Οι επιχειρήσεις καθιερώνουν διαδικασίες αγοράς για να διασφαλίσουν ότι οι αγορές είναι προς το συμφέρον της εταιρείας και ότι τα χρήματα δαπανώνται αποτελεσματικά. Αυτές οι διαδικασίες καλύπτουν τα πάντα, από τις μικρές αγορές από έναν μόνο πωλητή έως τις εκτεταμένες διαδικασίες υποβολής προσφορών. Σε μια διαδικασία υποβολής προσφορών, ένας διαχειριστής αγοράς επιλέγει την καλύτερη προσφορά από μια λίστα προσφορών προμηθευτή, βάσει του κόστους, της αξιοπιστίας και του χρονικού πλαισίου για την παραλαβή των αγαθών.
Μικρό ταμείο
Οι επιχειρήσεις ορίζουν ένα όριο για μικρές αγορές μετρητών, όπως $ 25 ή $ 100. Ένας εργαζόμενος που κάνει μια αγορά με μικρά μετρητά συχνά το κάνει με δικά του χρήματα. Διατηρεί την απόδειξη και υποβάλλει ένα έντυπο στον προϊστάμενό του ή στο τμήμα μισθοδοσίας που περιλαμβάνει το κόστος του αντικειμένου, συμπεριλαμβανομένου του φόρου, του λόγου της αγοράς, της ημερομηνίας και του πωλητή. Στη συνέχεια λαμβάνει αποζημίωση για την αγορά από το μικροσκοπικό ταμείο.
Ανοικτή αγορά
Οι αγορές της ανοικτής αγοράς δεν απαιτούν διαδικασίες υποβολής προσφορών, αλλά συχνά χρειάζονται την έγκριση ενός τμήματος αγοράς επειδή η τιμή των αγαθών υπερβαίνει το ελάχιστο όριο μετρητών. Ο αιτών υποβάλλει αίτηση για αγαθά, ονομάζοντας μερικές φορές έναν συγκεκριμένο πωλητή και αν εγκριθεί η αίτηση, πραγματοποιεί την αγορά απευθείας από τον πωλητή. Μπορεί να ψωνίσει και να λαμβάνει προφορικές εισαγωγικές τιμές από τους πωλητές, αλλά δεν χρειάζεται και δεν μπορεί να επιλέξει τον ίδιο τον πωλητή.
Προσφορά υποψηφίων
Μια επιχείρηση ορίζει ένα όριο αγοράς για να καθορίσει πότε ο αιτών θα χειριστεί το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας υποβολής προσφορών αγοράς και πότε θα το αγοράσει. Εάν το κόστος των αγαθών είναι κάτω από αυτό το όριο και απαιτείται διαδικασία υποβολής προσφορών, ο αιτών καταρτίζει έναν κατάλογο προσφορών από τους προμηθευτές και υποβάλλει τις προσφορές στο τμήμα αγοράς, το οποίο επιλέγει τον προμηθευτή με την καλύτερη προσφορά. Η διαδικασία υποβολής προσφορών από τον αιτούντα μπορεί να περιλαμβάνει ένα χρονικό πλαίσιο για την αποδοχή των προσφορών.
Προμήθεια Τμήματος Προμηθειών
Όταν το κόστος αγαθών ή υπηρεσιών υπερβαίνει ένα όριο αγορών, το τμήμα προμηθειών χειρίζεται το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας υποβολής προσφορών αγοράς, με τη βοήθεια του αιτούντος. Ο αιτών εξηγεί γιατί χρειάζεται τα αγαθά και το τμήμα αγορών ζητά προσφορές από πωλητές για ένα καθορισμένο αριθμό ημερών. Μόλις εκπνεύσει ο χρόνος, το τμήμα αγοράς επιλέγει τον προμηθευτή με την καλύτερη προσφορά.
