Εάν γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή φαίνεται τρομακτικό, μπορεί να είναι χρήσιμο να γνωρίζετε ότι όλες οι επιστολές επιχειρήσεων πρέπει να ακολουθούν ένα βασικό πρότυπο. Το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχεδόν οποιαδήποτε επιχειρηματική κατάσταση και μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ημερομηνία
Ξεκινήστε την επιστολή σας γράφοντας την πλήρη ημερομηνία της επιστολής σας περίπου δύο ίντσες από την κορυφή στην αριστερή πλευρά του χαρτιού. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι ημερομηνίες είναι πάντα γραμμένες ως μήνα, ημερομηνία και έτος: 23 Απριλίου 2009.
Διευθύνσεις και χαιρετισμός
Καταργήστε μια γραμμή από την ημερομηνία και βάλτε τη διεύθυνσή σας σε μια γραμμή, την πόλη, την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στην τρίτη γραμμή. Περάστε άλλες δύο γραμμές και τοποθετήστε το όνομα του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή, τον τίτλο της στην επόμενη γραμμή κάτω από αυτό, το όνομα της εταιρείας στην τρίτη γραμμή, τη διεύθυνση της εταιρείας κάτω από αυτό, και την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα της εταιρείας κάτω από αυτό. Ξεκινήστε την επιστολή σας με "Αγαπητέ" και είτε την κυρία ή τον κ. Και το επώνυμο του ατόμου, εκτός αν γνωρίζετε ότι το άτομο χρησιμοποιεί άλλο τιμητικό, όπως ο Δρ ή ο Αναθ., Ακολουθούμενος από ένα παχύ έντερο. Το επάνω μέρος της επιστολής σας, κάτω από την ημερομηνία, θα μοιάζει με αυτό:
123 Οδός Yourtown, ST 12345 [email protected]
Κα Clara Wills Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού 456 Company Roadcity Company, ST 67890
Αγαπητέ κα Wills:
Σώμα
Για το σώμα της επιστολής σας, κάντε κάθε παράγραφο αριστερά αιτιολογημένη (ακόμη και με το αριστερό περιθώριο) και αφήστε μια γραμμή μεταξύ των παραγράφων. Η γραφή σας στο σώμα της επιστολής θα πρέπει να είναι επαγγελματική και στο σημείο: Να δηλώσετε σαφώς τη φύση της επιστολής, τους λόγους για την αποστολή της και τι ελπίζετε να κερδίσετε σε απάντηση της επιστολής. Ξεχωρίστε κάθε ιδέα της επιστολής σε μια ξεχωριστή παράγραφο. Αν έχετε περισσότερα από ένα αίτημα ή σκοπό για την επιστολή σας, αναφέρετε τα δύο στην εισαγωγική παράγραφο και στη συνέχεια αντιμετωπίστε τα πλήρη, αλλά χωριστά, σε επόμενες παραγράφους. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε ακρωνύμια ή συντομογραφίες, καθώς μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση: Καθορίστε ακριβώς τι μιλάτε. Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική και ορθογραφία, και πάντα ορθογραφικό έλεγχο της επιστολής σας πριν την στείλετε.
Κλείσιμο
Τερματίστε την επιχειρηματική σας επιστολή με "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά με εσάς". Περάστε τέσσερα κενά σε μια επιστολή εκτύπωσης και βάλτε το πλήρες όνομά σας. Υπογράψτε το διάστημα ανάμεσα στο κλείσιμο και το όνομά σας. Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τοποθετήστε το όνομά σας στην επόμενη γραμμή μετά το κλείσιμο.
