Οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις υπόκεινται σε έλεγχο από διάφορους ενδιαφερόμενους, λόγω της εξάρτησης από φιλανθρωπικές δωρεές ή επειδή έχουν καθεστώς απαλλαγής από φόρους. Για να διασφαλιστεί ότι οι αγοραστικές σας πρακτικές θα περάσουν να συγκεντρώνονται όταν αξιολογούνται από τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, τους δωρητές, την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων ή άλλους ενδιαφερόμενους φορείς, είναι σημαντικό να δημιουργηθούν πολιτικές προμηθειών που αποφεύγουν ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφερόντων ή έλλειψη διαφάνειας.
Πολλαπλές προσφορές
Ορισμένοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί απαιτούν να τίθενται οι αγορές πάνω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο δολαρίων για προσφορά, με τον οργανισμό να λαμβάνει πολλαπλές προσφορές για διαφορετικούς προμηθευτές. Αυτό βοηθά στη μείωση της πιθανότητας ότι ένας πράκτορας αγοραστή, επικεφαλής τμήματος ή εκτελεστικός διευθυντής μπορεί να ανταμείψει μια σύμβαση σε έναν φίλο, μέλος της οικογένειας ή έναν επιχειρηματικό συνεργάτη που προσφέρει προσωπική ανταμοιβή ή άμεση δωροδοκία. Αυτό εμποδίζει επίσης έναν μακροπρόθεσμο προμηθευτή να αυξάνει τα ποσοστά ή να μειώνει τις υπηρεσίες κάθε χρόνο, επειδή γνωρίζει ότι δεν έχει ανταγωνισμό.
Χαμηλή προσφορά έναντι καλύτερης προσφοράς
Η πολιτική προμηθειών σας μπορεί να απαιτεί από τον οργανισμό σας να λαμβάνει τη χαμηλότερη προσφορά για έργα, υπηρεσίες ή αγαθά ή να σας επιτρέψει να πάρετε την καλύτερη προσφορά. Η καλύτερη προσφορά μπορεί να μην είναι η φθηνότερη, αλλά μπορεί να προσφέρει καλύτερη αξία στον οργανισμό. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση αθλητικού μάρκετινγκ μπορεί να προσφέρει για να διεξάγει έναν αγώνα δρόμου 10 χιλιομέτρων στον φιλανθρωπικό οίκο με χαμηλότερη χρέωση από άλλη εταιρεία, αλλά ο υψηλότερος πλειοδότης μπορεί να έχει περισσότερη εμπειρία σε δρόμους και να έχει περισσότερες επαφές που μπορούν να αγοράσουν χορηγίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να επιτρέψει τη σύναψη μιας σύμβασης σε άλλη επιχείρηση εκτός από τον χαμηλότερο πλειοδότη, εφόσον η σύμβαση είναι εντός συγκεκριμένου ποσοστού της χαμηλότερης προσφοράς και ο πράκτορας αγοραστή, ο επικεφαλής τμήματος ή η διοίκηση μπορούν να αποδείξουν τους λόγους για τους οποίους η χαμηλότερη προσφορά δεν είναι η καλύτερη προσφορά.
Αιτήσεις για υποβολή προτάσεων
Ως μέρος της πολιτικής προμηθειών σας, δημιουργήστε και εκδώστε μια αίτηση υποβολής προτάσεων για έργα, υπηρεσίες ή αγαθά μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο ποσό δολαρίου. Ένα RFP είναι μια τυπική διαδικασία χρήσης των επιχειρήσεων που επικοινωνεί με τους πιθανούς υποψήφιους με τις ίδιες αντικειμενικές απαιτήσεις για μια σύμβαση. Τα RFP βοηθούν τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να κάνουν συγκρίσεις των προσφορών μήλων προς μήλα.
Σύγκρουση συμφερόντων
Για να αποτρέψετε την ευνοιοκρατία ή την εμφάνιση ευνοιοκρατίας, ρωτήστε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και το διευθυντικό προσωπικό αν έχουν φίλους, μέλη οικογένειας ή συνεργάτες που πωλούν προϊόντα ή υπηρεσίες που αγοράζετε. Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί έχουν πολιτικές που απαγορεύουν στον οργανισμό να πραγματοποιεί συναλλαγές με εταιρείες που έχουν στενούς δεσμούς με βασικούς ενδιαφερόμενους. Προτού εγκρίνετε μεγάλες συμβάσεις, μοιραστείτε τα ονόματα πιθανών επιχειρηματικών εταίρων με τους κύριους ενδιαφερόμενους σας, για να διαπιστώσετε εάν κάποιο από αυτά έχει μια σύγκρουση.
Διαφάνεια
Επειδή οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν ανταγωνίζονται άλλες εταιρείες για κέρδη, είναι πιο ελεύθεροι να αποκαλύψουν επιχειρηματικές πληροφορίες με το κοινό. Κάντε την πολιτική προμηθειών σας άμεσα διαθέσιμη στο κοινό στον ιστότοπό σας. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τις μεγάλες αγορές στην αναφορά του ταμία που δόθηκε στο διοικητικό συμβούλιο σας στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου.
Βιωσιμότητα
Μπορεί να θέλετε να δώσετε προτίμηση σε επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν πράσινες επιχειρηματικές πρακτικές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εταιρείες που έχουν δηλώσει δημοσίως και αποδεικνύουν πρωτοβουλίες για τη μείωση της κατανάλωσης ενέργειας και νερού, την ανακύκλωση, τη χρήση οργανικών και μη τοξικών υλικών ή τη μείωση της συσκευασίας.
