Η τεκμηρίωση των λεπτών των συνεδριάσεων απαιτεί σωστά την οργάνωση και την προσοχή στη λεπτομέρεια. Επειδή τα πρακτικά συνάντησης συχνά γίνονται νομικά έγγραφα, είναι σημαντικό να συνοψίσουμε με ακρίβεια τις συζητήσεις. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας και αποθηκεύστε το σε ασφαλή τοποθεσία και διανείμετε επιπλέον αντίγραφα στα σχετικά μέρη. Με την πρακτική, γίνεται πολύ πιο εύκολο να τεκμηριώσετε τα λεπτά συνάντησης με ακρίβεια και συνοπτικά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Φορητός υπολογιστής
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Πρόγραμμα συναντήσεων
-
Αντίγραφο των κανόνων διαταγής του Ρόμπερτ
Τεκμηρίωση των λεπτών συνάντησης
Φτάστε νωρίς, για να φτιάξετε τον φορητό υπολογιστή σας και να είστε έτοιμοι να φύγετε. Σημειώστε την ημερομηνία, την ώρα, τη θέση και τη λίστα των συμμετεχόντων. Καταγράψτε όσο το δυνατόν περισσότερο τη συζήτηση της σύσκεψης όσο είναι δυνατόν για την ταχύτητα πληκτρολόγησης. Μην ανησυχείτε για ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Εάν παραλείψετε ένα σημαντικό βήμα, όπως τη μετάδοση ενός στοιχείου κίνησης ή δράσης, είναι εντάξει να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση να διευκρινίσουν τη διατύπωση. Αποθηκεύστε το έγγραφο περιστασιακά για να αποφύγετε τυχόν απώλεια δεδομένων.
Επεξεργαστείτε τα πρακτικά της συνάντησής σας το συντομότερο δυνατόν μετά τη συνάντηση, όταν η μνήμη σας για τη συζήτηση είναι ακόμα νέα. Διορθώστε τυχόν λάθη ορθογραφίας ή γραμματικής και βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση είναι συνεπής σε όλο το έγγραφο. Εισάγετε ένα "σχέδιο" υδατογράφημα για να ενημερώσετε τους αναγνώστες ότι τα πρακτικά δεν έχουν ακόμη εγκριθεί και να γίνουν επίσημα. Αποθηκεύστε το αρχείο χρησιμοποιώντας ένα όνομα αρχείου που είναι εύκολο να αναγνωριστεί και να διαφοροποιηθεί αργότερα, όπως "StrataCouncilMinutesDecember5".
Στείλτε τα πρακτικά στην πρόεδρο της συνεδρίασης ή σε άλλο άτομο που έχει οριστεί για να εξετάσει τη συζήτηση. Επεξεργαστείτε τα λεπτά ξανά, βάσει των σχολίων που λαμβάνετε. Κατά την επεξεργασία, προσέξτε να διατηρήσετε την ακεραιότητα των λεπτών. Μην προσθέτετε συζήτηση που δεν συνέβη ή αφαιρέστε οποιαδήποτε συζήτηση που συνέβη. Αποθηκεύστε ξανά το αρχείο.
Κρατήστε το υδατογράφημα "Σχέδιο" στο έγγραφο μέχρι να λάβουν επίσημα τα πρακτικά. Αυτό συμβαίνει συνήθως σε επόμενες συνεδριάσεις της ίδιας επιτροπής.
Αφού η επιτροπή εγκρίνει τα λεπτά, αφαιρέστε το υδατογράφημα "Σχέδιο" και αποθηκεύστε ξανά το αρχείο. Διανείμετε τα εγκεκριμένα πρακτικά στα μέλη της επιτροπής εάν είναι απαραίτητο.
Συμβουλές
-
Έχετε αντίγραφο του Κανόνα Διατάξεων του Ρόμπερτ (ή οποιουδήποτε οδηγού χρησιμοποιεί η επιτροπή σας) για να το χρησιμοποιήσετε ως αναφορά κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να καταγράψετε σωστά τις συναντήσεις.
Μερικοί άνθρωποι εξακολουθούν να προτιμούν να τεκμηριώνουν τα πρακτικά συνάντησης χρησιμοποιώντας πρώτα στενογραφία και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις σημειώσεις αργότερα. Αυτή η μέθοδος μπορεί να λειτουργήσει εξίσου καλά με τη λήψη λεπτών με τη χρήση φορητού υπολογιστή. Εξαρτάται από την προσωπική σας προτίμηση.
Για πολύ σημαντικές συναντήσεις, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κασετόφωνο για να κάνετε μια ηχητική καταγραφή της διαδικασίας.
