Ο μεσημεριανός χρόνος δεν θα πρέπει να είναι χρόνος για την "απενεργοποίηση". Οι εκδηλώσεις μεσημεριανού γεύματος, μερικές φορές αποκαλούμενες σεμινάρια καφέ-τσάντα, "ενεργοποιούν" τις ευκαιρίες για να διερευνήσουν χρήσιμα θέματα που συχνά πέφτουν από το δρόμο για έλλειψη χρόνου. Όταν είναι καλά σχεδιασμένα, τα προγράμματα αυτά καθοδηγούν τους συμμετέχοντες μέσω μιας δομημένης αλλά ευέλικτης ατζέντας, με άφθονο χρόνο για συνομιλία και συζήτηση. Είτε ο στόχος είναι η κατάρτιση δεξιοτήτων, οι πωλήσεις και το μάρκετινγκ, η προπόνηση ευεξίας ή η εμπλοκή της κοινότητας, επικεντρωθείτε σε ένα θέμα που μπορείτε να αντιμετωπίσετε άνετα μέσα σε 45 λεπτά - και στη συνέχεια σχεδιάστε κάθε πτυχή της εκδήλωσης ανάλογα με τους στόχους σας, από το φαγητό στο χώρο ενημερωτικά δελτία.
Αρθρώστε γιατί ξεκινάτε ένα πρόγραμμα μεσημεριανού γεύματος και διευκρινίσετε ποιος θα απευθυνθείτε και ποια οφέλη ελπίζετε να μεταδώσετε. Για παράδειγμα, "Διδάξτε το προσωπικό πώς να χειριστείτε καλύτερα το άγχος" ή "Δείξτε στους αρχιτέκτονες τα οφέλη από τη χρήση των επιστρώσεων". Προσλάβετε τη βοήθεια μερικών καλών ανθρώπων για να συντονίσετε τα στοιχεία της εκδήλωσής σας και να μοιραστείτε την αποστολή σας μαζί τους.
Είτε πρόκειται για ένα μόνο γεγονός είτε για μια σειρά, έχοντας κάποιον να ενεργήσει ως MC, να παρουσιάσει εν συντομία το θέμα και το κύριο ηχείο, βοηθά να δώσει μια αίσθηση οργάνωσης και συνέχειας στο γεγονός. Αυτό το άτομο δεν πρέπει να είναι αυτό που δίδει ο ίδιος τη συζήτηση ή την παρουσίαση. Είναι προτιμότερο να έχετε ένα χαρακτηρισμένο ομιλητή ή παρουσιαστή, κάποιον με κάποια ειδικά διαπιστευτήρια στο θέμα.Αυτό δεν πρέπει να είναι φωτισμός στον τομέα - ένα μεσημεριανό γεύμα και μάθηση στο χώρο εργασίας για τα πλεονεκτήματα της μάθησης πολεμικών τεχνών, για παράδειγμα, θα μπορούσε να παρουσιαστεί από έναν υπάλληλο που μελετάει πολεμικές τέχνες για λίγο.
Εργαστείτε με τον παρουσιαστή για να περιορίσετε το θέμα ώστε να ταιριάζει σε μια παρουσίαση μισής ώρας έως 45 λεπτών και να επιτρέψετε τη διεξαγωγή ουσιαστικής συζήτησης μετά από αυτήν. εάν η εκδήλωση πραγματοποιείται σε ένα χώρο εργασίας, προσαρμόστε τα χρονικά πλαίσια για να ικανοποιήσετε τα χρονοδιαγράμματα της επιχείρησης. Ένας καλός τρόπος για να τελειοποιήσετε ένα θέμα είναι να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες που επιθυμούν να εκτιμήσουν την εκμάθηση. Για παράδειγμα, αντί να μιλάμε γενικά για την υγεία και την ευεξία, επικεντρωθείτε στο ευρύ ενδιαφέρον τους για τη διαχείριση του βάρους. Αν το ενδιαφέρον για το θέμα σας είναι βαθύ και ευρύ, σχεδιάστε μια σειρά εκδηλώσεων μεσημεριανού και εκμάθησης για να καλύψετε διαφορετικά σημεία ενδιαφέροντος μία φορά τη φορά.
