Όλοι έχουν κακή εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών και σε αυτή την εποχή, περιμένουμε περισσότερα για τα χρήματά μας. Αν γράψετε μια σωστά διατυπωμένη επιστολή στο σωστό άτομο για να εξηγήσετε τι συνέβη, μπορεί να λάβετε επιστροφή χρημάτων ή αντικατάσταση, ανάλογα με το θέμα σας.
Συγκεντρώστε τα γεγονότα. Εάν έχετε μια απόδειξη από μια αγορά, το έχετε μπροστά σας. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ημερομηνία και την ώρα του συμβάντος, καθώς και το όνομα του υπεύθυνου υπαλλήλου, ει δυνατόν.
Καταγράψτε πρώτα τα παράπονα σας. Μερικές φορές μετά από μια εμπειρία με κακή εξυπηρέτηση πελατών, ίσως να είστε θυμωμένος και να μην σκέφτεστε λογικά. Scribble ότι όλα τα κάτω πρώτα και να το βγείτε από το σύστημά σας!
Καταλάβετε ποιος θα απευθύνει την επιστολή στο. Εάν ένας υπάλληλος σας αντιμετώπισε ανεπαρκώς, μάθετε ποιος είναι ο διευθυντής καταστήματος. Μια γρήγορη εμφάνιση στο διαδίκτυο ή μια σύντομη τηλεφωνική κλήση θα σας βρουν αυτές τις πληροφορίες. Αν ήταν διαχειριστής, θα πρέπει να μάθετε ποιος είναι ο ιδιοκτήτης ή ο περιφερειακός διαχειριστής προκειμένου να πάρει την επιστολή στα σωστά χέρια. Πολλές μεγαλύτερες εταιρείες έχουν μια φόρμα που μπορείτε να συμπληρώσετε στη γραμμή, αλλά σχεδόν ποτέ δεν λαμβάνετε απάντηση. Είναι καλύτερα να γράψετε και να στείλετε τη δική σας επιστολή.
Αρχίστε να γράφετε την επιστολή σας. Στην πρώτη παράγραφο, προσπαθήστε να αναφέρετε κάτι καλό για την επιχείρηση ή την εμπειρία. Αν έχετε ψωνίσει εκεί χωρίς πρόβλημα, πείτε τους. Η προσθήκη κάποιων θετικών σχολίων θα βοηθήσει στον συνολικό τόνο της επιστολής.
Στην επόμενη παράγραφο (ες), εξηγήστε την κατάσταση. Αναγράψτε την ημερομηνία, την ώρα και το όνομα του υπαλλήλου και ανατρέξτε στις λεπτομέρειες για το τι πήγε στραβά και γιατί ήταν απαράδεκτο για εσάς.
Μετά τη λίστα των καταγγελιών σας, προσθέστε μια παράγραφο με αυτό που ζητάτε για να κάνετε τα πράγματα σωστά. Εάν βγήκατε να φάτε και το φαγητό ήταν τρομερό, ζητήστε ένα δωρεάν γεύμα, ώστε να μπορέσετε να δώσετε στο εστιατόριό σας μια άλλη ευκαιρία. Εάν το προϊόν ήταν σκουπίδια, ζητήστε επιστροφή χρημάτων για να αγοράσετε ένα καλύτερο προϊόν αλλού. Εάν γράφετε μόνο για να τους ενημερώσετε για μια κακή κατάσταση, πείτε τους αυτό.
Κλείστε την επιστολή σας αναφέροντας και πάλι κάτι θετικό για την εταιρεία ή την υπηρεσία.
Υπογράψτε την επιστολή σας και προσθέστε το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας κάτω από την υπογραφή σας έτσι ώστε ο διαχειριστής / κάτοχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Ο καλύτερος τρόπος για να πάρετε αυτό το γράμμα στα σωστά χέρια είναι να το παραδώσετε, εάν είναι δυνατόν. Εάν η κατάσταση συνέβη τοπικά, μεταβείτε στο κατάστημα και ζητήστε να μιλήσετε με το πρόσωπο στο οποίο απευθύνεστε. Αυτό θα σας δώσει πολύ ταχύτερα αποτελέσματα. Μπορείτε να εξηγήσετε την επιστολή τότε και εκεί ή απλώς μπορείτε να τα παραδώσετε και να φύγετε.
Εάν η παράδοση με το χέρι δεν είναι δυνατή, στείλτε την επιστολή.
Δώστε στον διευθυντή περίπου μια εβδομάδα για να επικοινωνήσουμε μαζί σας. Αν δεν ακούσετε τίποτα μετά από αυτό το χρονικό διάστημα, δώστε τους μια κλήση και ρωτήστε εάν έχει ληφθεί η επιστολή σας. Συχνά, εργάζονται σε ένα σχέδιο για να σας κρατήσουν ως πελάτη και μερικές φορές χρειάζονται περισσότερες από λίγες μέρες για να καταλάβετε.
Αν η εταιρεία κάνει ό, τι είναι στη διάθεσή της για να κάνει τα πράγματα σωστά, πείτε στους ανθρώπους. Η καλή εξυπηρέτηση πελατών αξίζει να εξαπλωθεί από στόμα σε στόμα!
Συμβουλές
-
Μην γράφετε την επιστολή όταν είστε ακόμα θυμωμένος. Δώστε στον εαυτό σας λίγες μέρες για να ηρεμήσετε εάν είναι απαραίτητο.
