Οι διαδικασίες του front office θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένες ώστε να ταιριάζουν στην επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, μια ιατρική ή οδοντιατρική πρακτική θα απαιτήσει διαφορετικές διαδικασίες από μια δικηγορική, πρακτορείο συλλογής, κουρείο ή εργοστάσιο. Πάρτε χρόνο για να αναπτύξετε μια λεπτομερή λίστα ελέγχου που απευθύνεται σε σημαντικούς στόχους και στόχους του μπροστινού γραφείου.
Βασικά
Για τις επιχειρήσεις που λαμβάνουν σταθερή κίνηση πελατών, οι διαδικασίες των front office θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν το γενικό επιχειρηματικό περιβάλλον. Μια ζεστή, φιλόξενη επιχείρηση θα τονίσει τη σημασία της χαμογελασίας και τη διατήρηση της επαγγελματικής εθιμοτυπίας τηλεφώνου. Τα ιατρικά ή οδοντιατρικά γραφεία βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στις σταθερές ροές ασθενών. Ως εκ τούτου, το μπροστινό γραφείο σε μια κλινική πρέπει να έχει αρκετό προσωπικό πρόσληψης για να ελέγχει τους ασθενείς, να απαντά στις ερωτήσεις των ασθενών προσωπικά και μέσω τηλεφώνου και να χειρίζεται τις αναχωρήσεις ασθενών, συμπεριλαμβανομένης της λήψης διαδικασιών πληρωμής και προγραμματισμού παρακολούθησης. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με μια υπηρεσία τηλεφώνου για να χειριστείτε κλήσεις πελατείας μετά την ώρα.
Χρονοδρομολόγηση
Ένα σημαντικό μέρος της λειτουργίας ενός επιτυχούς front office περιλαμβάνει τη διαχείριση επιχειρηματικών συναντήσεων. Οι υπάλληλοι του front office πρέπει να επικοινωνούν με τους πελάτες την ημέρα πριν από το ραντεβού τους και να επιβεβαιώσουν την προγραμματισμένη ώρα. Δημιουργήστε μια λίστα ακύρωσης ή μη εμφάνισης, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε άλλα ραντεβού για να αναπληρώσετε τα αποσυρθέντα. Οι υπάλληλοι του πρώτου γραφείου ενός ξενοδοχείου θα πρέπει να διατηρούν ακριβή αρχεία δωματίων, διότι επηρεάζουν άμεσα τις υπηρεσίες δωματίου και τις εργασίες καθαρισμού. Οι υπάλληλοι των πρωτοβάθμιων, μέσων και γυμνασίων πρέπει να διατηρούν ακριβή αρχεία φοιτητών, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν τις απουσίες των μαθητών και τους επισκέπτες.
Βελτιώσεις
Να αξιολογείτε συνεχώς τις διαδικασίες των γραφείων. Αν βρείτε περιθώρια βελτίωσης, δημιουργήστε και εφαρμόστε κατάλληλες στρατηγικές. Εάν το μπροστινό γραφείο είναι συγκλονισμένο με κλήσεις και δεν μπορεί πάντα να παρέχει εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών, εξετάστε το ενδεχόμενο αλλαγής του τηλεφωνικού συστήματος (π.χ. χρησιμοποιώντας ένα τηλεφωνικό σύστημα υπολογιστή) ή τη χρήση τεχνολογίας ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για τη μέτρηση της διαθεσιμότητας του προσωπικού. Αξιολογήστε εάν μπορεί να βελτιωθεί η διαχείριση των περιπτώσεων από το μπροστινό σας γραφείο με τη χρήση χαρτιού.
