Όταν η επιχείρησή σας καλείται να απαντήσει σε μια αίτηση υποβολής προτάσεων, ένας υποψήφιος πελάτης σας καλεί να υποβάλετε μια επίσημη απάντηση, αναφέροντας πώς θα εκπληρώσετε μια σύμβαση. Ενώ οι πιθανοί υποψήφιοι συχνά δεν υποχρεούνται να απορρίπτουν επισήμως τέτοιες προσκλήσεις, θα πρέπει πάντα να ανακοινώνετε τις προθέσεις σας γραπτώς καθώς και μέσω ανεπίσημων καναλιών.
Για να κάνετε προσφορά ή να μην κάνετε προσφορά
Πριν μια εταιρεία αποφασίσει να απορρίψει μια RFP, μια εσωτερική αναθεώρηση του RFP είναι ένα συνετό βήμα. Οι πρακτικοί εσωτερικοί λόγοι απόρριψης περιλαμβάνουν την τιμολόγηση του έργου, τον προγραμματισμό και την έλλειψη εμπειρογνωμοσύνης σχετικά με τις ζητούμενες υπηρεσίες ή προϊόντα. Ωστόσο, οι εξωτερικοί λόγοι απόρριψης της εταιρείας σας πρέπει να δηλώνονται διπλωματικά - η πιθανότητα μιας μελλοντικής επιχειρηματικής σχέσης δεν πρέπει ποτέ να αγνοηθεί.
Κατάλληλες επίσημες και ανεπίσημες απαντήσεις
Κάθε διαδικασία RFP μπορεί να έχει μοναδικές απαιτήσεις για το πώς να απορρίψει επίσημα την υποβολή προτάσεων. Για παράδειγμα, ορισμένα RFP περιλαμβάνουν μια συγκεκριμένη ημερομηνία χωρίς προσφορά - σε τέτοιες περιπτώσεις, θα πρέπει να καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για να εκφράσετε την πρόθεσή σας να αποφύγετε να συμμετέχετε στη διαδικασία υποβολής προτάσεων μέχρι την ημερομηνία που ορίζεται στο RFP. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα σημαντικό βήμα για να χειριστείτε σωστά εάν αρχικά ζητήσατε να συμπεριληφθεί η εταιρεία σας στη διαδικασία RFP.
Το RFP θα πρέπει να περιλαμβάνει κατάλογο των ατόμων στα οποία θα πρέπει να επικοινωνήσετε σχετικά με την απόρριψη ενός RFP και θα πρέπει να ειδοποιήσετε ένα ή περισσότερα από αυτά τα άτομα μέσω ταχυδρομείου. Επίσης, συνιστώνται άτυπες μέθοδοι επικοινωνίας όπως τηλέφωνο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Προς το συμφέρον της ενίσχυσης των μελλοντικών επιχειρηματικών ευκαιριών, θα πρέπει να προσπαθήσετε να μην πείτε με χαρά - μερικές φορές αναφέρεται ως λέγοντας "όχι" για το έργο, ενώ λέτε "ναι" στο άτομο. Αυτή είναι μια έξυπνη προσέγγιση που πρέπει να ακολουθήσετε όταν μειώνετε ένα RFP.
