Για την αποτελεσματική διαχείριση ενός ιατρικού γραφείου, είτε πρόκειται για μια μικρή πρακτική είτε για μια μεγάλη κλινική, πρέπει να αναπτυχθούν και να εφαρμοστούν εκτεταμένες και σαφείς διαδικασίες που να καλύπτουν τα απαιτούμενα καθήκοντα και ευθύνες. Οι διαδικασίες του γραφείου θα πρέπει να επισημαίνουν τα διάφορα καθήκοντα των εργαζομένων, όπως να περιγράφουν τι πρέπει να κάνουν οι ρεσεψιονίστες όταν το γραφείο ανοίγει και κλείνει. Πρέπει να καταλάβετε πώς λειτουργεί το ιατρείο για να προσαρμόσετε κατάλληλα τις διαδικασίες.
Βασικά
Οι διαδικασίες του γραφείου πρέπει να μεταφέρουν τον τρόπο αλληλεπίδρασης με τους πελάτες. Σχετικά θέματα περιλαμβάνουν τα τυπικά χαιρετισμούς πελατών (π.χ. αυτοπροσώπως και μέσω τηλεφώνου), τη δυσαρεστημένη διαχείριση ή τους θυμωμένους πελάτες, την εμπιστευτικότητα του πελάτη (π.χ. τους κανονισμούς HIPAA) καθώς και τη ρύθμιση ραντεβού και την ειδοποίηση. Απαιτούνται ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών για τους περισσότερους υπαλλήλους του ιατρικού γραφείου. Έτσι, οι διαδικασίες πρέπει να διακρίνουν "καλό" από την "ανεπαρκή" εξυπηρέτηση πελατών. Απαιτούνται συνήθεις διαδικασίες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή φυσικής καταστροφής, όπως πυρκαγιά ή πλημμύρα. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό εγχειρίδιο των εργαζομένων για να συζητήσετε τις πολιτικές σχετικά με τον κώδικα ενδυμασίας, τη συμμετοχή, τη σεξουαλική παρενόχληση, την μισθοδοσία, τις διακοπές και τα οφέλη.
Εγγραφές
Ένα επιτυχημένο ιατρικό γραφείο διαχειρίζεται τα αρχεία ασθενών αποτελεσματικά. Οι διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα πρέπει να είναι υποχρεωτικές για γραφεία χωρίς χαρτιά (π.χ. με πληροφορίες ασθενούς αποθηκευμένες στο διαδίκτυο ή σε πρόγραμμα υπολογιστή). Το εγχειρίδιο του μπροστινού γραφείου πρέπει να εξηγεί τον τρόπο δημιουργίας, ενημέρωσης και αποθήκευσης αρχείων πελατών. Το εγχειρίδιο πρέπει επίσης να περιλαμβάνει διαδικασίες σχετικά με τον τρόπο ανενεργής εγγραφής, όπως όταν μετακινούνται οι ασθενείς. Μια άλλη σημαντική πτυχή περιλαμβάνει τα ημερολόγια των γιατρών. Για παράδειγμα, ο προγραμματισμός δύο ασθενών ανά ώρα, ένας γιατρός μπορεί να έχει 20 έως 30 λεπτά ελεύθερου χρόνου. Οι διαδικασίες πρέπει να εξηγούν τον τρόπο προγραμματισμού ενός κατάλληλου αριθμού ασθενών σε ωριαία και καθημερινή βάση. Οι διαδικασίες ενδέχεται επίσης να απεικονίζουν έναν τυπικό τρόπο εκχώρησης αίθουσας εξετάσεων.
Χρέωση
Οι διαδικασίες του εμπρόσθιου ιατρικού γραφείου πρέπει να περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο συλλογής των πληρωμών από τους ασθενείς Εάν ένας ασθενής χρησιμοποιεί ασφάλιση, οι διαδικασίες θα πρέπει να εξηγούν ποιες πληροφορίες είναι απαραίτητες για την επαλήθευση της ασφάλισης και για τη συλλογή μιας συν-πληρωμής, αν χρειαστεί. Οι διαδικασίες θα πρέπει να εξηγούν εάν πρέπει να λάβετε πληρωμή πριν ή μετά την επίσκεψη, όταν ένας ασθενής πληρώνει από την τσέπη. Επίσης, περιγράψτε τα απαραίτητα βήματα για την έγκαιρη επιστροφή των ασφαλιστικών απαιτήσεων. Για παράδειγμα, εξηγήστε ποιος θα κωδικοποιήσει ή θα προσδιορίσει τις ιατρικές διαδικασίες για τα αρχεία ασθενών καθώς και τη χρέωση. Οι διαδικασίες θα πρέπει να καθορίζουν τον τρόπο αντιμετώπισης των ληξιπρόθεσμων λογαριασμών, όπως εκείνων που παραμένουν εκκρεμείς για 6 μήνες ή 1 έτος.
