Ενώ οι κάρτες δώρων, τα δώρα ή οι πλάκες είναι οι κατάλληλοι τρόποι για να δείξουμε μια ευγνωμοσύνη των εργαζομένων για τη σκληρή δουλειά τους, αυτά τα δώρα σημαίνουν περισσότερο όταν συνοδεύονται από μια ειλικρινά γραπτή επιστολή. Τα χρήματα μπορούν να δαπανηθούν, ένα δώρο μπορεί να σπάσει και μια πλάκα, αν κρεμαστεί, απλά συλλέγει τη σκόνη. Ωστόσο, οι προσεγμένες λέξεις μιας επιστολής ευχαριστίας θα θυμούνται πολύ μετά το άνοιγμα του φακέλου. Μια τέτοια ευχαριστήρια επιστολή συνδυάζει τη μορφή επιστολής επιχειρήσεων με ένα βασικό δοκίμιο πέντε παραγράφων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εταιρικό επιστολόχαρτο ή χαρτί ομολόγων 24 λιβρών
-
Φάκελος
-
Κάρτα (προαιρετικό)
Μορφή επιχειρησιακής επιστολής
Ορίστε την αιτιολόγηση της γραμμής σας για να ξεπλύνετε αριστερά.
Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας. Πατήστε επιστροφή. Πληκτρολογήστε τον τίτλο εργασίας σας στην επόμενη γραμμή. Πατήστε επιστροφή. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της εταιρείας χρησιμοποιώντας τη μορφή γραμματοσήμων δύο γραμμών. Πατήστε δύο φορές την επιστροφή, αφήνοντας μια κενή γραμμή μετά τις πληροφορίες επικοινωνίας σας.
Πληκτρολογήστε τη σημερινή ημερομηνία. Πατήστε δύο φορές την επιστροφή, αφήνοντας μια κενή γραμμή μετά την ημερομηνία.
Πληκτρολογήστε το χαιρετισμό σας ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο. Για παράδειγμα: "Αγαπητέ κύριε Edwards:" ή "Αγαπητέ Bob:" ανάλογα με το επίπεδο διατύπωσης που θέλετε να μεταφέρετε. Πατήστε επιστροφή δύο φορές, αφήνοντας μια κενή γραμμή μετά το χαιρετισμό.
Περιεχόμενο γράμματος
Πληκτρολογήστε την εισαγωγή στην επιστολή σας. Πρέπει να δηλώσετε ότι γράφετε για να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για χρόνια υπηρεσίας. Αναφέρετε κάποιους γενικούς λόγους για τους οποίους θα πρέπει να ευχαριστήσετε αυτό το άτομο και γιατί θα χάσετε όπως: τα χρόνια εμπειρίας, η δεοντολογία εργασίας, η συμπεριφορά και οι δεξιότητές σας. Περάστε μια γραμμή μετά από αυτήν την παράγραφο.
Πληκτρολογήστε μερικές παραγράφους δίνοντας συγκεκριμένα παραδείγματα των αντικειμένων που αναφέρονται στην εισαγωγή. Για παράδειγμα, τα προγράμματα ανάκλησης που έχει ολοκληρώσει με επιτυχία το άτομο, οι θριάμβοι που μοιράστηκε η εταιρεία σας και οι τρόποι με τους οποίους το άτομο λύθηκε προβλήματα ή συγκρούσεις. Θυμηθείτε να παραλείψετε μια γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.
Συμπληρώστε την επιστολή σας αναφέροντας πόσο εκτιμάτε αυτό το άτομο και ότι θα χάσετε τις υπηρεσίες και τις υπηρεσίες σας. Επιθυμείτε την τύχη τους στις μελλοντικές τους προσπάθειες και τους προσκαλεί να επιστρέψουν στην επίσκεψη ή να εργαστούν (εάν χρειάζεται). Περάστε δύο γραμμές μετά την τελική παράγραφο.
Πληκτρολογήστε το χαιρετισμό σας. "Ειλικρινά δικοί σας", "Με ευγνωμοσύνη", και "θερμές ευχές", είναι κατάλληλα παραδείγματα. Ακολουθήστε τον χαιρετισμό σας με κόμμα και μετά παραλείψτε δύο γραμμές.
Υπογράψτε το όνομά σας. Περάστε δύο ή τρεις γραμμές και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας.
Παρουσίαση Επιστολής
Εκτυπώστε τις παρατηρήσεις σας σε επιστολόχαρτα της εταιρείας ή χαρτί ομολόγων των 24 λιβρών.
Διπλώστε το γράμμα στα τρίτα και τοποθετήστε το σε ένα φάκελο.
Η επιστολή μπορεί επίσης να τοποθετηθεί μέσα σε ευχετήρια κάρτα που υπογράφεται από άλλα μέλη του γραφείου ή το προσωπικό.
Συμβουλές
-
Αν δεν μπορείτε να ανακαλέσετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με το άτομο, επικοινωνήστε με κάποιον που συνεργάστηκε στενά μαζί του για περισσότερες πληροφορίες.