Σχεδιάστε την παρουσίαση που θα διευκολύνετε στην εκδήλωσή σας, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε υποστηρικτικών οπτικοακουστικών και ενημερωτικών φυλλαδίων. Δημιουργήστε μια ατζέντα που αρχίζει με μια εισαγωγή του θέματος και γιατί είναι σημαντική. Παρέχετε τα σχετικά παραδείγματα ιδανικά από τον εργασιακό σας χώρο ή την κοινότητά σας και, στη συνέχεια, οδηγήστε μια συζήτηση για τα τρέχοντα σε σχέση με τα επιθυμητά σενάρια. Τερματίστε με ένα περιτύλιγμα.
Δημιουργήστε έναν τόπο και χρόνο για την εκδήλωσή σας. Επιλέξτε ένα μέρος συγκέντρωσης που θα φιλοξενήσει τους συμμετέχοντες σας άνετα καθώς τρώνε και αλληλεπιδρούν. Είτε σε γραφείο, ξενοδοχείο ή εστιατόριο, το δωμάτιο θα πρέπει να έχει καλή ακουστική και να είναι αρκετά μεγάλο για να φιλοξενήσει flip charts και οπτικοακουστικό εξοπλισμό, αν χρησιμοποιηθεί. Εάν η εκδήλωσή σας προορίζεται για την κοινότητα γενικά, εξασφαλίστε έναν μεγαλύτερο χώρο, όπως ένα κοινοτικό κέντρο ή παρόμοια εγκατάσταση.
Σχεδιάστε το μενού σας. Αποφασίστε εάν θα έχετε τα τρόφιμα που τροφοδοτούνται στην εκδήλωσή σας, ή αν οι συμμετέχοντες σας θα πρέπει να φέρουν το δικό τους μεσημεριανό γεύμα και αναψυκτικά. Ορισμένοι εργοδότες έχουν τακτικά γεύματα και μαθαίνουν πού οι συμμετέχοντες φέρνουν τα δικά τους γεύματα και ότι ο εργοδότης παρέχει τα αναψυκτικά. Εάν έχετε τροφοδοτήσει, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν τρόπο για τους συμμετέχοντες στο RSVP, ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε έναν αριθμό προσωπικού πριν να παραγγείλετε το μεσημεριανό γεύμα για την εκδήλωσή σας.
Προωθήστε το πρόγραμμα. Εκμεταλλευτείτε τα παραδοσιακά και ηλεκτρονικά μέσα στους πιθανούς συμμετέχοντες. Περιλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τους στόχους, τη δομή, τον χρόνο, τον τόπο και τα οφέλη της εκδήλωσής σας.
Εξασφαλίστε τις απαραίτητες προμήθειες, όπως πίνακες ανασκόπησης, σημειωτές, αυτοκόλλητες σημειώσεις, χαρτί, στυλό, δώρα, αρχεία καταχώρισης εγγραφής και φυλλάδια.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό για την εκδήλωσή σας νωρίς. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε υποστήριξη από χορηγούς από σημαντικούς οργανισμούς και στελέχη για να προωθήσετε το πρόγραμμα μεσημεριανού γεύματος και να μάθετε τα έξοδα σας.
Εάν ο προϋπολογισμός σας επιτρέπει την κάλυψη του γεγονότος, εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με τα τοπικά εστιατόρια - ιδιαίτερα στις αργές ημέρες τους - για να φιλοξενήσετε τις εκδηλώσεις σας μεσημεριανού γεύματος και εκμάθησης.
Ο χώρος σας θα μπορούσε επίσης να είναι εικονικός. Σκεφθείτε να πραγματοποιήσετε το γεύμα σας και να μάθετε στο διαδίκτυο ως webinar.
Τέλος, ευχαριστώ όλους μετά την εκδήλωση.
