Η σύνταξη μιας πολιτικής αγοράς μπορεί να φαίνεται σαν χάσιμο χρόνου, ειδικά σε μια μικρή εταιρεία. Αλλά έχοντας μια επίσημη πολιτική που όλοι οι εργαζόμενοι καταλαβαίνουν θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι ξοδεύετε τα χρήματά σας με σύνεση. Καθώς μεγαλώνετε, οι γραπτές πολιτικές θα γίνουν κρίσιμες για την επιτυχία σας. Γράψτε την πολιτική αγοράς σας με εκείνους που θα το χρησιμοποιήσουν κατά νου. Εάν δεν είναι σε θέση να κατανοήσουν την πολιτική ή εάν η διαδικασία είναι πολύ περίπλοκη ή δυσκίνητη, οι εργαζόμενοι θα απογοητευτούν και είναι πιο πιθανό να κάνουν είτε λάθη είτε να αγνοήσουν σκόπιμα πολιτική για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.
Αποφασίστε ποιος θα έχει την εξουσία να κάνει αγορές για λογαριασμό της εταιρείας. Ορίστε τυχόν όρια στην αρχή αγοράς και καθορίστε ποιος θα εγκρίνει τις αγορές στα όρια αυτά.
Γράψτε οδηγίες για την επιλογή προμηθευτή. Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα λειτουργήσει η διαδικασία προσφοράς και πόσες προσφορές θα πρέπει να λάβετε για κάθε ευκαιρία. Εξηγήστε όλα τα κριτήρια που πρέπει να χρησιμοποιούν οι αγοραστές για να αξιολογήσουν τις προσφορές. Τα κριτήρια μπορεί να περιλαμβάνουν την τιμή, την ποιότητα, την ασφάλιση, τη διάρκεια της λειτουργίας του πωλητή και άλλα.
Δηλώστε τις συνθήκες υπό τις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να συνάψουν σύμβαση. Περιγράψτε τη διαδικασία έγκρισης της σύμβασης και αναθέστε την υπογραφή της σύμβασης. Ορίστε ένα μέγιστο όριο σύμβασης. Να καθοριστεί πόσο συχνά πρέπει να αξιολογούνται οι τακτικές συμβάσεις παροχής υπηρεσιών.
Ορίστε κανόνες σχετικά με την αποδοχή δώρων και γευμάτων από τους πωλητές. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν γεύματα, αλλά όχι δώρα, ενώ άλλες εταιρείες επιτρέπουν δώρα μέχρι μια ορισμένη αξία δολαρίου. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν τα ομαδικά δώρα, αλλά όχι τα προσωπικά δώρα και ορισμένους απαγορεύει τον πωλητή δώρο εξ ολοκλήρου.
Σχεδιάστε μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων. Ορισμένες εταιρείες απαγορεύουν στους υπαλλήλους να αγοράζουν από πωλητές στους οποίους είναι κάτοχοι ενδιαφέροντος: άλλοι παρατείνουν την απαγόρευση σε εταιρείες στις οποίες ένας στενός φίλος ή μέλος της οικογένειας έχει συμφέρον. Ακόμη άλλοι δεν εφαρμόζουν τέτοιο περιορισμό.
Καθιέρωση οδηγιών εμπιστευτικότητας. Αναφέρατε ποιες πληροφορίες θεωρούνται εμπιστευτικές και ορίστε μια χρονική περίοδο κατά την οποία απαγορεύεται στους υπαλλήλους που διαθέτουν αυτές τις πληροφορίες να το απελευθερώσουν.
Εξηγήστε το σύστημα παραγγελιών σας. Δώστε οδηγίες σχετικά με τη σύνταξη και έκδοση εντολών αγοράς. Αν το σύστημα του υπολογιστή σας επιτρέπει να ορίσετε ελάχιστα επίπεδα αποθεμάτων και να προειδοποιήσετε την αγορά όταν φθάσουν αυτά τα επίπεδα, εξηγήστε πώς να το κάνετε αυτό. Αν τα εμπορεύματά σας αποθηκεύουν εμπορεύματα χρησιμοποιώντας ένα σύστημα κωδικοποίησης γραμμών ή άλλο σύστημα υπολογιστή, δώστε οδηγίες σχετικά με την αλλαγή των υπαρχόντων προϊόντων και τη δημιουργία νέων.
Δηλώστε την πολιτική που χρησιμοποιούν άλλοι υπάλληλοι, όπως το προσωπικό λήψης, για να ενημερώσουν τους αγοραστές σχετικά με τις ελλείψεις, τις ζημιές ή τις λανθασμένες αποστολές.
Συμβουλές
-
Μπορεί να θέλετε να έχετε έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει οποιοδήποτε έγγραφο της σύμβασης προτού το υπογράψετε.
Πολιτικές εκτύπωσης στο χαρτί με λογότυπα.
Προειδοποίηση
Οι εταιρείες που είναι εισηγμένες στο χρηματιστήριο έχουν συνήθως αυστηρές πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων. Συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο εάν γράφετε μια πολιτική αγοράς για μια δημόσια επιχείρηση.
