Η συνεχής βελτίωση είναι η διαδικασία εφαρμογής των συνεχιζόμενων αλλαγών στις διαδικασίες εργασίας ενός οργανισμού με στόχο την ενίσχυση της αποδοτικότητας στις λειτουργίες του οργανισμού. Οι σταδιακές αλλαγές μπορούν εύκολα να υιοθετηθούν σε σύγκριση με τις μείζονες αλλαγές που εφαρμόζονται αμέσως. Οι συνεχείς βελτιώσεις εισάγονται μέσω της κατάρτισης, της καθοδήγησης και της χρήσης εργαλείων πληροφορικής. Οι συνεχιζόμενες αλλαγές οδηγούν σε χαμηλότερο κόστος και αυξημένες επιδόσεις στο εσωτερικό του οργανισμού, ενώ οι αλλαγές μεγάλης κλίμακας συχνά αποδιοργανώνουν τη ροή εργασιών και είναι δαπανηρές. Επομένως, οι συνεχείς βελτιώσεις στον χώρο εργασίας ελαχιστοποιούν την ανάγκη για ξαφνικές αλλαγές και εξασφαλίζουν την ομαλή ροή της ανάπτυξης.
Ενημερωθείτε σχετικά με τις βιώσιμες προσεγγίσεις για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και την προετοιμασία ενός σαφούς πλαισίου για την ενίσχυση της παραγωγής. Καταγράψτε τις συγκεκριμένες βελτιώσεις που θα εισαγάγετε στη σειρά προτεραιότητας και υποδείξτε το χρονικό πλαίσιο για κάθε μία από αυτές. Καθορίστε προθεσμίες για την επίτευξη των στοχοθετημένων στόχων σας, ώστε να δημιουργήσετε ένα εργασιακό περιβάλλον προσανατολισμένο προς τα αποτελέσματα.
Κοινοποιήστε το πεδίο και τους στόχους των επιδιωκόμενων συνεχών βελτιώσεων σε όλα τα μέλη του οργανισμού. Χρησιμοποιήστε εσωτερικά μέσα επικοινωνίας, όπως πίνακες ανακοινώσεων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεις σε τμήματα και ηλεκτρονικά ενημερωτικά δελτία, για να απευθυνθείτε σε όλα τα μέλη του οργανισμού.
Εκπαιδεύστε και συμβουλεύστε τους υπαλλήλους σας για να τους εξοπλίσετε με σαφή κατανόηση των ρόλων, των ορίων και των προνομίων των ευθυνών τους στη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης. Βεβαιωθείτε ότι τα προγράμματα εκπαίδευσης και καθοδήγησης σας είναι σταδιακά σε σχέση με το πρόγραμμα συνεχούς βελτίωσης.
Ορίστε τα σημεία αναφοράς απόδοσης για κάθε μια από τις αλλαγές βελτίωσης της απόδοσης που σκοπεύετε να εισαγάγετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να παρακολουθήσετε την πρόοδο των συνεχών βελτιώσεων, μετρώντας τα πραγματικά πρότυπα απόδοσης σε σχέση με τους στοχευμένους στόχους απόδοσης.
Αρχίστε να εισάγετε σταδιακές αλλαγές στις υπάρχουσες διαδικασίες εργασίας και τη δομή πόρων. Ενθαρρύνουν τη δημιουργικότητα και την καινοτομία και εξαλείφουν τις σπάταλες διαδικασίες. Προσπαθήστε να βελτιστοποιήσετε τη χρήση των διαθέσιμων πόρων και, στη συνέχεια, να εξετάσετε τη σταδιακή εισαγωγή νέων πόρων όπως ο εξοπλισμός πληροφορικής.
Συμβουλές
-
Παρέχετε στους υπαλλήλους σας τα απαραίτητα υλικά για να εκπληρώσετε τις νέες προσδοκίες απόδοσης. Αντιμετωπίστε τα λάθη της διαδικασίας, αλλά συγχωρείτε τα ανθρώπινα λάθη. Για παράδειγμα, αν η διαδικασία είναι η αιτία ανθρώπινου σφάλματος, επανασχεδιάστε τη διαδικασία και εκπαιδεύστε τον εργαζόμενο σε μια νέα διαδικασία που θα βελτιώσει την απόδοση.
Προειδοποίηση
Μη θέτετε μη ρεαλιστικούς στόχους, διότι αυτό μπορεί να αποθαρρύνει τους υπαλλήλους και να υπερφορτώσει τους πόρους του οργανισμού.
