Οι πολιτικές και οι διαδικασίες για ιατρικό γραφείο ή κλινική είναι ζωτικής σημασίας για τον καθορισμό της υγειονομικής περίθαλψης και των διοικητικών προτύπων που οι κλινικοί ιατροί αναμένεται να συναντήσουν. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας λέει στους γιατρούς, τους νοσηλευτές και το λοιπό προσωπικό του γραφείου πώς να εκτελούν ορισμένα καθήκοντα, ώστε να μπορούν να παρέχουν ποιοτική φροντίδα στους ασθενείς. Δεδομένου ότι η βιομηχανία υγειονομικής περίθαλψης είναι πολύπλοκη και διοικείται από πολυάριθμους κανονισμούς, ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας καθορίζει επίσης ποιοι νόμοι πρέπει να τηρούνται. Η συγγραφή ιατρικών πολιτικών και διαδικασιών είναι μια συνεχής πρακτική, καθώς οι μεταβαλλόμενοι νόμοι στην υγειονομική περίθαλψη συχνά επιβάλλουν την αλλαγή των πολιτικών του ιατρικού γραφείου σας.
Κάντε μια λίστα με τις κατηγορίες ή τις ενότητες που θέλετε να έχετε στο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας. Παραδείγματα κατηγοριών που απαντώνται συνήθως στα βιβλία ιατρικής περίθαλψης και διαδικασιών περιλαμβάνουν, χωρίς περιορισμό, την Ασφάλιση, την ιατρική κατάθεση, την υποβολή αιτήσεων και την τιμολόγηση, την Ασφάλεια Ασθενών, την Ασφάλεια των Εργαζομένων, τα Πιστοποιητικά και Προνόμια, τη Φαρμακολογία, τα Δικαιώματα Πελατών, την Εχεμύθεια και την Εκπαίδευση Εργαζομένων.
Προσδιορίστε τις νομικές απαιτήσεις - ή τις απαιτήσεις αδειοδότησης - που αφορούν τη γραμμή ιατρικής σας. Για παράδειγμα, εάν γράφετε πολιτικές και διαδικασίες για ένα γραφείο καρδιολογίας, η κλινική σας μπορεί να έχει ένα συγκεκριμένο σύνολο κανονισμών που θα ακολουθήσουν και θα είναι διαφορετικοί από εκείνους στους οποίους πρέπει να προσχωρήσει ένα γραφείο παθολογίας. Για να γράψετε αποτελεσματικές πολιτικές και διαδικασίες, οι πολιτικές σας πρέπει να είναι σύμφωνες με τους ομοσπονδιακούς κανονισμούς.
Δημιουργήστε ένα πρότυπο για τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας. Τα πρότυπα θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε κάθε πολιτική που σχεδιάζετε συνεπή και τυποποιημένη. Το πρότυπο πρέπει να περιλαμβάνει τον τίτλο ή τον αριθμό της πολιτικής, τον σκοπό της πολιτικής, τη δυνατότητα εφαρμογής και τα βήματα των διαδικασιών που πρέπει να διεξαχθούν. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια ειδοποίηση προσθήκης εάν η πολιτική συμβαδίζει με μια συγκεκριμένη ιατρική μορφή. Για παράδειγμα, αν γράφετε μια πολιτική και μια διαδικασία για την "πρόσληψη ασθενούς", θα επισυνάπτετε τη φόρμα πρόσληψης ασθενούς στο τέλος της πολιτικής.
Χρησιμοποιήστε τις κύριες κατηγορίες πολιτικής σας για να βρείτε μεμονωμένες πολιτικές. Εάν η κύρια πολιτική σας είναι η εμπιστευτικότητα, ενδέχεται να έχετε δύο χωριστές πολιτικές εντός αυτής της ενότητας, όπως οι Ηλεκτρονικές Πληροφορίες για την Ασφάλεια και τις Πληροφορίες για την Υγεία των Ασθενών. Κάτω από την κατηγορία της ιατρικής αρχειοθέτησης, ενδέχεται να έχετε πολιτικές για αιτήματα έγκαιρης κατάθεσης και ιατρικών αρχείων.
Ξεκινήστε να γράφετε τις διαδικασίες για κάθε πολιτική που θέλετε να συμπεριλάβετε στο βιβλίο σας. Γράψτε τα απευθείας στα πρότυπα και ετικέτα τους σχέδιο για τώρα. Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι μπορείτε για κάθε πολιτική που γράφετε. Όλα τα βήματα πρέπει να περιγράφονται με σαφήνεια και να κατανοούνται εύκολα.
Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων για την ιατρική σας πολιτική και το βιβλίο διαδικασιών. Ένας πίνακας περιεχομένων βοηθά να κρατηθούν τα πράγματα οργανωμένα έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να βρίσκουν την πολιτική και τη διαδικασία που αναζητούν με ευκολία.
Βεβαιωθείτε ότι οι πολιτικές σας είναι συμβατές με HIPAA. Η HIPAA, ο νόμος περί φορητότητας και λογοδοσίας για την ασφάλιση υγείας, είναι ένας ομοσπονδιακός κανονισμός που καθιστά παράνομη για τους φορείς υγειονομικής περίθαλψης να απελευθερώνουν πληροφορίες για την υγεία των ασθενών χωρίς τη συγκατάθεση του ασθενούς. Η μη τήρηση των προτύπων HIPAA μπορεί να οδηγήσει στην επιβολή προστίμου στην εταιρεία σας για μη συμμόρφωση και μπορεί να οδηγήσει σε δικαστική αγωγή εάν ο ασθενής αισθάνεται ότι παραβιάστηκε η εμπιστευτικότητα.
Στείλτε τα σχέδια πολιτικών και διαδικασιών σας στην αρμόδια αρχή του οργανισμού σας, όπως ο Ιατρικός Διευθυντής ή ο Διευθυντής Ιατρικών Υπηρεσιών, για έλεγχο και τελική έγκριση.
Ελέγξτε τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας σε ετήσια βάση, για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές σε αυτές. Προσθέστε νέες πολιτικές στο βιβλίο σας καθώς εμφανίζονται και διαγράψτε παλιές που δεν ισχύουν πλέον.
