Οι μηνιαίες αναφορές είναι πολύτιμες ως καταγραφή γεγονότων και αποτελεσμάτων σε ένα τμήμα και ως συνεισφορά σε μια επιχείρηση στο σύνολό της. Στην εκπαίδευση παρέχουν επίσης χρήσιμες πληροφορίες από διάφορα τμήματα σχετικά με την πρόοδο και τα αποτελέσματα. Είναι ένα αρχείο που μπορεί να ταξινομηθεί σε μεγαλύτερα έγγραφα για να παρέχει μια συνολική εικόνα για μια επιχείρηση ή ένα κολέγιο.
Γράψτε μια εισαγωγή για το θέμα που υποδεικνύει γιατί ζητάτε την υποβολή μηνιαίων εκθέσεων. Δείξτε τους καλούς λόγους για τους οποίους απαιτούνται και τη συμβολή που θα κάνουν στην επιχείρηση, στο κολέγιο ή στο πανεπιστήμιο ως σύνολο.
Περιγράψτε τα οφέλη για τους παραλήπτες, καθώς οι περισσότεροι θα το θεωρήσουν ως επιπλέον εργασία. Μια μηνιαία αναφορά μπορεί να είναι μια ευκαιρία να επαινέσω και να καταδείξω πού πήγαν καλά τα πράγματα. Μπορεί επίσης να είναι μια ευκαιρία να αναφέρουμε τομείς στους οποίους απαιτείται υποστήριξη ή κάτι που χρειάζεται να ακολουθήσει. Μπορεί επίσης να είναι μια έκθεση σχετικά με την πρόοδο ενός συγκεκριμένου έργου. Επισημάνετε τη σημασία των εκθέσεων για τον σχεδιασμό και την εστίαση του μυαλού του ατόμου στις προσπάθειες του τμήματος του.
Δώστε ημερομηνίες και προθεσμίες για το έτος που θα απαιτηθούν οι μηνιαίες εκθέσεις. Υπογραμμίστε γιατί πρέπει να είναι εγκαίρως, δεδομένου ότι είναι γενικά μια συνεισφορά σε μια μεγαλύτερη έκθεση και αυτό μπορεί να καθυστερήσει εάν οι μηνιαίες εκθέσεις καθυστερήσουν.
Προμηθεύστε ένα πρότυπο, εάν είναι δυνατόν, που περιέχει τα κύρια σημεία που θέλετε να καλύπτονται στη μηνιαία αναφορά. Αυτό διευκολύνει τους ερωτηθέντες να ολοκληρώνουν και να εξοικονομούν χρόνο κάθε μήνα. Μπορούν να αλλάξουν το πρότυπο όπου χρειάζεται. Εναλλακτικά, δώστε οδηγίες στην επιστολή σας για να βοηθήσετε τους συγγραφείς των εκθέσεων. Διαφορετικά τμήματα θα παρέχουν διαφορετικές πληροφορίες - για παράδειγμα, ορισμένες οικονομικές και μερικές πωλήσεις - μπορεί να απαιτούνται διαφορετικά πρότυπα. Ζητήστε από τον συγγραφέα αναφοράς να αναφέρει κατηγορίες σε ξεχωριστά φύλλα.
Διαχωρίστε κάθε τμήμα του γράμματος σε παραγράφους. Αναφέρατε τους λόγους για τους οποίους απαιτείται η μηνιαία έκθεση στην πρώτη παράγραφο. Περιγράψτε τα οφέλη στους παραλήπτες στη δεύτερη. Αναφέρετε τις ημερομηνίες και τις προθεσμίες στην τρίτη παράγραφο ή δώστε ξεχωριστό κατάλογο με τις ημερομηνίες. Αναφέρετε το πρότυπο ή τις κατευθυντήριες γραμμές στην τέταρτη παράγραφο. Συμπεριλάβετε ένα σημείωμα εκτίμησης στην τελευταία παράγραφο για τη βοήθεια του παραλήπτη. Να είστε σύντομος και ευχάριστος.
Συμβουλές
-
Η σύνταξη μιας επιχειρησιακής επιστολής απαιτεί ορισμένες διατυπώσεις. Αν ξεκινήσετε την επιστολή με το όνομα κάποιου, θα πρέπει να τερματίσετε "με ειλικρίνεια". Εάν ξεκινήσετε με "Αγαπητέ κύριε ή κυρία", θα πρέπει να τερματίσετε "Με εκτίμηση". Κάτω από το χαιρετισμό θα πρέπει να είναι γραμμή αναφοράς ή υποκειμένου, στη συγκεκριμένη περίπτωση "Μηνιαίες Αναφορές".
Προειδοποίηση
Γράψτε την επιστολή ως αίτημα, αλλά βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές θα χρειαστούν κάθε μήνα.
