Ο διαχειριστής σας έχει ζητήσει να διερευνήσετε μια τάση στην αγορά και να δημιουργήσετε μια αναφορά για το τμήμα σας, ώστε η επιχείρησή σας να μπορεί να δημιουργήσει μια στρατηγική για την αύξηση του μεριδίου αγοράς και των κερδών. Σε αυτό το σημείο πρέπει να αποφασίσετε ποιο τύπο αναφοράς θα γράψετε. Η γνώση των διαφορών μεταξύ των επίσημων και άτυπων αναφορών θα σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό στυλ.
Άτυπη Αναφορά
Οι ανεπίσημες αναφορές είναι συνήθως εσωτερικές αναφορές και μπορούν να μεταβούν σε άλλα μέλη του τμήματος και των προϊσταμένων των τμημάτων. Χρησιμοποιούνται επίσης για αναφορές που θα κυκλοφορούν σε όλη την εταιρεία. Χρησιμοποιούν προσωπικές αντωνυμίες και συσπάσεις. Παρόλο που η αναφορά μπορεί να είναι αρκετά τμήματα, είναι συνήθως πολύ μικρότερη από μια επίσημη αναφορά. Δεν περιλαμβάνεται καμία σελίδα περιεχομένου. Οι ανεπίσημες αναφορές μπορούν ακόμη να μορφοποιηθούν σαν σημείωμα.
Άτυπη δομή
Η εισαγωγή και το συμπέρασμά σας περιλαμβάνονται στο σώμα της έκθεσης και δεν υπάρχει περίληψη. Συμπεριλάβετε πολύ σύντομες επικεφαλίδες, αν είναι απαραίτητο. Στην εισαγωγή, αναφέρετε εν συντομία το πρόβλημα, αυτό που κάνατε και το τελικό σας συμπέρασμα. Έχετε κοινό-στόχο, οπότε μιλήστε άμεσα σε αυτούς στη συζήτησή σας. Δηλώστε τα γεγονότα και δεν εμπλουτίστε τις λεπτομέρειες, αλλά βεβαιωθείτε ότι η αναφορά είναι κατανοητή. Υπενθυμίστε στον αναγνώστη ποια είναι τα συμπεράσματά σας. Η αναφορά σας θα είναι σωστά αιτιολογημένη με γραμματοσειρά 10 έως 12 σημείων. Συμπεριλάβετε τις συστάσεις σας και την πρόοδο που έχετε κάνει για την επίλυση του προβλήματος. Να είστε θετικοί σχετικά με τις προσδοκίες και τις συστάσεις.
Επίσημη Αναφορά
Εάν γράφετε μια αναφορά για την ανώτερη διοίκηση ή για έναν άλλο οργανισμό, θα χρειαστείτε μια επίσημη έκθεση. Οι επίσημες εκθέσεις χρησιμοποιούνται επίσης για ερευνητικά έγγραφα στην τριτοβάθμια εκπαίδευση. Οι επίσημες αναφορές είναι μακρύτερες και έχουν ερευνηθεί καλά. Οι επίσημες αναφορές είναι απρόσωπες, σπάνια χρησιμοποιώντας προσωπικές αντωνυμίες και συστολές.Οι περιλήψεις βρίσκονται σε ξεχωριστές σελίδες και συνήθως έχουν περισσότερες από μία επικεφαλίδες. Στις επίσημες εκθέσεις μπορεί επίσης να προηγηθεί πρόταση. Συμπεριλάβετε μια σελίδα περιεχομένου, εάν η αναφορά σας είναι περισσότερο από πέντε σελίδες. Μπορεί να απαιτείται επιστολόχρωμα ή σημείωμα.
Τυπική δομή
Συμπεριλάβετε μια συνοδευτική σελίδα που μοιάζει με ένα εξώφυλλο βιβλίου. Η περίληψη συνοψίζει συνοπτικά το πρόβλημα, τη διαδικασία της έρευνας και τα τελικά συμπεράσματα σε μια σελίδα ή λιγότερο. Η σελίδα τίτλου θα καλύπτει τον τίτλο της έκθεσης, το άτομο που συνέταξε την αναφορά, τον εκδότη και την ημερομηνία υποβολής. Συγκεντρώστε την αρχική σας διατριβή ή το σκοπό της μελέτης και συμπεριλάβετε όλες τις λεπτομέρειες που είναι απαραίτητες για το κοινό σας για να κατανοήσει πλήρως την ερώτηση. Συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων και μια λίστα με πίνακες και αριθμούς. Το σώμα της έκθεσής σας θα περιλαμβάνει μια εισαγωγή, επισκόπηση της έρευνας και τελικά συμπεράσματα και συστάσεις. Τερματίστε την αναφορά σας με αναγνωρίσεις, μια λίστα αναφορών όπου βρήκατε την έρευνά σας και τυχόν παραρτήματα.
