Σε οποιαδήποτε βιομηχανία υπηρεσιών, ένας έμπορος έχει καθήκον να παρέχει έναν αναλυτικό και πλήρη κατάλογο των υπηρεσιών που παρέχονται κατά τη στιγμή της ολοκλήρωσης μιας εργασίας. Τόσο τα άτομα όσο και οι άνδρες και οι γυναίκες των επιχειρήσεων κάνουν χρήση μιας απόδειξης υπηρεσίας για την τήρηση αρχείων προϋπολογισμού και, σε ορισμένες περιπτώσεις, για φορολογικούς σκοπούς. Ένας πελάτης δεν πρέπει ποτέ να χρειαστεί να λάβει μια απόδειξη και θα πρέπει να δοθεί αυτόματα μετά την παροχή των υπηρεσιών. Η απόδειξη πρέπει να διατηρείται όσο το δυνατόν απλούστερη, ενώ παράλληλα μεταφέρεται το κόστος των αντικειμένων και της εργασίας που εκτελείται.
Καταγράψτε ένα ακατέργαστο σχέδιο δραστηριοτήτων που εκτελείται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αλλαγής λαδιού, συμπεριλαμβανομένης σύντομης περιγραφής κάθε τμήματος της εργασίας, συνολικού αριθμού ανθρωποωρών και προμηθειών που χρησιμοποιήθηκαν. Αν έχετε εργαζόμενους που εκτελούν τις εργασίες εξυπηρέτησης, ίσως θελήσετε να τους δώσετε μια τυποποιημένη λίστα ελέγχου την οποία μπορούν να επισημάνουν με κάθε εργασία.
Μεταφέρετε το εργατικό δυναμικό, τον χρόνο σε ανθρωποώρες, την ποσότητα του εμφιαλωμένου πετρελαίου και άλλα αντικείμενα σε μια νέα σελίδα σε ένα βιβλίο απόδοσης άνθρακα. Αυτά τα βιβλία είναι διαθέσιμα σε γραφεία εφοδιασμού γραφείου και χαρτικά, καθώς και σε απευθείας σύνδεση. Δημιουργήστε δύο τμήματα για την παραλαβή: ένα για χρεώσεις για εργασία και άνθρωπο-ώρα και ένα για λιανικές προμήθειες που χρησιμοποιήθηκαν κατά την αλλαγή λαδιού. Στο τμήμα εργασίας, δώστε στον πελάτη μια σύντομη περιγραφή για κάθε βήμα που λαμβάνεται κατά τη διάρκεια της αλλαγής λαδιού και στη συνέχεια εισάγετε τη συνολική τιμή στην κατάλληλη στήλη για κάθε είσοδο γραμμής. Καταγράψτε την ποσότητα και τον τύπο του χρησιμοποιημένου πετρελαίου, τον αριθμό των φιαλών, των φίλτρων και άλλων ειδών που πωλούνται, τοποθετώντας τα στο τμήμα λιανικής πώλησης. Καταχωρίστε τη συνολική τιμή για όλες τις προμήθειες που χρησιμοποιούνται στην κατάλληλη στήλη.
Τοποθετήστε το όνομα της επιχείρησής σας και την ημερομηνία παροχής των υπηρεσιών στην κορυφή της απόδειξης, μαζί με τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν ο πελάτης έχει ερωτήσεις στο μέλλον.
Υπολογίστε και συγκεντρώστε όλα τα μεμονωμένα στοιχεία γραμμής εργασίας και λιανικής πώλησης, στη συνέχεια προσθέστε οποιονδήποτε φόρο επί των πωλήσεων, εάν υπάρχει. Προσθέστε το ποσό φόρου στο υποσύνολο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το συνολικό ποσό, συμπεριλαμβανομένων των φόρων, στο μπλοκ "Ποσό πληρωτέο" στην κάτω δεξιά γωνία της απόδειξης.
Δημιουργήστε μια σύντομη σημείωση στο κάτω μέρος της απόδειξης που δείχνει τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιεί ο πελάτης. Αν ο πελάτης πληρώνει με πιστωτική κάρτα, απλά γράψτε "Τρόπος πληρωμής: Πιστωτική κάρτα" και τα τελευταία τέσσερα ψηφία του αριθμού της κάρτας, εάν το επιθυμείτε. Εάν ο πελάτης χρησιμοποίησε έλεγχο, σημειώστε "Ελέγξτε" και ανατρέξτε στον αριθμό ελέγχου.
Προειδοποίηση
Οι πιστωτικοί νόμοι απαγορεύουν τώρα σε μια επιχείρηση να τοποθετεί ολόκληρο τον αριθμό της πιστωτικής κάρτας του πελάτη στις αποδείξεις. Καταχωρίστε μόνο τα τέσσερα τελευταία ψηφία του αριθμού της κάρτας, αντί για ολόκληρο τον αριθμό, για να αποφύγετε νομικές διακλαδώσεις.
