Και οι επιχειρηματικές επιστολές και οι εκθέσεις έχουν ζωτικούς αλλά διακριτικούς ρόλους μέσα στην εταιρική επικοινωνία. Επιχειρηματικές επιστολές, για παράδειγμα, μπορούν να επιβεβαιώσουν μια συμφωνία ή να απορρίψουν ένα αίτημα, ενώ μια επιχειρηματική αναφορά μπορεί να καταγράφει τα πάντα από ένα επαγγελματικό ταξίδι σε μια συνάντηση της εταιρείας.
Λειτουργία
Οι επιχειρηματικές επιστολές συχνά γνωστοποιούν θετικά ή αρνητικά νέα και άλλα επιχειρηματικά θέματα σε ένα κοινό εκτός της εταιρείας ή του οργανισμού, ενώ οι επιχειρηματικές αναφορές παρέχουν συνήθως λεπτομερείς πληροφορίες σε διάφορα ακροατήρια.
Τύποι
Οι κύριοι τύποι επιχειρηματικών επιστολών περιλαμβάνουν την αναγνώριση, την προσαρμογή, τη συλλογή, την καταγγελία, την έρευνα, την απόρριψη και τις επιστολές πωλήσεων. Οι κύριες επιχειρηματικές εκθέσεις είναι εκθέσεις προόδου και δραστηριότητας, εκθέσεις σκοπιμότητας, αναφορές διερεύνησης και αναφορές συμβάντων.
Στοιχεία
Τα επιχειρησιακά γράμματα έχουν επτά κύρια στοιχεία, όπως το χαιρετισμό και το κλείσιμο, καθώς και πολλά πρόσθετα χαρακτηριστικά. Κοινά στοιχεία για επιχειρηματικές αναφορές περιλαμβάνουν τη σελίδα τίτλου, τον πίνακα περιεχομένων, την περίληψη, τα προσαρτήματα και τη βιβλιογραφία.
Μορφές
Τόσο οι επιχειρηματικές επιστολές όσο και οι εκθέσεις συνήθως ακολουθούν ιδιαίτερα δομημένες μορφές. Οι επιχειρησιακές επιστολές σπανίως έχουν μήκος περισσότερο από μία ή δύο σελίδες, ενώ οι επιχειρηματικές αναφορές μπορούν να εκτείνονται από μερικές σελίδες σε μερικές εκατοντάδες.
Σκέψεις
Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επιστολές και επιχειρηματικές εκθέσεις είναι εκείνες που σαφώς και πειστικά ανακοινώνουν το σκοπό του συγγραφέα, καθώς και να τηρούν τα αποδεκτά πρότυπα για αυτό το μέσο επικοινωνίας των επιχειρήσεων.
