις υπερωρίες, το χρόνο συμπλήρωσης, τα ασφαλιστικά, τα κατοχυρωτικά και τα συνταξιοδοτικά προγράμματα (συμπεριλάβετε τυχόν προβλέψεις 401k), και τα δολάρια και τα απουσία.
Αναπτύξτε και διατηρήστε έναν θετικό τόνο γραφής. Καθορίστε παραμέτρους μέσα στις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να επιτύχουν τους στόχους τους. Αποφύγετε, όταν είναι δυνατόν, προφητική γλώσσα. Η συνεκτική ενημέρωση των υπαλλήλων για το τι δεν μπορούν να κάνουν ή δεν πρέπει να κάνουν δημιουργεί ένταση, ειδικά όταν τα πράγματα και τα πράγματα δεν απαγορεύουν εύκολα αναγνωρίσιμη κακή συμπεριφορά.
Δημιουργήστε ένα προσχέδιο και ελέγξτε, διορθώστε και επεξεργαστείτε - στη συνέχεια, ελέγξτε, διορθώστε και επεξεργαστείτε ξανά.
Στείλτε το σχέδιο μέσω της διαδικασίας έγκρισης. Έχετε ένα ζευγάρι μη μέλη της ομάδας-μέλος του προσωπικού να διαβάσει το εγχειρίδιο για τις εισόδους τους.
Κάντε αλλαγές στο εγχειρίδιο μετά τη διαδικασία έγκρισης και λάβετε τελική έγκριση, εάν είναι απαραίτητο. Προετοιμάστε το εγχειρίδιο για την παραγωγή. Επιλέξτε γραφικά ή φωτογραφίες και διαμορφώστε το εγχειρίδιο.
Δημιουργήστε το εγχειρίδιο, τόσο σε έντυπη μορφή όσο και ηλεκτρονικά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει έναν "gatekeeper" για τυχόν μελλοντικές αλλαγές.
Συμβουλές
-
Ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων θα πρέπει να είναι μια σύντομη εισαγωγή στην επιχείρησή σας, με ευπρόσδεκτες πληροφορίες προσανατολισμού και σύντομες συζητήσεις σχετικά με τους κανόνες, τις προσδοκίες και τα οφέλη. Πιθανόν να είναι το πρώτο πράγμα που οι εργαζόμενοι διαβάζουν (πριν από το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών) και δεν πρέπει να μιμούνται το εγχειρίδιο σε τόνο ή λεπτομέρεια.
Προειδοποίηση
Εάν οι εργαζόμενοι της εταιρείας σας εκπροσωπούνται από μια ένωση, η συλλογική σύμβαση που ισχύει συχνά θα χρησιμεύσει ως βάση για τις περισσότερες πολιτικές και διαδικασίες. Προσέξτε να μην έρθετε σε αντίθεση με τις συνδικαλιστικές συμφωνίες με πολιτικές και διαδικασίες.
