Τα πακέτα λογισμικού όπως το SAP έχουν δώσει στις επιχειρήσεις έναν ισχυρό τρόπο για την παρακολούθηση οικονομικών και επιχειρησιακών δεδομένων, την ενημέρωσή τους σε πραγματικό χρόνο και την πραγματοποίηση διορθώσεων σε περίπτωση ανάγκης. Οι βάσεις δεδομένων λογισμικού συνέχισαν να εξελίσσονται και να βελτιώνονται, με αυξανόμενες δυνατότητες παρακολούθησης και αναφοράς σχετικά με οποιοδήποτε είδος επιχειρηματικής συναλλαγής ή δραστηριότητας. Οι χρήστες πρέπει να επωφεληθούν από την εκπαίδευση και τα σεμινάρια για να αξιοποιήσουν στο έπακρο αυτά τα συστήματα και να εργαστούν μέσω αυτών για να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα και τη ροή των πληροφοριών.
Κατανοήστε τη λειτουργία του SAP και πώς αποθηκεύει τα δεδομένα. Το σύστημα SAP είναι ένα πολυδιάστατο πρόγραμμα λογισμικού βάσης δεδομένων. Μεγάλες εταιρείες το χρησιμοποιούν για να διαχειριστούν πολλές από τις τρέχουσες λειτουργίες της επιχείρησης με ένα πακέτο λογισμικού. Το SAP χρησιμοποιείται από τις εταιρείες ως ERP ή επιχειρηματικό σχεδιασμό πόρων για τη διαχείριση πολλών βασικών λειτουργιών της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο. Η ποιότητα των δεδομένων εξαρτάται από έγκαιρες και σωστές καταχωρήσεις.
Γνωρίστε με ποιον τρόπο η SAP έχει προσαρμοστεί στην εταιρεία σας για να κατανοήσει πώς ρέουν οι λογιστικές εγγραφές. Το SAP είναι ιδιαίτερα προσαρμόσιμο, με ορισμένα χαρακτηριστικά που, όταν αλλάξουν, επηρεάζουν ολόκληρο το σύστημα. Επιπλέον, κάθε συγκεκριμένη ενότητα στο SAP μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Για το λόγο αυτό, τα σεμινάρια SAP τείνουν να είναι κάπως συγκεκριμένα για την εταιρεία και συνήθως δημιουργούνται από την ομάδα τεχνολογίας πληροφοριών ή παρέχονται από συμβούλους της SAP.
Ακολουθήστε ολόκληρη τη συναλλαγή που θέλετε να καταγράψετε και ελέγξτε αν οι καταχωρίσεις έγιναν ήδη αυτόματα. Το SAP αποθηκεύει πληροφορίες για όλες τις ενότητες σε μία βάση δεδομένων, η οποία επιτρέπει ταυτόχρονα την ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο πολλών διαφορετικών πληροφοριών. Για παράδειγμα, τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής καθοδηγούνται από τη δραστηριότητα των πωλήσεων και οι λογιστικές εγγραφές γίνονται αυτόματα ως αποτέλεσμα των καταχωρίσεων παραγωγής και πωλήσεων.
Γνωρίστε την ειδική έκδοση της SAP της εταιρείας σας πριν επιχειρήσετε να καταγράψετε καταχωρήσεις. Το SAP περιέχει πολλές διαφορετικές ενότητες. Δεν χρησιμοποιούνται όλες οι εταιρείες σε κάθε ενότητα και αυτό μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι καταχωρίσεις. Οι ενότητες περιλαμβάνουν εργασίες σε στρώματα και οι ενότητες λογιστικής περιλαμβάνουν τη χρηματοοικονομική λογιστική και τον έλεγχο. Αυτό περιλαμβάνει την αυτοματοποιημένη αναφορά και τη διαχείριση των πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών, μαζί με άλλους υπολογισμούς λογιστικών βιβλίων που καθορίζονται από το λογιστικό σχέδιο του οργανισμού. Οι καταχωρήσεις ημερολογίου δημοσιεύονται αυτόματα καθώς οι πωλήσεις και οι πληρωμές εισάγονται στο σύστημα. Η μονάδα ελέγχου ελέγχει τη ροή του κόστους και των εσόδων της εταιρείας, καθώς και ενημερώσεις που πραγματοποιούνται αυτόματα. Άλλες ενότητες περιλαμβάνουν τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, τον προγραμματισμό των έργων, τη ροή εργασίας, τους ανθρώπινους πόρους, τη διαχείριση υλικών, τον προγραμματισμό της παραγωγής και τις πωλήσεις και τη διανομή.
Καταλάβετε ότι ορισμένα μαθήματα μπορεί να είναι λίγο γενικά. Η ενότητα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης διαμορφώνεται συνήθως για να καλύψει τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας. Κάθε εταιρεία έχει το δικό της μοναδικό σχέδιο λογαριασμών, τα τμήματα και τα κέντρα κόστους. Επιπλέον, κάθε εταιρεία δεν χρησιμοποιεί τους ίδιους τύπους λειτουργιών στο λογισμικό. Ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να έχουν πωλήσεις για εξαγωγές, για παράδειγμα, οι οποίες θα περιλαμβάνουν τη δημιουργία λογαριασμών πελατών εξαγωγών και την προσθήκη νέου λογαριασμού εσόδων για την παρακολούθηση συγκεκριμένων εσόδων από εξαγωγικές πωλήσεις. Η ομάδα υλοποίησης SAP, είτε απασχολείται από την εταιρεία είτε εργάζεται ως εξωτερικοί σύμβουλοι, θα πρέπει να παρέχει tutorials και εκπαίδευση για κάθε ενότητα SAP.
Ελέγξτε τις πηγές online για γενικά μαθήματα και πληροφορίες. Οι πηγές στο διαδίκτυο παρέχουν εκπαιδευτικά σεμινάρια για λογιστικά και άλλα τμήματα, αν και μπορεί να είναι προσανατολισμένα προς έναν διαφορετικό τύπο επιχείρησης. Για παράδειγμα, το Πανεπιστήμιο Scranton παρέχει ένα online σεμινάριο για τα τμήματα χρηματοοικονομικής λογιστικής και ελέγχου, μαζί με άλλες ενότητες του SAP.
