Βελτιώστε τις πιθανότητές σας να πάρετε μια θετική απάντηση στο αίτημά σας για συνάντηση, τοποθετώντας πρώτα τον εαυτό σας στα παπούτσια του παραλήπτη σας. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν την προσπάθεια να συναντήσουν μαζί σας μια χρονοβόρα προοπτική. Θέλουν να μάθουν τι θα βγούν από αυτό, πράγμα που θα κάνει τη δουλειά τους ευκολότερη, ταχύτερη ή πιο κερδοφόρα. Επίσης ανταποκρίνονται καλά σε ένα δωρεάν όφελος, ωραίο γεύμα ή διαφημιστικό δώρο κατάλληλο για την επιχείρησή τους. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή ο παραλήπτης σας δέχεται πιθανώς δεκάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά.
Γράψτε μια γραμμή θέματος που ξεχωρίζει. Για παράδειγμα: "Ας συναντηθούμε για να συζητήσουμε το λογαριασμό σας με την εταιρεία XYZ" καθιστά το email σας άμεσα σχετικό και πιθανό να ανοίξει. "Γεια σας, ας μιλήσουμε" είναι το είδος της γραμμής που πιθανόν να διαγράψει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο επειδή δεν παρέχει πληροφορίες και είναι πολύ άτυπη και προσωπική για τις περισσότερες επιχειρηματικές σχέσεις.
Καλωσορίστε τον παραλήπτη σας σωστά. Χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ κ. Τζόουνς" εάν δεν γνωρίζετε ο ένας τον άλλον. "Αγαπητέ Bob" ή "Hello Bob" είναι κοινά χαιρετισμούς στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο των επιχειρήσεων. Εάν δεν χρησιμοποιήσετε ένα χαιρετισμό, το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μπορεί να φαίνεται απρόσωπο και μέρος μαζικής αλληλογραφίας, εκτός και αν γνωρίζετε καλά το ένα το άλλο.
Φτανω στο σημειο. Αν δεν γνωρίζετε ο ένας τον άλλον, γράψτε μια πρόταση που παρουσιάζει τον εαυτό σας όπως "Έχω ανατεθεί ο λογαριασμός σας στο XYZ" ή "Ανταποκρίνομαι στο ερώτημά σας στον ιστότοπο XYZ και θα ήθελα να συναντηθώ μαζί σας για να παρουσιάσω το λογισμικό μας. " Κρατήστε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν συντομότερο ενώ παράλληλα μεταφέρετε τις βασικές πληροφορίες.
Προτείνετε μερικές ημερομηνίες, ώρες και τοποθεσίες. Ένας καλός τρόπος για να γίνει αυτό είναι: "Μπορώ να συναντηθώ είτε την Τρίτη είτε την Τετάρτη, στο γραφείο μου ή στο δικό σας. Είναι καλό για εσάς και ποιος θα ήταν ο καλύτερος χρόνος;"
Δηλώστε ότι θα καλέσετε για να επιβεβαιώσετε τη συνάντηση. Μια κλήση παρακολούθησης είναι πάντα σοφή όταν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή το email σας μπορεί να έχει πάει στο φάκελο SPAM ή να παραβλέπεται από τον παραλήπτη.
Κλείστε το email σας με μια σύντομη πρόταση όπως "Σας ευχαριστούμε για το χρόνο και την προσοχή σας. Ανυπομονώ να σας συναντήσω και να συζητήσετε πώς μπορεί να σας παρέχει η XYZ τις υπηρεσίες που χρειάζεστε".
Προσθέστε το μπλοκ υπογραφής σας στο κάτω μέρος. Θα πρέπει να περιέχει το όνομα που χρησιμοποιείτε στην επιχείρηση, τον τίτλο, το όνομα της εταιρείας, τον αριθμό τηλεφώνου του άμεσου γραφείου, τον αριθμό κινητού τηλεφώνου και τους συνδέσμους στα προφίλ κοινωνικών μέσων της επιχείρησής σας.
Συμβουλές
-
Πολλοί επιχειρηματίες υπογράφουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους με "Χαιρετισμοί" ή "Ευχαριστώ". Κάποιοι χρησιμοποιούν μόνο το μπλοκ υπογραφής τους. Αυτό που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το στυλ και την καταλληλότητα του μηνύματος που στέλνετε.
Σκεφθείτε να επισυνάψετε μια λευκή ετικέτα ή άλλες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας.
Προειδοποίηση
Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο. Πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να διορθώνουν αυτόματα ορθογραφικά και γραμματικά σφάλματα.
